實(shí)施專檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織各類專項(xiàng)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本專檔管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及專項(xiàng)工作形成的檔案資料管理，包括但不限于項(xiàng)目檔案、重要會(huì)議檔案、特殊業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映專項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集專項(xiàng)工作過程中形成的各類文件、資料，確保檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、表述等符合客觀事實(shí)。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密的檔案妥善保管，防止泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善專檔管理辦法，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門專項(xiàng)檔案的收集、整理、歸檔工作。集中統(tǒng)一保管專項(xiàng)檔案，提供檔案查閱、利用服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置。2.專項(xiàng)工作部門負(fù)責(zé)本部門專項(xiàng)工作檔案的形成、積累和初步整理。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，向檔案管理部門移交檔案。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.在專項(xiàng)工作開展過程中，各部門及相關(guān)人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)形成各類文件材料，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、圖表、數(shù)據(jù)等。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，確保字跡清晰、圖像完整。（二）收集要求1.各專項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括正本、副本、定稿、草稿、附件等。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集電子文檔備份，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）收集時(shí)間1.一般情況下，專項(xiàng)工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)將整理好的文件材料移交檔案管理部門。2.對(duì)于跨年度的專項(xiàng)工作，應(yīng)在每年年底將本年度形成的文件材料移交檔案管理部門。三、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.項(xiàng)目檔案：按照項(xiàng)目名稱、階段進(jìn)行分類，可分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。2.重要會(huì)議檔案：按照會(huì)議主題、時(shí)間進(jìn)行分類，可分為籌備文件、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議決議等。3.特殊業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定具體分類標(biāo)準(zhǔn)，如招投標(biāo)檔案可分為招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式可采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”，如“2023XM001”表示2023年的項(xiàng)目檔案，順序號(hào)為001。（三）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)紙張較大的文件進(jìn)行折疊，使其大小一致。（四）編目1.編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、檔案的歸檔（一）歸檔流程1.專項(xiàng)工作部門整理好的檔案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，填寫《檔案移交清單》。2.將檔案及《檔案移交清單》一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。（二）歸檔時(shí)間1.專項(xiàng)工作結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作，不得拖延。2.對(duì)于緊急或重要的檔案，應(yīng)優(yōu)先歸檔。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司/組織重大權(quán)益、重要?dú)v史記錄等；長期保管的檔案一般為[X]年以上；短期保管的檔案為[X]年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱專項(xiàng)檔案。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱人有效身份證件等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（三）利用限制1.涉及機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱，不得擅自復(fù)制、摘抄。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指