存款證明管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司存款證明的管理，規(guī)范存款證明的開具、使用及保管流程，確保公司資金信息的安全與準(zhǔn)確，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及存款證明開具、使用及相關(guān)管理工作的各部門及人員。（三）定義1.存款證明：指公司應(yīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人要求，出具的用以證明公司在特定銀行賬戶內(nèi)存款余額情況的書面文件。2.開具對(duì)象：包括但不限于政府部門、合作單位、金融機(jī)構(gòu)、客戶等。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：存款證明所反映的存款信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與公司實(shí)際銀行賬戶余額相符。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及銀行業(yè)監(jiān)管要求，規(guī)范存款證明的開具、使用及管理行為。3.保密性原則：妥善保管存款證明相關(guān)資料，確保公司資金信息不被泄露。二、職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核存款證明開具申請(qǐng)，核實(shí)公司銀行賬戶存款余額情況。2.根據(jù)審核通過的申請(qǐng)，負(fù)責(zé)存款證明的具體開具工作，并確保開具內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)存款證明的使用情況進(jìn)行跟蹤與核銷管理。4.定期對(duì)存款證明的開具、使用及保管情況進(jìn)行自查，確保相關(guān)工作符合規(guī)定要求。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部門提交存款證明開具申請(qǐng)，并提供必要的申請(qǐng)資料，確保申請(qǐng)信息真實(shí)、完整。2.負(fù)責(zé)跟進(jìn)存款證明的使用情況，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋相關(guān)信息。3.按照本辦法規(guī)定，妥善保管涉及存款證明的相關(guān)業(yè)務(wù)資料。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)對(duì)存款證明的申請(qǐng)資料、開具文件及相關(guān)使用記錄等進(jìn)行歸檔管理，確保檔案資料的完整性與可追溯性。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)存款證明檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案安全。三、存款證明的開具（一）開具申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)開具存款證明時(shí)，應(yīng)填寫《存款證明開具申請(qǐng)表》（以下簡稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)注明申請(qǐng)開具的原因、證明金額、證明期限、開具對(duì)象等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)同時(shí)提交與申請(qǐng)事項(xiàng)相關(guān)的證明材料，如業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、往來信函等，以便財(cái)務(wù)部門核實(shí)申請(qǐng)的真實(shí)性與合理性。（二）審核流程1.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、證明金額的準(zhǔn)確性、證明期限的合理性、開具對(duì)象的合規(guī)性等。3.財(cái)務(wù)人員需通過查詢公司銀行賬戶明細(xì)、核對(duì)資金往來記錄等方式，核實(shí)公司在申請(qǐng)開具證明時(shí)點(diǎn)的存款余額情況。4.對(duì)于審核通過的申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審核意見，并提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。5.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，如無異議，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。（三）開具操作1.經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在公司預(yù)留銀行印鑒齊全的情況下，前往相關(guān)銀行辦理存款證明的開具手續(xù)。2.存款證明應(yīng)使用銀行統(tǒng)一格式的專用紙張打印，并加蓋銀行存款證明專用章及公司預(yù)留銀行印鑒。3.存款證明上應(yīng)明確注明證明金額、證明期限、賬戶信息、開具日期等內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確、清晰。4.財(cái)務(wù)人員在完成存款證明開具后，應(yīng)及時(shí)將存款證明原件及相關(guān)申請(qǐng)資料返還給業(yè)務(wù)部門，并做好開具記錄。四、存款證明的使用（一）使用范圍存款證明僅用于業(yè)務(wù)部門申請(qǐng)時(shí)所注明的特定用途，不得挪作他用。（二）使用流程1.業(yè)務(wù)部門在使用存款證明時(shí)，應(yīng)提前與接收方溝通協(xié)調(diào)，確保使用方式及用途符合要求。2.業(yè)務(wù)部門需將存款證明原件交予接收方，并要求接收方在《存款證明使用登記表》上簽字確認(rèn)，注明接收日期、用途等信息。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在存款證明使用完畢后，及時(shí)將相關(guān)情況反饋給財(cái)務(wù)部門。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因需要對(duì)已開具的存款證明進(jìn)行修改或補(bǔ)充信息，業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新填寫申請(qǐng)表，并按照本辦法規(guī)定的審核流程辦理相關(guān)手續(xù)。2.如存款證明在使用過程中出現(xiàn)遺失、被盜等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并采取必要的補(bǔ)救措施，如登報(bào)聲明作廢等。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門需配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行調(diào)查處理，承擔(dān)因存款證明遺失可能產(chǎn)生的一切風(fēng)險(xiǎn)與責(zé)任。五、存款證明的保管（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)存款證明的開具及保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)存款證明的日常管理，確保存款證明的安全存放。2.業(yè)務(wù)部門在收到存款證明原件后，應(yīng)妥善保管，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失。（二）保管方式1.存款證明應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或檔案柜中，實(shí)行雙人保管制度，鑰匙分別由不同人員持有。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立存款證明保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄存款證明的開具日期、證明金額、證明期限、使用情況、保管狀態(tài)等信息，確保臺(tái)賬記錄與實(shí)際情況相符。（三）定期盤點(diǎn)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)存款證明進(jìn)行盤點(diǎn)，確保存款證明的實(shí)際數(shù)量與保管臺(tái)賬記錄一致。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其指定人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施，至少每季度進(jìn)行一次。3.如發(fā)現(xiàn)存款證明存在賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施，同時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)存款證明的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查存款證明的開具、使用及保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)存款證明管理工作的日常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門的日常檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定開具、使用或保管存款證明的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本辦法如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、銀行業(yè)監(jiān)管要求相抵觸的，以國家法律法