備案采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本備案采購管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬子公司的采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，防范采購風險。二、采購備案管理職責（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃，明確采購需求和采購預(yù)算。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。3.負責采購項目的備案工作，及時向相關(guān)部門提交備案資料。4.跟蹤采購項目執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（二）財務(wù)部門職責1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供資金支持和財務(wù)指導(dǎo)。2.負責對采購合同的財務(wù)條款進行審核，確保合同符合財務(wù)規(guī)定。3.監(jiān)督采購資金的支付，確保資金使用合規(guī)。（三）審計部門職責1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.對采購項目的備案資料進行審查，提出審計意見和建議。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查處理。（四）其他部門職責1.根據(jù)實際需求提出采購申請，配合采購部門完成采購工作。2.參與采購項目的驗收工作，確保采購物資或服務(wù)符合要求。三、采購備案流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行匯總分析，結(jié)合公司庫存情況和采購預(yù)算，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等方式選擇供應(yīng)商。2.對供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購項目、合作情況等，定期對供應(yīng)商進行評估和考核。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。（五）采購備案1.采購部門在簽訂采購合同后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫《采購備案表》，并將采購申請表、采購計劃、采購合同等相關(guān)資料一并提交至備案管理部門。2.備案管理部門對提交的備案資料進行審核，審核通過后予以備案，并出具備案回執(zhí)。（六）采購項目執(zhí)行與驗收1.采購部門按照采購合同約定，跟蹤采購項目執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.采購項目完成后，采購部門組織相關(guān)部門進行驗收，驗收合格后填寫《采購驗收單》。3.驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如無法解決，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)資料進行審核，審核無誤后按照合同約定辦理付款手續(xù)。四、采購方式及適用條件（一）公開招標1.適用條件：采購項目達到國家規(guī)定的公開招標數(shù)額標準，且具有足夠的潛在供應(yīng)商可供選擇。2.招標程序：發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標。發(fā)售招標文件，對招標文件進行答疑和澄清。組織開標、評標，確定中標供應(yīng)商。發(fā)布中標公告，向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并簽訂采購合同。（二）邀請招標1.適用條件：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購。采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大。2.招標程序：向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書。發(fā)售招標文件，對招標文件進行答疑和澄清。組織開標、評標，確定中標供應(yīng)商。發(fā)布中標公告，向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用條件：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要。不能事先計算出價格總額。2.談判程序：成立談判小組，制定談判文件。發(fā)布談判公告，邀請符合資格條件的供應(yīng)商參加談判。組織談判，供應(yīng)商提交響應(yīng)文件和最后報價。確定成交供應(yīng)商，簽訂采購合同。（四）詢價1.適用條件：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序：成立詢價小組，制定詢價文件。向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書。供應(yīng)商報價，詢價小組對報價進行比較，確定成交供應(yīng)商。簽訂采購合同。（五）單一來源采購1.適用條件：只能從唯一供應(yīng)商處采購。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十。2.采購程序：填寫《單一來源采購申請表》，說明單一來源采購的理由和依據(jù)。經(jīng)采購部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂采購合同。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)。（二）合同履行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同履行過程中，如發(fā)生變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，并及時通知備案管理部門。（三）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、采購申請表、采購計劃、供應(yīng)商資料、驗收報告、付款憑證等。六、采購監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購各環(huán)節(jié)的自我監(jiān)督和管理。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)工作。2.對供應(yīng)商的投訴和舉報，應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。七、違規(guī)處理（一）對違規(guī)行為的界定1.在采購活動中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：違反法律法規(guī)和公司規(guī)定，擅自采購。與供應(yīng)商串通，謀取不正當利益。泄露采購機密信息。其他違反采購管理辦法的行為。（二）違規(guī)處理措施1.對違