建行檔案管理辦法中國建設(shè)銀行檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強(qiáng)中國建設(shè)銀行（以下簡(jiǎn)稱“本行”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在本行各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中國建設(shè)銀行總行及各級(jí)分支機(jī)構(gòu)、附屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“本行各單位”）的檔案管理工作。（三）檔案定義與分類1.檔案定義：本辦法所稱檔案，是指本行各單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。2.檔案分類：本行檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。具體分類標(biāo)準(zhǔn)按照國家和本行相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：本行檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則?？傂胸?fù)責(zé)制定全行檔案管理的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)全行檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；各級(jí)分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受上級(jí)行的監(jiān)督、指導(dǎo)。2.集中管理：本行各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或配備專職檔案管理人員，對(duì)本單位的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.確保安全、便于利用：本行檔案管理工作應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。同時(shí)，應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）總行檔案管理職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定全行檔案管理的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.對(duì)全行檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。3.負(fù)責(zé)總行機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。4.對(duì)全行重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，并組織驗(yàn)收。5.負(fù)責(zé)全行檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。6.組織開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源。（二）分支機(jī)構(gòu)檔案管理職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和總行制定的檔案管理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受上級(jí)行的監(jiān)督、指導(dǎo)。3.對(duì)本單位重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，并組織驗(yàn)收。4.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)的具體實(shí)施。5.組織開展本單位檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本行檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為本行各項(xiàng)工作提供支持。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份等工作。6.參與檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本行各單位應(yīng)按照國家和本行相關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集本單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理過程中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全、完整。收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、憑證、賬簿、報(bào)表等。4.本單位開展的各類項(xiàng)目形成的項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件材料。5.本單位的科技成果、專利、商標(biāo)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。6.本單位的聲像資料，包括照片、錄音、錄像等。7.本單位的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集到檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)符合國家和本行相關(guān)規(guī)定的格式要求，字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。（三）整理原則與方法1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理；業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)流程和類別進(jìn)行分類整理；財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類整理；科技檔案按照項(xiàng)目階段、類別進(jìn)行分類整理；聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理；電子檔案按照存儲(chǔ)格式、類別等進(jìn)行分類整理。具體整理方法按照國家和本行相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.本行各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管期限本行檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。具體檔案保管期限按照國家和本行相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確無保存價(jià)值的，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。五、檔案的利用（一）利用原則本行檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)為本、安全保密的原則，在確保檔案安全的前提下，為本行各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍本行檔案利用范圍包括本行內(nèi)部各部門、員工以及外部有關(guān)單位和個(gè)人。具體利用范圍按照國家和本行相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）利用方式1.查閱：本行內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。外部單位和個(gè)人查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本行相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：本行內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位和個(gè)人一般不得借閱檔案，確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：本行內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。外部單位和個(gè)人復(fù)制檔案的，應(yīng)按照上述查閱檔案的程序辦理審批手續(xù)，并按照規(guī)定支付復(fù)制費(fèi)用。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（五）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案信息。2.利用檔案時(shí)，利用人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人，不得在非規(guī)定場(chǎng)所查閱、使用檔案。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國家和本行相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.本行各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀方式與要求1.檔案銷毀應(yīng)采用符合國家環(huán)保要求的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告本單位檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》及銷毀情況記錄等材料整理歸檔，永久保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.本行檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.總行應(yīng)制定全行檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，指導(dǎo)各級(jí)分支機(jī)構(gòu)開展檔案信息化建設(shè)工作。（二）系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用1.本行應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、借閱審批、權(quán)限管理等功能，滿足本行檔案管理工作的需要。3.本行各單位應(yīng)積極推廣應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。（三）數(shù)據(jù)管理與安全1.本行應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的管理，建立健全數(shù)據(jù)管理制度，確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。3.本行應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.總行檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全行檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期地對(duì)各級(jí)分支機(jī)構(gòu)的檔案管理情況進(jìn)行抽查。2.各級(jí)分支機(jī)構(gòu)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位及所屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合國家和本行相關(guān)規(guī)定。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）問題整改與反饋1.