市政檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強市政檔案管理，規(guī)范市政檔案的收集、整理、保管、利用等工作，有效保護和利用市政檔案資源，為城市建設(shè)、管理和發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)從事市政規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動中形成的各類檔案的管理。包括但不限于市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目檔案、市政工程質(zhì)量監(jiān)督檔案、城市管理行政執(zhí)法檔案、市政設(shè)施維護檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市政檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。各相關(guān)部門和單位應(yīng)明確檔案管理職責(zé)，指定專人負責(zé)檔案工作，將檔案管理納入本部門和單位的工作計劃和考核體系。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映市政活動的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。在檔案形成過程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行各項業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案質(zhì)量。3.安全保密原則加強檔案安全管理，采取有效措施確保檔案實體和信息的安全。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，便于檔案的查閱、借閱和利用，為城市建設(shè)和管理提供及時、有效的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）市政檔案管理部門市（縣）級以上人民政府應(yīng)設(shè)立專門的市政檔案管理部門，負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)市政檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)市政檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本地區(qū)重要市政檔案資料，建立健全市政檔案數(shù)據(jù)庫。3.對本地區(qū)各部門和單位的市政檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.依法開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。5.開發(fā)利用市政檔案信息資源，為城市建設(shè)、管理和決策提供服務(wù)。（二）各部門和單位檔案管理機構(gòu)各市政相關(guān)部門和單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本部門和單位市政檔案的收集、整理、保管和利用工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，建立健全本部門和單位的檔案管理制度。2.負責(zé)組織本部門和單位市政檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的齊全、完整。3.按照規(guī)定向市政檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案資料。4.負責(zé)本部門和單位檔案的保管和利用工作，為業(yè)務(wù)工作提供支持。5.接受市政檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期報告檔案工作情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.市政規(guī)劃檔案包括城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細規(guī)劃等編制過程中形成的文件、圖紙、圖表、模型等資料。2.市政建設(shè)項目檔案涵蓋項目前期文件（項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等）、設(shè)計文件（初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等）、施工文件（施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志等）、監(jiān)理文件（監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報等）、竣工驗收文件（竣工驗收報告、質(zhì)量檢驗報告、竣工圖等）以及項目建設(shè)過程中的聲像、電子文件等。3.市政工程質(zhì)量監(jiān)督檔案包括質(zhì)量監(jiān)督計劃、監(jiān)督記錄、質(zhì)量檢測報告、整改通知書等與工程質(zhì)量監(jiān)督相關(guān)的文件資料。4.城市管理行政執(zhí)法檔案涉及行政處罰決定書、現(xiàn)場勘查記錄、調(diào)查詢問筆錄、聽證材料、送達回執(zhí)等執(zhí)法過程中形成的各類文件。5.市政設(shè)施維護檔案包含設(shè)施普查資料、維護計劃、維修記錄、養(yǎng)護合同、設(shè)施更新改造資料等。6.其他與市政管理相關(guān)的檔案如城市防汛、排水、照明等專項工作檔案，以及在市政管理活動中形成的重要會議文件、領(lǐng)導(dǎo)批示、調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各部門和單位應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任分工，確保檔案形成過程中的及時收集和積累。2.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后，按照檔案管理要求，對文件材料進行分類整理，編制目錄，及時移交本部門和單位的檔案管理機構(gòu)。3.對于重大市政項目或重要活動，應(yīng)實行檔案工作同步管理，在項目策劃和活動籌備階段，明確檔案收集的范圍和要求，確保檔案資料的完整收集。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照市政檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類整理。一般可分為綜合管理類、規(guī)劃類、建設(shè)項目類、質(zhì)量監(jiān)督類、行政執(zhí)法類、設(shè)施維護類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)置二級及以下類目。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁、編號，編制卷內(nèi)目錄、備考表等；對電子檔案應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等處理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.對于聲像檔案，應(yīng)進行分類整理，標(biāo)注拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并配以文字說明；對于實物檔案，應(yīng)進行登記造冊，妥善保管。四、檔案的保管（一）保管場所1.市政檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實體安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，并定期進行檢查和維護，保證設(shè)施設(shè)備正常運行。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，盒面應(yīng)標(biāo)注全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號等信息，便于識別和檢索。（三）檔案保管期限1.市政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括關(guān)系到城市建設(shè)、管理和發(fā)展的重要文件、法規(guī)性文件、重大項目檔案等。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，一般為重要的業(yè)務(wù)檔案和有一定歷史價值的檔案。短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要是一般性業(yè)務(wù)檔案和在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案。2.各部門和單位應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，準(zhǔn)確劃定保管期限，并在檔案整理過程中予以明確標(biāo)注。（四）檔案的整理與上架1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對整理好的檔案進行進一步審核，確保檔案質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。2.將審核后的檔案按照分類方案和編號順序，依次上架存放，并建立檔案存放索引，便于快速查找和調(diào)閱。（五）檔案的安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施、檔案實體和信息的安全管理。2.檔案庫房應(yīng)實行專人專管，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱登記制度，確保檔案的出入庫安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，確保檔案利用過程的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)城市建設(shè)、管理和發(fā)展為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息服務(wù)，滿足社會各界對市政檔案的利用需求。3.保密安全原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。同時，采取必要的安全措施，防止檔案實體受損。（二）利用方式1.查閱利用者可到市政檔案管理部門或相關(guān)部門和單位的檔案管理機構(gòu)查閱檔案。查閱時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，協(xié)助利用者查找所需檔案。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照借閱審批程序辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門或相關(guān)部門和單位同意，并按照規(guī)定繳納復(fù)制費用。檔案管理人員應(yīng)按照利用者的要求進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。（三）利用審批1.查閱檔案一般無需審批，但涉及重要機密檔案或特殊情況的查閱，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、用途等信息，經(jīng)本部門和單位負責(zé)人審核后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)在接到申請后的規(guī)定時間內(nèi)作出審批決定。3.復(fù)制檔案應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后方可進行復(fù)制。（四）利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的分布等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確反映檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容與方法1.鑒定內(nèi)容對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.鑒定方法直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，判斷其是否具有保存價值。價值評估法：根據(jù)檔案的重要性、完整性、稀缺性等因素，對檔案價值進行評估。參考利用情況法：參考檔案的利用頻率、利用效果等情況，判斷其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、安全。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，并將銷毀清冊長期保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的市政檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對電子檔案進行規(guī)范整理，確保元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整，便于信息檢索和利用。3.建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，對數(shù)字化過程進行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.構(gòu)建市政檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案的基本信息、分類號、保管期限等；全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)存儲檔案的數(shù)字化圖像或電子文本。2.對數(shù)據(jù)庫進行定期維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。建立數(shù)據(jù)備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理功能，實現(xiàn)檔案管理工作的全程自動化。2.提供便捷的檔案檢索功能，支持按多種條件進行檢索，如檔案名稱、文號、日期、關(guān)鍵詞等，快速定位所需檔案。3.具備檔案借閱、查閱登記管理功能，記錄利用者信息、利用時間、檔案內(nèi)容等，實現(xiàn)對檔案利用情況的有效跟蹤。4.提供檔案統(tǒng)計分析功能，生成各類檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（五）信息安全與共享1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等安全技術(shù)措施，防止信息泄露、篡改和非法訪問。2.建立檔案信息共享機制，按照規(guī)定的權(quán)限和程序，實現(xiàn)市政檔案信息在不同部門和單位之間的共享，提高城市建設(shè)和管理的協(xié)同效率。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.市政檔案管理部門應(yīng)定期對各部門和單位的市政檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度建設(shè)、檔案收集整理情況、檔案保管利用情況、檔案信息化建設(shè)等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合、實地檢查與書面檢查相結(jié)合的方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門和單位限期整改。（二）責(zé)任追究1.