境外資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司境外資料的管理，規(guī)范境外資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享和保密等行為，確保境外資料的安全與有效利用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在境外開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中所涉及的各類資料，包括但不限于文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表、合同、協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。（三）管理原則1.合法性原則：境外資料的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)國(guó)家和地區(qū)的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全性原則：確保境外資料的存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中的安全性，防止資料泄露、丟失或被篡改。3.完整性原則：保證境外資料的完整性和準(zhǔn)確性，避免資料缺失或錯(cuò)誤影響公司業(yè)務(wù)決策。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等境外資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或其他第三方。5.高效性原則：在確保資料安全和保密的前提下，提高境外資料的管理效率，促進(jìn)資料的有效利用。二、境外資料的收集（一）收集渠道1.公司駐外機(jī)構(gòu)：駐外機(jī)構(gòu)應(yīng)定期收集當(dāng)?shù)嘏c公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，并及時(shí)反饋給公司總部。2.合作伙伴：與境外合作伙伴簽訂合作協(xié)議時(shí)，明確資料提供的范圍、方式和時(shí)間要求，確保從合作伙伴處獲取必要的資料。3.市場(chǎng)調(diào)研：通過委托專業(yè)市場(chǎng)調(diào)研機(jī)構(gòu)或自行開展調(diào)研活動(dòng)，收集境外市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等。4.網(wǎng)絡(luò)資源：利用互聯(lián)網(wǎng)搜索、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢等方式，獲取公開的境外資料，但需注意資料的來(lái)源可靠性和合法性。（二）收集要求1.明確收集目的：在收集境外資料前，應(yīng)明確收集的目的和用途，以便有針對(duì)性地進(jìn)行收集。2.確保資料真實(shí)性：對(duì)收集到的境外資料進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，確保資料內(nèi)容真實(shí)可靠，避免虛假信息對(duì)公司決策造成誤導(dǎo)。3.注重資料完整性：盡量收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的全面資料，包括背景信息、數(shù)據(jù)來(lái)源、分析結(jié)論等，以滿足公司對(duì)資料的深入分析和利用需求。4.記錄收集過程：對(duì)境外資料的收集時(shí)間、來(lái)源、收集人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯和管理。三、境外資料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照業(yè)務(wù)類型分類：如市場(chǎng)調(diào)研資料、項(xiàng)目合作資料、技術(shù)研發(fā)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)資料等。2.按照資料性質(zhì)分類：如文件類、數(shù)據(jù)類、圖表類、報(bào)告類等。3.按照地域分類：如不同國(guó)家或地區(qū)的資料。（二）整理方法1.剔除重復(fù)資料：對(duì)收集到的境外資料進(jìn)行篩選，去除重復(fù)的內(nèi)容，避免資源浪費(fèi)。2.補(bǔ)充缺失信息：對(duì)資料中不完整的部分進(jìn)行補(bǔ)充，確保資料內(nèi)容完整。3.規(guī)范格式：統(tǒng)一資料的格式，如字體、字號(hào)、排版等，提高資料的可讀性和規(guī)范性。4.建立索引：為整理后的境外資料建立索引，方便快速查找和使用。（三）整理流程1.初步篩選：對(duì)收集到的境外資料進(jìn)行初步篩選，去除明顯不符合要求或與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的資料。2.詳細(xì)整理：對(duì)篩選后的資料進(jìn)行詳細(xì)整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類和編號(hào)。3.審核校對(duì)：整理完成后，由專人對(duì)資料進(jìn)行審核校對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.歸檔存儲(chǔ)：審核校對(duì)無(wú)誤后，將境外資料按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。四、境外資料的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：利用公司內(nèi)部服務(wù)器、云存儲(chǔ)平臺(tái)等電子設(shè)備存儲(chǔ)境外資料，建立電子檔案庫(kù)。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于一些重要的原始紙質(zhì)資料，如合同原件、文件副本等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)歸檔存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理制度。（二）存儲(chǔ)要求1.安全可靠：選擇安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)平臺(tái)，確保境外資料的存儲(chǔ)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。2.備份策略：制定完善的備份策略，定期對(duì)境外資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.訪問權(quán)限控制：根據(jù)資料的敏感程度和使用需求，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)資料。4.存儲(chǔ)環(huán)境管理：保持存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)環(huán)境的良好狀態(tài)，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保資料存儲(chǔ)的穩(wěn)定性。（三）存儲(chǔ)期限根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和相關(guān)法律法規(guī)要求，確定境外資料的存儲(chǔ)期限。一般情況下，重要資料的存儲(chǔ)期限應(yīng)不少于[X]年，對(duì)于涉及法律糾紛或其他特殊情況的資料，應(yīng)按照法律規(guī)定的期限進(jìn)行存儲(chǔ)。五、境外資料的使用（一）使用流程1.申請(qǐng)：使用境外資料的人員應(yīng)填寫《境外資料使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用資料的目的、內(nèi)容、使用期限等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要資料或敏感信息的使用申請(qǐng)，應(yīng)提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.授權(quán)：審批通過后，由資料管理部門對(duì)使用人員進(jìn)行授權(quán)，提供相應(yīng)的資料訪問權(quán)限。4.使用：使用人員應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)使用境外資料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。使用過程中應(yīng)妥善保管資料，不得泄露、篡改或丟失資料。5.歸還：使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將境外資料歸還給資料管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）使用要求1.合法合規(guī)：境外資料的使用應(yīng)符合相關(guān)國(guó)家和地區(qū)的法律法規(guī)以及公司的內(nèi)部規(guī)定，不得用于違法違規(guī)活動(dòng)。2.用途明確：使用境外資料的目的應(yīng)明確，僅限于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)需要，不得將資料提供給外部第三方或用于商業(yè)交易。3.保密措施：在使用境外資料過程中，使用人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止資料泄露。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。4.記錄使用情況：使用人員應(yīng)記錄境外資料的使用情況，包括使用時(shí)間、使用內(nèi)容、使用人員等信息，以便進(jìn)行追溯和管理。六、境外資料的共享（一）共享范圍1.公司內(nèi)部共享：在公司內(nèi)部不同部門之間，根據(jù)工作需要，經(jīng)審批后可以共享境外資料。2.合作伙伴共享：與境外合作伙伴簽訂合作協(xié)議時(shí)，明確資料共享的范圍、方式和條件，在符合協(xié)議規(guī)定的情況下，可以與合作伙伴共享相關(guān)資料。（二）共享流程1.申請(qǐng)：需要共享境外資料的部門或人員應(yīng)填寫《境外資料共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明共享資料的名稱、內(nèi)容、共享對(duì)象、共享期限等信息，并提交給資料管理部門審批。2.審批：資料管理部門對(duì)共享申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要資料或敏感信息的共享申請(qǐng)，應(yīng)提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.授權(quán)：審批通過后，由資料管理部門對(duì)共享對(duì)象進(jìn)行授權(quán)，提供相應(yīng)的資料訪問權(quán)限。4.共享：共享對(duì)象應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)使用共享的境外資料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。共享過程中應(yīng)遵守公司的保密制度和相關(guān)法律法規(guī)。5.監(jiān)控與管理：資料管理部門應(yīng)對(duì)境外資料的共享情況進(jìn)行監(jiān)控和管理，定期檢查共享資料的使用情況，確保共享行為符合規(guī)定要求。（三）共享要求1.明確共享目的：在共享境外資料前，應(yīng)明確共享的目的和用途，確保共享行為有助于公司業(yè)務(wù)的開展。2.簽訂共享協(xié)議：與共享對(duì)象簽訂詳細(xì)的共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括資料的使用范圍、保密責(zé)任、違約責(zé)任等。3.保密措施：共享境外資料時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止資料泄露給無(wú)關(guān)第三方。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密的資料，共享對(duì)象應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。4.定期評(píng)估：定期對(duì)境外資料的共享情況進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和公司發(fā)展戰(zhàn)略，調(diào)整共享范圍和共享方式。七、境外資料的保密（一）保密責(zé)任1.公司全體員工：公司全體員工都有義務(wù)保守境外資料的秘密，不得泄露、傳播或非法使用公司的境外資料。2.資料管理部門：負(fù)責(zé)境外資料保密制度的制定、執(zhí)行和監(jiān)督，確保資料的存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中的安全性和保密性。3.涉及資料使用的部門和人員：使用境外資料的部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)所接觸到的資料承擔(dān)保密責(zé)任。（二）保密措施1.物理隔離：對(duì)存儲(chǔ)境外資料的設(shè)備和場(chǎng)所進(jìn)行物理隔離，限制無(wú)關(guān)人員的訪問。2.加密技術(shù)：對(duì)重要的境外資料進(jìn)行加密處理，確保在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.訪問控制：設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)資料。4.保密協(xié)議：與涉及境外資料使用的員工、合作伙伴等簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。5.培訓(xùn)教育：定期對(duì)員工進(jìn)行保密培訓(xùn)教育，提高員工的保密意識(shí)和技能。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查：資料管理部門應(yīng)定期對(duì)境外資料的保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.違規(guī)處理：對(duì)于違反境外資料保密制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。八、境外資料的銷毀（一）銷毀條件1.超過存儲(chǔ)期限：對(duì)于已達(dá)到存儲(chǔ)期限且不再需要保留的境外資料，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.資料失效：因業(yè)務(wù)變更、法律法規(guī)調(diào)整等原因?qū)е戮惩赓Y料失去使用價(jià)值的，應(yīng)及時(shí)銷毀。3.保密要求：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的境外資料，在確保不再需要使用且不會(huì)造成泄密風(fēng)險(xiǎn)的情況下，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀方式1.電子銷毀：對(duì)于電子存儲(chǔ)的境外資料，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀軟件或工具，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。2.紙質(zhì)銷毀：對(duì)于紙質(zhì)存儲(chǔ)的境外資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料內(nèi)容無(wú)法辨認(rèn)。（三）銷毀流程1.申請(qǐng)：由資料管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出境外資料銷毀申請(qǐng)，詳細(xì)說明銷毀資料的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，并提交給公司管理層審批。2.審批：公司管理層對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由資料管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.實(shí)施銷毀：資料管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，