就業(yè)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司就業(yè)檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工就業(yè)檔案的管理，包括入職前檔案、在職期間檔案及離職后檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司就業(yè)檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績等情況，嚴(yán)禁虛假信息。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，同時采取安全措施，防止檔案損壞、丟失。4.便捷高效原則：在保證檔案管理質(zhì)量的前提下，簡化工作流程，提高檔案管理效率，為公司人力資源管理提供及時有效的支持。二、檔案內(nèi)容及分類（一）入職前檔案1.個人簡歷：包括個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、技能證書等。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證件復(fù)印件。3.體檢報告：入職前公司指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)的體檢報告。4.背景調(diào)查材料：如原工作單位離職證明、工作表現(xiàn)評價等。5.其他相關(guān)材料：如獲獎證書、培訓(xùn)經(jīng)歷證明等。（二）在職期間檔案1.勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同文本。2.崗位變動記錄：包括崗位調(diào)動申請、審批文件等。3.績效考核記錄：年度、季度績效考核結(jié)果及相關(guān)評價材料。4.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)等。5.獎懲記錄：公司給予員工的獎勵、處罰決定及相關(guān)證明材料。6.薪資調(diào)整記錄：薪資調(diào)整的審批文件、薪資變動明細(xì)等。7.晉升記錄：晉升審批文件、晉升述職報告等。8.其他在職期間產(chǎn)生的重要文件：如工作成果報告、項目參與記錄等。（三）離職后檔案1.離職申請及審批文件：員工離職申請、部門審批意見、公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見等。2.離職交接清單：員工離職時與各部門交接工作的清單及相關(guān)簽字確認(rèn)材料。3.離職證明：公司為離職員工開具的離職證明文件。4.其他離職相關(guān)材料：如競業(yè)禁止協(xié)議履行情況記錄等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期向各部門收集員工檔案材料，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的整理和報送工作。2.員工應(yīng)按照公司要求及時提交個人相關(guān)檔案材料，確保檔案內(nèi)容的完整性和及時性。3.對于新入職員工，人力資源部門應(yīng)在入職手續(xù)辦理完畢后，及時收集其入職前檔案材料。（二）整理規(guī)范1.檔案材料應(yīng)按照類別進(jìn)行分類整理，同一類別的材料應(yīng)按照時間順序排列。2.每份檔案材料應(yīng)注明標(biāo)題、日期、來源等信息，并確保材料的清晰、完整。3.對于復(fù)印件，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋“與原件相符”章，并注明原件存放處。4.整理后的檔案應(yīng)裝入檔案袋或檔案盒，并在封面或盒脊上注明員工姓名、檔案類別、檔案編號等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.人力資源部門檔案管理人員對收集整理好的檔案材料進(jìn)行審核，確保檔案材料符合歸檔要求。2.審核通過的檔案材料按照檔案編號順序進(jìn)行歸檔，存入公司專門的檔案庫房或檔案柜中。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、檔案編號、檔案內(nèi)容等信息，以便查詢和管理。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，同時做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱就業(yè)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱目的和必要性進(jìn)行審批，對于涉及員工個人隱私或重要機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱就業(yè)檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.檔案借閱歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向借閱人員核實并報告。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則1.員工離職或調(diào)動時，其就業(yè)檔案應(yīng)按照公司規(guī)定及時轉(zhuǎn)遞至新的工作單位或相關(guān)部門。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循保密、安全、準(zhǔn)確的原則，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中不丟失、不損壞、不泄露。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.人力資源部門在員工離職或調(diào)動手續(xù)辦理完畢后，根據(jù)員工新的工作單位或相關(guān)部門的要求，準(zhǔn)備檔案轉(zhuǎn)遞材料。2.檔案轉(zhuǎn)遞材料包括檔案目錄、檔案清單、檔案轉(zhuǎn)遞通知單等，并確保材料的真實、準(zhǔn)確、完整。3.檔案管理人員通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞至新的工作單位或相關(guān)部門，并要求接收方在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字確認(rèn)。4.人力資源部門應(yīng)及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，如發(fā)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與接收方溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司就業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露和濫用。（二）信息化管理措施1.對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.在檔案信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限范圍，限制對檔案信息的訪問和操作。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。5.對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能的不斷完善。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密制度，不得私自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。（二）安全措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取相應(yīng)的措施，保護(hù)檔案的安全，并及時向上級報告。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司就業(yè)檔案管理辦法，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司全體員工的就業(yè)檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。4.建立和維護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案材料的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.按照規(guī)定的權(quán)限和流程，辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，做好相關(guān)記錄。3.維護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)，及時錄入和更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，防止檔案信息泄露。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對就業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查檔案管理是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.人力資源部門定期對各部門檔案材料的報送情況進(jìn)行檢查，確保檔案材料的及時、