歸檔建設(shè)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的歸檔建設(shè)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司/組織歷史真實(shí)面貌，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠全面反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史過程和實(shí)際情況。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于查閱、利用的原則，合理分類、編號(hào)、排列，建立科學(xué)的檢索體系，提高檔案利用效率。4.安全保密原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與保密。二、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.行政管理類公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件材料。公司/組織會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等材料。公司/組織人事任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件材料。公司/組織財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)等文件材料。公司/組織行政事務(wù)處理文件，如公文收發(fā)、印章管理、辦公用品采購(gòu)等相關(guān)材料。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案等文件材料。產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等方面的文件材料，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、檢驗(yàn)報(bào)告等。銷售合同、訂單、客戶資料等文件材料。采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料等文件材料。物流配送、倉(cāng)儲(chǔ)管理等相關(guān)文件材料。3.項(xiàng)目管理類項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等文件材料。項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、技術(shù)文檔、會(huì)議記錄等。項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)等。4.科技研發(fā)類科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、任務(wù)書、合同書等文件材料?？蒲许?xiàng)目研究過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、論文等成果材料。知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記文件等。5.教育培訓(xùn)類員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等文件材料。培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等相關(guān)材料。6.其他類公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件材料。公司/組織與外部單位簽訂的合作協(xié)議、備忘錄等文件材料。其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件材料應(yīng)按照形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.歸檔的文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料，如鉛筆、圓珠筆等。4.電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。三、歸檔流程（一）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，由相關(guān)部門共同協(xié)商確定收集責(zé)任人。3.收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保歸檔文件的質(zhì)量。（二）文件整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照文件的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。3.對(duì)每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄。文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。（三）文件裝訂1.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止生銹損壞文件。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。（四）文件編目1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)整理好的文件編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)、存放位置等內(nèi)容。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。檔號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)等內(nèi)容。3.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式多份，分別存放于檔案庫房、檔案查閱室等不同地點(diǎn)，便于查找和利用。（五）文件歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，移交至檔案管理機(jī)構(gòu)或指定的檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理制度對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.審核通過的檔案應(yīng)進(jìn)行上架存放，按照檔案分類方案和編號(hào)順序排列，便于保管和查找。四、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.公司/組織檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，如20XX年、20XX+1年等。3.機(jī)構(gòu)（問題）：按照公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行分類，如行政管理部、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)部、項(xiàng)目管理部等。4.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用8位數(shù)字編碼，格式為：XXXXXXXXXX。2.第一位至第四位數(shù)字表示年度，如2023年表示為“2023”。3.第五位至第六位數(shù)字表示機(jī)構(gòu)（問題）代碼，按照公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行編號(hào)，如行政管理部代碼為“01”，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)部代碼為“02”等。4.第七位至第八位數(shù)字表示保管期限代碼，永久保管代碼為“00”，長(zhǎng)期保管代碼為“01”，短期保管代碼為“02”。5.例如，2023年行政管理部形成的永久保管檔案編號(hào)為：2023010001。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具選擇1.檔案裝具應(yīng)選擇質(zhì)量好、耐久性強(qiáng)的產(chǎn)品，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案柜、檔案架應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有足夠的強(qiáng)度和穩(wěn)定性，能夠承受檔案的重量。3.檔案盒應(yīng)選用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案文件。（三）檔案存放排列1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.同一類檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)從小到大的順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上，并按照與紙質(zhì)檔案相同的分類編號(hào)順序進(jìn)行存放。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.檢查周期為每年至少一次，對(duì)于重要檔案或易損檔案應(yīng)增加檢查次數(shù)。3.檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥品等。（五）檔案安全防護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密或公司/組織商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制查閱范圍和審批程序。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的利用符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。3.檔案利用應(yīng)保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。（二）利用方式1.查閱利用公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱利用公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》提供的信息，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在借閱登記冊(cè)上進(jìn)行登記，注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量等情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況的，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）利用登記1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、利用內(nèi)容、檔案編號(hào)、查閱方式、借閱期限、歸還日期等信息。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.公司/組織應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。檔案鑒定小組由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面審查。2.對(duì)于重要的歷史檔案、涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)的檔案、具有重要參考價(jià)值的檔案等，應(yīng)予以保留；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案鑒定意見書》，詳細(xì)說明檔案的鑒定情況和鑒定結(jié)論，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》