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文檔簡介
委外設(shè)計管理辦法一、總則(一)目的為規(guī)范公司委外設(shè)計活動,確保委外設(shè)計項目的質(zhì)量、進(jìn)度和成本控制,滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求,特制定本管理辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司所有委外設(shè)計項目,包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計、包裝設(shè)計、平面設(shè)計、工業(yè)設(shè)計等各類設(shè)計服務(wù)的委托。(三)基本原則1.合法合規(guī)原則:委外設(shè)計活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),確保設(shè)計成果符合相關(guān)要求。2.質(zhì)量優(yōu)先原則:以滿足公司業(yè)務(wù)需求和提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量為首要目標(biāo),選擇具備專業(yè)能力和信譽的設(shè)計供應(yīng)商。3.成本效益原則:在保證設(shè)計質(zhì)量的前提下,合理控制委外設(shè)計成本,提高資源利用效率。4.保密原則:設(shè)計供應(yīng)商應(yīng)對公司提供的相關(guān)資料和信息予以保密,不得泄露給任何第三方。二、委外設(shè)計流程(一)需求提出1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起:各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要,填寫《委外設(shè)計需求申請表》,詳細(xì)說明設(shè)計項目的背景、目標(biāo)、要求、時間節(jié)點等信息,并提交至設(shè)計管理部門。2.需求審核:設(shè)計管理部門對需求申請表進(jìn)行審核,確保需求明確、合理,符合公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)規(guī)劃。如需求存在問題,及時與業(yè)務(wù)部門溝通調(diào)整。(二)供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選:設(shè)計管理部門根據(jù)委外設(shè)計項目的要求,通過多種渠道收集潛在設(shè)計供應(yīng)商信息,建立供應(yīng)商庫。對供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績、設(shè)計能力、信譽等進(jìn)行評估篩選,確定入圍供應(yīng)商名單。2.招標(biāo)或詢價:對于金額較大或重要的委外設(shè)計項目,采用招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商;對于金額較小或簡單的項目,可進(jìn)行詢價。向入圍供應(yīng)商發(fā)送招標(biāo)文件或詢價函,要求其在規(guī)定時間內(nèi)提交報價和設(shè)計方案。3.供應(yīng)商評審:設(shè)計管理部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價和設(shè)計方案進(jìn)行評審,綜合考慮設(shè)計質(zhì)量、價格、服務(wù)、工期等因素,選擇最優(yōu)供應(yīng)商。評審結(jié)果報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。(三)合同簽訂1.合同起草:設(shè)計管理部門根據(jù)評審結(jié)果,與選定的供應(yīng)商起草委外設(shè)計合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括設(shè)計內(nèi)容、要求、價格、付款方式、交付時間、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等。2.合同審核:合同初稿提交至公司法務(wù)部門和財務(wù)部門進(jìn)行審核,確保合同條款合法合規(guī)、風(fēng)險可控。根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善。3.合同簽訂:合同經(jīng)雙方審核無誤后,由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式合同。(四)設(shè)計過程管理1.項目啟動:設(shè)計管理部門組織召開委外設(shè)計項目啟動會,向供應(yīng)商介紹項目背景、目標(biāo)、要求和時間節(jié)點等信息,明確雙方的溝通方式和工作流程。2.設(shè)計溝通:在設(shè)計過程中,業(yè)務(wù)部門與設(shè)計供應(yīng)商保持密切溝通,及時提供設(shè)計所需的資料和信息,對設(shè)計方案提出意見和建議。設(shè)計管理部門定期跟蹤設(shè)計進(jìn)度,協(xié)調(diào)解決設(shè)計過程中出現(xiàn)的問題。3.設(shè)計評審:設(shè)計供應(yīng)商完成初步設(shè)計方案后,組織相關(guān)人員進(jìn)行設(shè)計評審。評審內(nèi)容包括設(shè)計方案是否滿足需求、設(shè)計質(zhì)量、創(chuàng)新性、可行性等方面。根據(jù)評審意見,設(shè)計供應(yīng)商進(jìn)行修改完善,直至設(shè)計方案通過評審。4.設(shè)計驗證:對重要的設(shè)計項目,在設(shè)計方案確定后進(jìn)行設(shè)計驗證,確保設(shè)計成果符合實際使用要求。驗證方式可包括樣品測試、模擬使用等。(五)交付驗收1.交付成果:設(shè)計供應(yīng)商按照合同要求,按時提交設(shè)計成果,包括設(shè)計圖紙、文件、樣品等。交付成果應(yīng)滿足公司業(yè)務(wù)需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.驗收申請:設(shè)計管理部門在收到設(shè)計供應(yīng)商交付的成果后,組織業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。業(yè)務(wù)部門填寫《委外設(shè)計項目驗收申請表》,提交至設(shè)計管理部門。3.驗收實施:設(shè)計管理部門制定驗收計劃,組織相關(guān)人員對設(shè)計成果進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)計質(zhì)量、數(shù)量、交付時間、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等方面。驗收合格后,出具《委外設(shè)計項目驗收報告》。4.付款結(jié)算:財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收報告,辦理付款結(jié)算手續(xù)。如驗收不合格,要求設(shè)計供應(yīng)商限期整改,直至達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)。三、設(shè)計供應(yīng)商管理(一)供應(yīng)商準(zhǔn)入1.資質(zhì)要求:設(shè)計供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì),具有相關(guān)設(shè)計領(lǐng)域的專業(yè)資質(zhì)證書和良好的信譽。2.業(yè)績要求:供應(yīng)商應(yīng)具有一定數(shù)量的類似設(shè)計項目業(yè)績,能夠提供相關(guān)業(yè)績證明材料。3.人員要求:供應(yīng)商應(yīng)擁有專業(yè)的設(shè)計團(tuán)隊,團(tuán)隊成員具備相應(yīng)的設(shè)計能力和經(jīng)驗。4.其他要求:根據(jù)委外設(shè)計項目的具體要求,可對供應(yīng)商提出其他特殊要求,如環(huán)保要求、安全要求等。(二)供應(yīng)商評估1.定期評估:設(shè)計管理部門每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次定期評估,評估內(nèi)容包括設(shè)計質(zhì)量、服務(wù)水平、交付及時性、價格合理性、合作配合度等方面。2.項目評估:對每個委外設(shè)計項目完成后,對供應(yīng)商在項目中的表現(xiàn)進(jìn)行評估,評估結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的參考依據(jù)。3.評估方式:評估方式可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場考察、客戶反饋等多種形式,全面了解供應(yīng)商的實際情況。(三)供應(yīng)商激勵與約束1.激勵措施:對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商,給予一定的獎勵,如增加合作機會、提高付款比例、頒發(fā)榮譽證書等。2.約束措施:對于評估結(jié)果不佳的供應(yīng)商,采取警告、減少合作項目、暫停合作等約束措施。如供應(yīng)商出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為,解除合作關(guān)系,并依法追究其責(zé)任。四、知識產(chǎn)權(quán)管理(一)知識產(chǎn)權(quán)歸屬1.委外設(shè)計項目的知識產(chǎn)權(quán)歸屬,由合同雙方在合同中明確約定。一般情況下,公司委托設(shè)計的成果,其知識產(chǎn)權(quán)歸公司所有。2.如因特殊情況需要將部分知識產(chǎn)權(quán)授予供應(yīng)商使用,應(yīng)在合同中明確使用范圍、期限、限制等條款,確保公司知識產(chǎn)權(quán)得到有效保護(hù)。(二)保密措施1.設(shè)計供應(yīng)商應(yīng)對公司提供的設(shè)計資料、技術(shù)信息、商業(yè)秘密等予以保密,不得向任何第三方披露。2.在合同中明確保密條款,約定保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。如供應(yīng)商違反保密條款,應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。(三)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)1.公司應(yīng)加強對委外設(shè)計項目知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)意識,及時申請專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán),確保公司合法權(quán)益得到保障。2.定期對公司知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行清查,發(fā)現(xiàn)侵權(quán)行為及時采取措施進(jìn)行維權(quán)。五、風(fēng)險管理(一)風(fēng)險識別1.對委外設(shè)計項目可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別,包括設(shè)計質(zhì)量風(fēng)險、進(jìn)度風(fēng)險、成本風(fēng)險、知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險等。2.分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。(二)風(fēng)險評估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法,對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估,確定風(fēng)險等級。2.根據(jù)風(fēng)險等級,制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。(三)風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避:對于高風(fēng)險且無法有效控制的風(fēng)險,采取風(fēng)險規(guī)避措施,如取消委外設(shè)計項目或更換供應(yīng)商。2.風(fēng)險減輕:通過加強設(shè)計過程管理、選擇可靠供應(yīng)商、簽訂詳細(xì)合同等方式,減輕風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移:對于部分風(fēng)險,可通過購買保險、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等方式進(jìn)行風(fēng)險轉(zhuǎn)移。4.風(fēng)險接受:對于低風(fēng)險且可承受的風(fēng)險,可選擇風(fēng)險接受策略,同時密切關(guān)注風(fēng)險變化情況,及時采取應(yīng)對措施。六、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督1.設(shè)計管理部門定期對委外設(shè)計項目進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查,檢查內(nèi)容包括項目流程執(zhí)行情況、設(shè)計質(zhì)量、進(jìn)度、成本控制、供應(yīng)商管理等方面。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,及時提出整改意見,要求責(zé)任部門限期整改,并跟蹤整改情況。(二)審計監(jiān)督1.公司審計部門定期對委外設(shè)計項目進(jìn)
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