外賓登記管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范外賓登記管理工作，確保公司/組織與外賓交往活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障公司/組織的安全與正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及外賓來訪、參觀、交流等活動(dòng)的登記管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及外事管理的相關(guān)規(guī)定，確保外賓登記管理工作合法合規(guī)。2.安全第一原則：將保障公司/組織的安全放在首位，對外賓的信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確登記，加強(qiáng)安全防范措施。3.高效便捷原則：在確保安全和合規(guī)的前提下，盡量簡化登記流程，提高工作效率，為外賓提供便利。二、登記主體與職責(zé)（一）登記主體公司/組織內(nèi)負(fù)責(zé)接待外賓的部門或個(gè)人為外賓登記的主體，具體包括但不限于外事部門、辦公室、業(yè)務(wù)接待部門等。（二）職責(zé)1.接待部門職責(zé)負(fù)責(zé)提前與外賓溝通來訪事宜，確定來訪時(shí)間、行程安排、來訪目的等詳細(xì)信息。按照本辦法規(guī)定，準(zhǔn)確、完整地填寫外賓登記表格，包括外賓個(gè)人信息（姓名、性別、國籍、護(hù)照號(hào)碼、出生日期、職業(yè)等）、來訪信息（來訪時(shí)間、離開時(shí)間、訪問單位、訪問內(nèi)容等）。及時(shí)將登記表格提交給相關(guān)審核部門進(jìn)行審核，并根據(jù)審核意見進(jìn)行修改和完善。負(fù)責(zé)外賓在公司/組織內(nèi)活動(dòng)期間的陪同和管理，確保外賓遵守公司/組織的規(guī)章制度和安全規(guī)定。2.審核部門職責(zé)對提交的外賓登記表格進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核外賓身份信息的真實(shí)性、來訪目的的合理性、安全防范措施的有效性等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與接待部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。根據(jù)審核結(jié)果，決定是否批準(zhǔn)外賓來訪申請。如批準(zhǔn)，通知接待部門做好后續(xù)接待工作；如不批準(zhǔn)，說明理由并告知接待部門。3.安全管理部門職責(zé)對外賓登記信息進(jìn)行安全評估，根據(jù)外賓的身份、來訪目的等因素，制定相應(yīng)的安全保障措施。在外賓來訪期間，加強(qiáng)安全巡查，確保公司/組織的安全秩序。負(fù)責(zé)處理外賓來訪過程中發(fā)生的安全突發(fā)事件，及時(shí)采取措施保障人員和財(cái)產(chǎn)安全，并向上級(jí)報(bào)告。4.其他相關(guān)部門職責(zé)根據(jù)各自職責(zé)，配合做好外賓登記管理工作。如財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核外賓來訪費(fèi)用預(yù)算；技術(shù)部門負(fù)責(zé)保障外賓參觀場所的技術(shù)設(shè)備正常運(yùn)行等。三、登記流程（一）預(yù)約登記1.接待部門在接到外賓來訪邀請或確定來訪意向后，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫《外賓來訪預(yù)約登記表》，詳細(xì)說明外賓基本信息、來訪時(shí)間、行程安排、來訪目的等內(nèi)容，并提交給審核部門。2.審核部門收到預(yù)約登記表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行初步審核。如審核通過，通知接待部門可以繼續(xù)辦理后續(xù)登記手續(xù)；如審核不通過，說明原因并要求接待部門重新填寫或補(bǔ)充相關(guān)信息。（二）正式登記1.接待部門在外賓來訪前[X]個(gè)工作日，根據(jù)審核意見，填寫《外賓登記申請表》，并附上外賓護(hù)照復(fù)印件、簽證復(fù)印件、來訪邀請函等相關(guān)證明材料，一并提交給審核部門。2.《外賓登記申請表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：外賓基本信息：姓名、性別、國籍、護(hù)照號(hào)碼、出生日期、職業(yè)、聯(lián)系方式等。來訪信息：來訪時(shí)間、離開時(shí)間、訪問單位、訪問內(nèi)容、行程安排等。接待信息：接待部門、接待人員、陪同人員等。安全保障措施：預(yù)計(jì)采取的安全防范措施，如安保人員安排、參觀路線規(guī)劃等。3.審核部門收到正式登記申請后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括：外賓身份信息的真實(shí)性：通過與相關(guān)外事部門或駐華使領(lǐng)館等渠道核實(shí)外賓護(hù)照、簽證等信息的真實(shí)性。來訪目的的合理性：審查外賓來訪目的是否與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)，是否符合國家外事政策和公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略。安全保障措施的有效性：評估接待部門制定的安全保障措施是否能夠有效防范各類安全風(fēng)險(xiǎn)，確保外賓和公司/組織的安全。費(fèi)用預(yù)算的合理性：審核外賓來訪費(fèi)用預(yù)算是否合理，是否符合公司/組織財(cái)務(wù)管理制度。4.如審核通過，審核部門在《外賓登記申請表》上簽署同意意見，并加蓋公章；如審核不通過，應(yīng)詳細(xì)說明原因，退回接待部門重新辦理。（三）登記備案1.接待部門在收到審核通過的《外賓登記申請表》后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息錄入公司/組織的外賓登記管理系統(tǒng)進(jìn)行備案。2.同時(shí)，將《外賓登記申請表》及相關(guān)證明材料復(fù)印件一式兩份，一份留存接待部門備查，一份交安全管理部門備案。（四）變更登記1.如外賓來訪信息發(fā)生變更（如來訪時(shí)間、行程安排、來訪人員等），接待部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫《外賓登記信息變更申請表》，說明變更原因及變更內(nèi)容，并提交給審核部門。2.審核部門收到變更申請表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過后，通知接待部門按照變更后的信息進(jìn)行后續(xù)接待工作，并及時(shí)更新外賓登記管理系統(tǒng)和相關(guān)備案資料。（五）注銷登記1.外賓來訪結(jié)束后，接待部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《外賓登記注銷申請表》，說明外賓離開時(shí)間、來訪情況總結(jié)等內(nèi)容，并提交給審核部門。2.審核部門收到注銷申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核確認(rèn)。審核通過后，在《外賓登記注銷申請表》上簽署意見，并通知接待部門注銷外賓在公司/組織的登記信息，同時(shí)清理相關(guān)備案資料。四、登記信息管理（一）信息收集1.接待部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定，全面、準(zhǔn)確地收集外賓的各類信息，包括基本信息、來訪信息、陪同人員信息、安全保障信息等。2.收集的信息應(yīng)來源可靠，如外賓護(hù)照、簽證、邀請函、來訪行程安排表等相關(guān)證明材料。（二）信息錄入1.接待部門負(fù)責(zé)將收集到的外賓登記信息及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入公司/組織的外賓登記管理系統(tǒng)。2.錄入的信息應(yīng)與提交的登記表格和相關(guān)證明材料一致，確保信息的真實(shí)性和完整性。（三）信息存儲(chǔ)1.外賓登記管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的信息存儲(chǔ)功能，對外賓登記信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，以便于查詢和管理。2.信息存儲(chǔ)期限應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。（四）信息查詢1.公司/組織內(nèi)相關(guān)部門因工作需要查詢外賓登記信息時(shí)，應(yīng)填寫《外賓登記信息查詢申請表》，注明查詢原因和查詢內(nèi)容，并提交給審核部門。2.審核部門收到查詢申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，通知系統(tǒng)管理員按照授權(quán)范圍提供相關(guān)信息。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守信息保密規(guī)定，不得將查詢到的外賓登記信息泄露給無關(guān)人員。（五）信息保密1.公司/組織內(nèi)所有涉及外賓登記信息的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息保密制度，不得擅自對外泄露外賓登記信息。2.外賓登記信息的查閱、使用應(yīng)限定在工作需要的范圍內(nèi)，嚴(yán)禁用于其他非工作目的。3.如因工作失誤或其他原因?qū)е峦赓e登記信息泄露，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、安全管理（一）安全評估1.安全管理部門在收到外賓登記信息后，應(yīng)根據(jù)外賓的身份、來訪目的、活動(dòng)范圍等因素，對外賓來訪期間可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估。2.評估內(nèi)容包括但不限于：政治安全風(fēng)險(xiǎn)、恐怖襲擊風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)、人員安全風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)產(chǎn)安全風(fēng)險(xiǎn)等。（二）安全措施制定1.根據(jù)安全評估結(jié)果，安全管理部門制定相應(yīng)的安全保障措施，明確各部門和人員的安全職責(zé)。2.安全保障措施應(yīng)包括但不限于：安保人員安排：根據(jù)外賓來訪人數(shù)和活動(dòng)規(guī)模，合理安排安保人員，負(fù)責(zé)外賓在公司/組織內(nèi)活動(dòng)期間的安全保衛(wèi)工作。參觀路線規(guī)劃：對外賓參觀的場所和路線進(jìn)行合理規(guī)劃，設(shè)置明顯的安全標(biāo)識(shí)，確保參觀過程安全有序。安全檢查：對外賓攜帶的物品進(jìn)行安全檢查，防止危險(xiǎn)物品進(jìn)入公司/組織。應(yīng)急處置預(yù)案：制定應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生安全突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保能夠及時(shí)、有效地應(yīng)對各類安全事故。（三）安全培訓(xùn)1.接待部門應(yīng)對參與外賓接待工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，使其熟悉外賓登記管理辦法和安全保障措施，掌握基本的安全防范知識(shí)和應(yīng)急處置技能。2.安全管理部門應(yīng)定期組織安全培訓(xùn)和演練，提高全體員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。（四）安全巡查1.在外賓來訪期間，安全管理部門應(yīng)加強(qiáng)對公司/組織內(nèi)重點(diǎn)區(qū)域和外賓活動(dòng)場所的安全巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.巡查人員應(yīng)做好巡查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。（五）安全突發(fā)事件處置1.如發(fā)生安全突發(fā)事件，安全管理部門應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置，確保人員和財(cái)產(chǎn)安全。2.同時(shí)，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事件情況，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。六、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.接待部門在申請外賓來訪登記時(shí)，應(yīng)根據(jù)來訪外賓的級(jí)別、來訪人數(shù)、來訪時(shí)間、活動(dòng)安排等因素，編制詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括但不限于：交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、會(huì)議費(fèi)用、參觀費(fèi)用、禮品費(fèi)用等。（二）費(fèi)用審批1.接待部門編制的費(fèi)用預(yù)算應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司/組織財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對費(fèi)用預(yù)算的合理性進(jìn)行審核。2.審核通過后的費(fèi)用預(yù)算報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，接待部門方可按照預(yù)算安排外賓接待費(fèi)用。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.外賓來訪活動(dòng)結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司/組織財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷憑證應(yīng)包括但不限于：發(fā)票、收據(jù)、行程單、費(fèi)用清單等，并與費(fèi)用預(yù)算和實(shí)際發(fā)生情況相符。3.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立外賓登記管理監(jiān)督小組，由外事部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組定期對外賓登記管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查登記流程的執(zhí)行情況、信息管理的規(guī)范性、安全保障措施的落實(shí)情況、費(fèi)用管理的合規(guī)性等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，要求責(zé)任部門限