工程收發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程收發(fā)管理，規(guī)范工程物資的收發(fā)流程，確保工程物資的及時供應(yīng)、合理使用和有效控制，保障工程順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目的物資收發(fā)管理活動，包括但不限于原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等的采購、驗(yàn)收、儲存、發(fā)放及回收等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：收發(fā)信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保物資的品種、規(guī)格、數(shù)量等與工程需求和相關(guān)合同一致。2.及時性原則：及時處理物資的收發(fā)業(yè)務(wù)，避免因延誤影響工程進(jìn)度。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人，便于追溯和考核。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)工程進(jìn)度和需求計劃，負(fù)責(zé)物資的采購工作，確保采購物資的質(zhì)量、規(guī)格和數(shù)量符合要求。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。3.負(fù)責(zé)辦理物資的運(yùn)輸、保險等相關(guān)事宜，確保物資安全、及時到達(dá)公司。（二）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)工程物資的驗(yàn)收入庫工作，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保入庫物資符合要求。2.建立物資庫存臺賬，準(zhǔn)確記錄物資的出入庫情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。3.負(fù)責(zé)物資的儲存保管工作，根據(jù)物資的特性和要求，合理安排儲存場所，采取相應(yīng)的保管措施，防止物資損壞、變質(zhì)。4.按照工程部門的領(lǐng)料單，及時、準(zhǔn)確地發(fā)放物資，做好發(fā)放記錄，并對發(fā)放情況進(jìn)行跟蹤。5.負(fù)責(zé)對工程剩余物資進(jìn)行回收、整理和保管，辦理退庫手續(xù)，定期向相關(guān)部門反饋庫存信息。（三）工程部門1.根據(jù)工程進(jìn)度和實(shí)際需求，提前編制物資需求計劃，提交給采購部門和倉庫管理部門。2.負(fù)責(zé)對領(lǐng)用的物資進(jìn)行合理使用和管理，確保物資用于本工程項(xiàng)目，不得挪作他用。3.協(xié)助倉庫管理部門做好物資的盤點(diǎn)工作，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。4.在工程竣工后，負(fù)責(zé)組織對剩余物資進(jìn)行清理和移交。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.參與物資的驗(yàn)收工作，對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和判定，確保入庫物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對工程使用的物資進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知相關(guān)部門處理。（五）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物資采購合同、發(fā)票等相關(guān)單據(jù)，辦理付款手續(xù)。2.對工程物資的收發(fā)情況進(jìn)行賬務(wù)處理，定期與倉庫管理部門核對賬目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.參與工程物資的成本核算和控制，提供相關(guān)財務(wù)分析報告。三、物資采購管理（一）采購計劃編制1.工程部門應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度計劃和施工圖紙，提前[X]天編制物資需求計劃，明確物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.物資需求計劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給采購部門。采購部門結(jié)合庫存情況，對需求計劃進(jìn)行綜合平衡，編制采購計劃。3.采購計劃應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評估和審核。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供貨及時的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購合同前，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，對不合格供應(yīng)商及時進(jìn)行淘汰。（三）采購合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、具體。2.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定執(zhí)行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。3.如因特殊原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）采購驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)會同質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并做好記錄。四、物資驗(yàn)收入庫管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉庫管理部門在接到采購部門的到貨通知后，應(yīng)根據(jù)物資的特性和要求，準(zhǔn)備好驗(yàn)收場地、工具和人員。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)安排專業(yè)檢驗(yàn)人員參與驗(yàn)收工作，并準(zhǔn)備好相關(guān)檢驗(yàn)設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)文件。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.數(shù)量驗(yàn)收：按照送貨單或合同約定的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.質(zhì)量驗(yàn)收：依據(jù)相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對物資的外觀、尺寸、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或試驗(yàn)。3.規(guī)格驗(yàn)收：核對物資的規(guī)格型號是否與合同約定一致。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)如實(shí)填寫物資驗(yàn)收記錄，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并加蓋驗(yàn)收專用章。驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)單獨(dú)存放，并注明原因，及時通知采購部門處理。（四）入庫手續(xù)辦理1.倉庫管理部門根據(jù)驗(yàn)收合格的物資，填寫入庫單，入庫單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等內(nèi)容。2.入庫單經(jīng)倉庫管理人員、送貨人員簽字確認(rèn)后，一聯(lián)倉庫留存，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)交采購部門，作為采購結(jié)算的憑證；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為賬務(wù)處理的依據(jù)。五、物資儲存保管管理（一）儲存場所規(guī)劃1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物資的特性、用途和儲存要求，合理規(guī)劃儲存場所，劃分不同的儲存區(qū)域，如原材料區(qū)、構(gòu)配件區(qū)、設(shè)備區(qū)等。2.對易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)設(shè)置專門的儲存區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）物資存放要求1.物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，做到標(biāo)識清晰、擺放整齊，便于查找和盤點(diǎn)。2.對于有特殊儲存要求的物資，如防潮、防火、防蟲、防腐蝕等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保物資質(zhì)量不受影響。3.物資應(yīng)堆碼整齊，不得超高、超寬、超重，確保儲存安全。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為[X]月/季度/半年/年。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括核對賬目、整理物資、準(zhǔn)備盤點(diǎn)工具等。3.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)物資數(shù)量，檢查物資質(zhì)量和狀態(tài)，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報告，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行調(diào)整，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門應(yīng)建立庫存預(yù)警機(jī)制，設(shè)定各類物資的最低庫存和最高庫存限額。2.當(dāng)庫存物資低于最低庫存限額時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨；當(dāng)庫存物資高于最高庫存限額時，應(yīng)及時通知相關(guān)部門采取措施，如暫停采購、加快物資領(lǐng)用等。六、物資發(fā)放管理（一）領(lǐng)料申請1.工程部門根據(jù)工程進(jìn)度和實(shí)際需求，填寫領(lǐng)料單，領(lǐng)料單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等內(nèi)容。2.領(lǐng)料單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。（二）發(fā)放審批1.倉庫管理部門接到領(lǐng)料單后，應(yīng)核對領(lǐng)料單的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。2.對于重要物資或大額領(lǐng)料，倉庫管理部門應(yīng)報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）物資發(fā)放1.倉庫管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)料單，按照先進(jìn)先出、急用先發(fā)的原則，及時、準(zhǔn)確地發(fā)放物資。2.發(fā)放物資時，應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，確保與領(lǐng)料單一致。3.物資發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，并更新庫存臺賬。（四）發(fā)放記錄1.倉庫管理部門應(yīng)建立物資發(fā)放記錄臺賬，詳細(xì)記錄物資的發(fā)放日期、領(lǐng)料部門、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.發(fā)放記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和追溯。七、工程剩余物資管理（一）剩余物資清理1.在工程竣工后，工程部門應(yīng)組織對施工現(xiàn)場的剩余物資進(jìn)行清理，統(tǒng)計剩余物資的品種、規(guī)格、數(shù)量等。2.剩余物資應(yīng)及時清理回倉庫，倉庫管理部門應(yīng)進(jìn)行核對和驗(yàn)收，確保剩余物資的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。（二）剩余物資退庫1.工程部門將清理后的剩余物資填寫退庫單，退庫單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、退庫原因等內(nèi)容。2.退庫單經(jīng)工程部門負(fù)責(zé)人和倉庫管理部門簽字確認(rèn)后，辦理退庫手續(xù)。倉庫管理部門應(yīng)將退庫物資妥善保管，并更新庫存臺賬。（三）剩余物資處理1.對于公司不再使用的剩余物資，倉庫管理部門應(yīng)定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清理，提出處理意見，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.剩余物資的處理方式包括報廢、變賣、調(diào)撥等。處理過程中，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保資產(chǎn)的安全和完整。3.處理剩余物資所取得的收入，應(yīng)及時入賬，納入公司財務(wù)管理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立工程收發(fā)管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對物資采購、驗(yàn)收、儲存、發(fā)放等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括管理制度的執(zhí)行情況、工作流程的合規(guī)性、物資質(zhì)量和數(shù)量的準(zhǔn)確性、庫存管理的規(guī)范性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司應(yīng)制定工程收發(fā)管理考核評價辦法，對各相關(guān)部門和人員的工作