廣東檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣東地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于廣東省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。各單位應(yīng)建立健全檔案管理工作體制，明確檔案管理部門的職責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。2.依法管理原則。檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.完整準(zhǔn)確原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映單位的工作活動(dòng)和歷史面貌。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（四）定義本辦法所稱檔案，是指單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各單位應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)具備與檔案管理工作相適應(yīng)的辦公場所、設(shè)施設(shè)備和人員。2.對(duì)于檔案數(shù)量較少、不具備單獨(dú)設(shè)立檔案管理部門條件的單位，應(yīng)指定內(nèi)部機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)檔案管理工作，并明確其職責(zé)和工作要求。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的崗位資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確因工作需要變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)，并對(duì)交接情況進(jìn)行記錄。三、檔案的收集（一）收集范圍1.單位在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、科研項(xiàng)目、基本建設(shè)等工作中形成的各類文件材料，包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)文件、會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等；本單位制發(fā)的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、會(huì)議紀(jì)要等；各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等；科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料；基本建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)形成的文件材料。2.單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、工資福利等方面的文件材料。3.反映單位歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)等方面的文件材料，包括照片、錄音、錄像、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，載體格式符合要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行收集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）收集時(shí)間1.各類文件材料應(yīng)在形成后及時(shí)收集，歸檔時(shí)間一般不得超過次年6月底。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）整理方法1.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立檔案案卷，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)備份。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)排列有序，編號(hào)規(guī)范，標(biāo)識(shí)清晰。2.編制的各類目錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查找和利用。3.對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度調(diào)控設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.各單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，合理確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中予以明確標(biāo)注。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行鑒定。3.對(duì)經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六、檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.對(duì)于重要檔案或珍貴檔案，一般不提供原件借閱，如需利用，可采用復(fù)制、拍照等方式提供。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。2.檔案利用登記應(yīng)長期保存，以便于統(tǒng)計(jì)分析和追溯查詢。七、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。建立涵蓋檔案全生命周期管理的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、權(quán)限控制、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，存儲(chǔ)各類檔案的元數(shù)據(jù)和全文信息，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、完整和可共享。（三）安全管理1.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.建立電子檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，規(guī)范電子檔案的操作流程，定期進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位的上級(jí)主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。各級(jí)檔案行政管理部門和各單位上級(jí)主管部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)通報(bào)。2.不定期抽查。對(duì)重點(diǎn)單位或檔案管理工作存在問題的單位，進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查。針對(duì)檔案管理工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。（四）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，被檢查單位應(yīng)制定整改措施，限期整改。2.整改情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告監(jiān)督檢查部門，監(jiān)督檢查部