審計證據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司審計證據(jù)的收集、整理、分析、存儲和使用，保證審計工作的質(zhì)量，提高審計效率，為公司決策提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部審計機構(gòu)及審計人員在開展各類審計工作過程中對審計證據(jù)的管理。（三）基本原則1.合法性原則審計證據(jù)的收集、獲取必須符合國家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。嚴(yán)禁通過非法手段獲取審計證據(jù)，確保審計工作的合法性和合規(guī)性。2.真實性原則審計證據(jù)應(yīng)如實反映審計事項的客觀事實，不得偽造、篡改或歪曲。審計人員應(yīng)當(dāng)以客觀、公正的態(tài)度收集和評價審計證據(jù)，保證證據(jù)的真實性和可靠性。3.相關(guān)性原則審計證據(jù)應(yīng)與審計目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，能夠為審計結(jié)論提供支持。審計人員應(yīng)圍繞審計事項，有針對性地收集與審計目標(biāo)密切相關(guān)的證據(jù)，避免無關(guān)證據(jù)的干擾。4.充分性原則審計證據(jù)的數(shù)量應(yīng)足以支持審計結(jié)論。審計人員應(yīng)根據(jù)審計事項的重要性、復(fù)雜程度以及風(fēng)險水平，收集足夠數(shù)量的審計證據(jù)，以確保審計結(jié)論的可靠性。5.可靠性原則審計證據(jù)應(yīng)來源可靠，獲取途徑合規(guī)。優(yōu)先收集外部獨立來源的證據(jù)，對于內(nèi)部證據(jù)，應(yīng)經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徍撕万炞C，以保證其可靠性。二、審計證據(jù)的收集（一）收集渠道1.文件資料審查審計人員應(yīng)審查被審計單位的各種文件資料，包括但不限于會計憑證、賬簿、報表、合同協(xié)議、會議記錄、文件批復(fù)等。通過對這些文件資料的審查，獲取與審計事項相關(guān)的書面證據(jù)。2.實地觀察與盤點對被審計單位的實物資產(chǎn)、業(yè)務(wù)流程、工作場所等進(jìn)行實地觀察和盤點，獲取實物證據(jù)。例如，對庫存現(xiàn)金、存貨、固定資產(chǎn)等進(jìn)行實地盤點，對生產(chǎn)車間、辦公區(qū)域等進(jìn)行實地觀察，以驗證資產(chǎn)的真實性和業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.詢問與訪談與被審計單位的相關(guān)人員進(jìn)行詢問和訪談，包括管理層、員工、客戶、供應(yīng)商等。通過面對面的交流，了解審計事項的相關(guān)情況，獲取口頭證據(jù)。詢問和訪談應(yīng)做好記錄，并要求被詢問人簽字確認(rèn)。4.函證向被審計單位的往來單位、銀行等發(fā)函詢證，獲取外部證據(jù)。函證應(yīng)明確函證的內(nèi)容、范圍和要求，并確保函證過程的獨立性和有效性。收到回函后，審計人員應(yīng)對回函進(jìn)行認(rèn)真分析和核實。5.數(shù)據(jù)分析利用公司的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析工具，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、分析，獲取電子數(shù)據(jù)證據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的異常關(guān)系和潛在問題，為審計工作提供線索和支持。（二）收集要求1.明確收集目的在收集審計證據(jù)前，審計人員應(yīng)明確收集證據(jù)的目的和用途，確定需要收集哪些證據(jù)以及如何收集。根據(jù)審計目標(biāo)和范圍，制定詳細(xì)的證據(jù)收集計劃，確保收集的證據(jù)具有針對性和有效性。2.記錄收集過程審計人員應(yīng)詳細(xì)記錄審計證據(jù)的收集過程，包括證據(jù)的來源、收集時間、收集方法、參與人員等信息。記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，以便后續(xù)對證據(jù)進(jìn)行追溯和審查。3.保證證據(jù)的完整性在收集審計證據(jù)時，應(yīng)盡量收集與審計事項相關(guān)的全部證據(jù)，確保證據(jù)的完整性。對于重要的證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止證據(jù)丟失或損壞。三、審計證據(jù)的整理（一）分類1.按證據(jù)來源分類分為內(nèi)部證據(jù)和外部證據(jù)。內(nèi)部證據(jù)是指由被審計單位內(nèi)部產(chǎn)生的證據(jù)，如會計憑證、賬簿、報表等；外部證據(jù)是指由被審計單位以外的機構(gòu)或個人提供的證據(jù)，如銀行對賬單、供應(yīng)商發(fā)票、函證回函等。2.按證據(jù)形式分類分為書面證據(jù)、實物證據(jù)、口頭證據(jù)、電子數(shù)據(jù)證據(jù)等。書面證據(jù)是指以書面形式存在的證據(jù)，如文件、合同、報告等；實物證據(jù)是指通過實地觀察和盤點獲取的實物資產(chǎn)證據(jù)；口頭證據(jù)是指通過詢問和訪談獲取的口頭陳述證據(jù)；電子數(shù)據(jù)證據(jù)是指通過信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析獲取的電子數(shù)據(jù)證據(jù)。3.按證據(jù)與審計目標(biāo)的關(guān)系分類分為直接證據(jù)和間接證據(jù)。直接證據(jù)是指能夠直接證明審計事項的證據(jù)，如審計發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為的相關(guān)文件、實物資產(chǎn)的盤點記錄等；間接證據(jù)是指需要與其他證據(jù)結(jié)合才能證明審計事項的證據(jù)，如相關(guān)人員的陳述、數(shù)據(jù)分析結(jié)果等。（二）編號與標(biāo)識對整理后的審計證據(jù)進(jìn)行編號和標(biāo)識，以便于管理和查找。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映證據(jù)的類別、來源、時間等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、明確，便于識別證據(jù)的性質(zhì)和用途。（三）裝訂與歸檔將整理好的審計證據(jù)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，并建立相應(yīng)的檔案。檔案應(yīng)包括證據(jù)清單、證據(jù)原件或復(fù)印件、證據(jù)說明等內(nèi)容。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。四、審計證據(jù)的分析（一）分析方法1.比較分析將審計證據(jù)與相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)等進(jìn)行比較，分析差異和趨勢，以發(fā)現(xiàn)異常情況和潛在問題。例如，將被審計單位的財務(wù)指標(biāo)與行業(yè)平均水平進(jìn)行比較，分析其財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的優(yōu)劣。2.比率分析計算各種比率，如財務(wù)比率、運營比率等，分析其合理性和變化趨勢。通過比率分析，可以評估被審計單位的財務(wù)風(fēng)險、運營效率等情況。例如，計算應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、存貨周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)，分析其資金周轉(zhuǎn)情況。3.因素分析對影響審計事項的各種因素進(jìn)行分析，確定各因素對審計結(jié)果的影響程度。通過因素分析，可以找出問題的關(guān)鍵所在，為提出審計建議提供依據(jù)。例如，分析影響銷售業(yè)績的因素，包括市場需求、產(chǎn)品質(zhì)量、銷售渠道等，確定各因素的作用和影響。4.邏輯分析對審計證據(jù)之間的邏輯關(guān)系進(jìn)行分析，判斷證據(jù)的一致性和可靠性。通過邏輯分析，可以發(fā)現(xiàn)證據(jù)中存在的矛盾和不合理之處，及時進(jìn)行核實和調(diào)整。例如，分析不同來源的證據(jù)對同一審計事項的描述是否一致，是否存在相互矛盾的情況。（二）分析步驟1.明確分析目標(biāo)根據(jù)審計目標(biāo)和收集到的審計證據(jù)，確定分析的重點和方向。明確需要分析哪些問題，以及通過分析要達(dá)到什么目的。2.數(shù)據(jù)整理與計算對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和計算，使其符合分析方法的要求。例如，對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分類，計算各種比率等。3.分析與判斷運用選定的分析方法，對整理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和判斷。分析過程中要保持客觀、公正的態(tài)度，結(jié)合專業(yè)知識和經(jīng)驗，對審計證據(jù)進(jìn)行深入分析，得出合理的結(jié)論。4.結(jié)果驗證對分析結(jié)果進(jìn)行驗證，確保分析結(jié)論的可靠性。可以通過與其他證據(jù)進(jìn)行對比、重新計算、實地核實等方式，對分析結(jié)果進(jìn)行驗證和確認(rèn)。五、審計證據(jù)的存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲對于重要的紙質(zhì)審計證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，存放在專門的檔案柜中。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，以保證證據(jù)的安全保存。同時，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案的借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用。2.電子存儲利用電子存儲設(shè)備，如硬盤、光盤、磁帶等，對電子數(shù)據(jù)證據(jù)進(jìn)行存儲。電子存儲應(yīng)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)和地點，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，對不同人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。3.云存儲對于一些非敏感的審計證據(jù)，可以考慮采用云存儲的方式進(jìn)行存儲。云存儲具有存儲空間大、數(shù)據(jù)安全性高、訪問便捷等優(yōu)點。在使用云存儲時，應(yīng)選擇信譽良好的云服務(wù)提供商，并簽訂相關(guān)的服務(wù)協(xié)議，確保數(shù)據(jù)的安全和隱私。（二）存儲期限根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和審計證據(jù)的重要性，確定審計證據(jù)的存儲期限。一般情況下，審計證據(jù)的存儲期限不少于[X]年。對于涉及重大事項、法律糾紛等的審計證據(jù)，應(yīng)適當(dāng)延長存儲期限，直至相關(guān)事項處理完畢。（三）存儲安全1.物理安全確保存儲設(shè)備的物理安全，防止存儲設(shè)備被盜、被損壞或丟失。存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全的場所，設(shè)置必要的防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等。2.數(shù)據(jù)安全采取必要的數(shù)據(jù)安全措施，如加密、備份、訪問控制等，保護(hù)審計證據(jù)的數(shù)據(jù)安全。對敏感數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。同時，應(yīng)定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、審計證據(jù)的使用（一）使用范圍審計證據(jù)主要用于支持審計結(jié)論、撰寫審計報告、提出審計建議以及為公司決策提供參考依據(jù)。審計人員應(yīng)根據(jù)審計工作的需要，合理使用審計證據(jù)，確保證據(jù)的使用符合審計目標(biāo)和相關(guān)規(guī)定。（二）使用審批審計人員在使用審計證據(jù)時，應(yīng)填寫使用審批表，注明證據(jù)的名稱、來源、使用目的、使用范圍等信息，并報經(jīng)審計部門負(fù)責(zé)人審批。對于涉及重要審計事項或敏感信息的審計證據(jù)，還應(yīng)報經(jīng)公司管理層審批。（三）保密要求審計人員應(yīng)對審計證據(jù)的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。在使用審計證據(jù)過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制訪問權(quán)限、簽訂保密協(xié)議等，確保審計證據(jù)的保密性和安全性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)定期對審計證據(jù)的管理情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括證據(jù)的收集、整理、分析、存儲和使用等環(huán)節(jié)。通過內(nèi)部