審核單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司審核單據(jù)管理，規(guī)范審核流程，確保公司經(jīng)濟業(yè)務的真實性、合法性、準確性和完整性，提高財務管理效率，防范財務風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門涉及的各類審核單據(jù)，包括但不限于費用報銷單、采購申請單、銷售合同、付款申請單等。（三）基本原則1.真實性原則：審核單據(jù)必須如實反映經(jīng)濟業(yè)務的實際發(fā)生情況，不得弄虛作假。2.合法性原則：審核單據(jù)的內容和形式必須符合國家法律法規(guī)、公司內部規(guī)章制度以及相關行業(yè)標準的要求。3.準確性原則：審核單據(jù)的填寫應準確無誤，數(shù)字清晰，計算正確，摘要簡明扼要，能準確反映經(jīng)濟業(yè)務的性質和內容。4.完整性原則：審核單據(jù)應具備必要的要素，包括日期、內容、金額、審批簽字等，確保經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈清晰可查。5.及時性原則：各部門應及時提交審核單據(jù)，不得拖延，以保證公司財務核算和資金支付的及時性。二、審核單據(jù)的分類及要求（一）費用報銷單1.適用范圍：用于員工因公務發(fā)生的差旅費、業(yè)務招待費、辦公用品費、通訊費等各類費用的報銷。2.填寫要求費用報銷單應按費用類別分別填寫，不得將不同類型的費用合并填寫在一張報銷單上。填寫內容包括報銷日期、報銷人姓名、部門、費用明細、金額、附件張數(shù)等，確保各項信息準確完整。費用明細應詳細注明費用發(fā)生的時間、地點、事由等，如差旅費需注明出差起止日期、出差地點、交通工具等。報銷金額應與所附發(fā)票及其他原始憑證的金額一致，不得涂改。3.附件要求費用報銷必須附有合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、車票、機票等。原始憑證應清晰、完整，能夠證明費用發(fā)生的真實性和合法性。發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應加蓋財務專用章或收款專用章。對于大額費用報銷，如超過一定金額的業(yè)務招待費，還需提供相關的審批文件或說明。（二）采購申請單1.適用范圍：用于公司各部門因業(yè)務需要采購物資、設備、服務等提出的申請。2.填寫要求采購申請單應填寫采購部門、申請人、申請日期、采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等信息。采購項目應明確具體，避免模糊不清或表述不準確。對于復雜的采購項目，應詳細說明技術要求、質量標準等。預算金額應根據(jù)市場行情和公司實際需求合理估算，不得隨意虛報。如有特殊情況需要調整預算，應按規(guī)定程序進行審批。3.審批流程采購申請單應先由部門負責人審核簽字，確認采購的必要性和合理性。涉及金額較大的采購申請，還需提交財務部門進行預算審核，財務部門根據(jù)公司預算情況提出審核意見。最后由公司主管領導審批，批準后方可進行采購。（三）銷售合同1.適用范圍：用于公司與客戶簽訂的銷售商品、提供勞務等各類銷售業(yè)務的合同。2.簽訂要求銷售合同應明確雙方的權利和義務，包括商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式、質量標準、違約責任等條款。合同條款應符合法律法規(guī)和公司利益要求，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。對于重要條款，應進行重點審核和協(xié)商。銷售合同應加蓋公司合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字確認。3.審核流程銷售部門起草銷售合同后，應提交法務部門進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。財務部門對合同的付款方式、結算條款等進行審核，評估對公司資金流的影響。涉及特殊業(yè)務或重大金額的銷售合同，還需組織相關部門進行會審，綜合考慮各方面因素后報公司領導審批。（四）付款申請單1.適用范圍：用于公司對外支付款項的申請，包括貨款、服務費、工程款等。2.填寫要求付款申請單應填寫申請日期、付款單位、付款金額、付款事由、收款賬號等信息。付款事由應與相關合同或協(xié)議一致，詳細說明款項支付的原因和依據(jù)。收款賬號應準確無誤，確?？铐椖軌蝽樌Ц兜街付ㄙ~戶。3.審批流程付款申請單應先由業(yè)務部門負責人審核簽字，確認付款事項的真實性和合理性。財務部門對付款金額、付款方式、發(fā)票情況等進行審核，核對相關合同和原始憑證。對于大額付款或重要款項支付，還需經(jīng)公司主管領導或總經(jīng)理審批。三、審核流程（一）初審1.各部門提交審核單據(jù)后，首先由部門內部指定的初審人員進行初步審核。初審人員應根據(jù)本辦法及相關規(guī)定，對審核單據(jù)的完整性、準確性、真實性進行審核。2.初審內容包括審核單據(jù)的填寫是否規(guī)范、附件是否齊全、金額計算是否正確、業(yè)務內容是否符合公司規(guī)定等。對于不符合要求的審核單據(jù)，初審人員應及時退回給提交部門，并要求其補充或更正。（二）復審1.初審通過的審核單據(jù)提交至財務部門進行復審。財務人員應從財務專業(yè)角度對審核單據(jù)進行審核，重點審核費用的合理性、預算執(zhí)行情況、資金支付的合規(guī)性等。2.復審過程中，財務人員如發(fā)現(xiàn)問題，應與相關部門溝通核實，并要求其提供必要的說明或補充資料。對于不符合財務規(guī)定或存在財務風險的審核單據(jù)，財務人員有權拒絕審核通過，并提出整改意見。（三）終審1.經(jīng)過初審和復審后的審核單據(jù)，根據(jù)金額大小和重要程度，提交給相應級別的領導進行終審。2.終審領導應全面審查審核單據(jù)的各項內容，綜合考慮公司政策、財務狀況、業(yè)務需求等因素，做出最終的審批決定。對于重大事項或存在疑問的審核單據(jù)，終審領導可組織相關部門進行專題研究后再行審批。四、審核責任（一）提交部門責任1.各部門作為審核單據(jù)的提交方，應對審核單據(jù)的真實性、準確性、完整性負責。部門負責人應加強對本部門審核單據(jù)的審核把關，確保提交的審核單據(jù)符合公司規(guī)定和業(yè)務實際情況。2.如因提交部門提供虛假信息、故意隱瞞事實或填寫錯誤等原因導致審核單據(jù)出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，提交部門應承擔相應的賠償責任，并接受公司的紀律處分。（二）審核人員責任1.初審人員、復審人員和終審人員應認真履行審核職責，嚴格按照本辦法及相關規(guī)定對審核單據(jù)進行審核。如因審核人員疏忽大意、未盡職責導致審核失誤，給公司造成損失的，審核人員應承擔相應的責任。2.審核人員在審核過程中應保持客觀公正，不得營私舞弊、故意刁難或與提交部門串通一氣。如有違反規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，直至追究法律責任。五、檔案管理（一）歸檔范圍審核單據(jù)作為公司經(jīng)濟業(yè)務的重要憑證，應按照規(guī)定進行歸檔管理。歸檔范圍包括經(jīng)過審核批準的各類審核單據(jù)及其附件，如費用報銷單、采購申請單、銷售合同、付款申請單等。（二）歸檔要求1.審核單據(jù)應按照時間順序、類別進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的審核單據(jù)應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有特殊情況需要補充或更正，應在備注中說明原因，并經(jīng)相關領導批準。3.每份審核單據(jù)應附上必要的說明和審批意見，以便于查閱和理解。（三）保管期限審核單據(jù)的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，費用報銷單、采購申請單等保管期限為[X]年，銷售合同、付款申請單等重要文件保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司批準方可進行銷毀處理。（四）查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱審核單據(jù)檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復印。2.因特殊情況需要借閱審核單據(jù)檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，按時歸還，不得轉借他人或用于其他非工作目的。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督公司內部審計部門應定期對審核單據(jù)管理情況進行審計監(jiān)督，檢查審核流程是否合規(guī)、審核責任是否落實、檔案管理是否規(guī)范等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查財務部門應加強對審核單據(jù)的日常檢查工作，對各部門提交的審核單據(jù)進行隨機抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。同時，財務部門應定期對審核單據(jù)管理情況進行總結分析，不斷完善審核單據(jù)管理辦法。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司