影院采購管理辦法一、總則（一）目的為加強影院采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障影院運營的物資供應和服務質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于影院所有采購活動，包括但不限于影片采購、設備采購、物料采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受內部監(jiān)督和外部審計，保障各方知情權。3.公平競爭原則：通過公平競爭選擇優(yōu)質供應商，確保采購價格合理、質量可靠。4.效益原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立采購決策小組，由影院管理層、財務部門、運營部門等相關人員組成。負責審議采購計劃、采購預算、重大采購項目等，對采購活動進行決策和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門設立采購部門，負責具體采購工作的組織實施。其主要職責包括：1.制定采購計劃和采購預算。2.收集供應商信息，建立供應商檔案。3.組織采購談判、招標、詢價等采購活動。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.協(xié)調處理采購過程中的問題和糾紛。（三）其他部門職責1.需求部門：提出采購需求，提供技術規(guī)格、質量標準等相關要求，并參與采購過程中的技術評審和驗收工作。2.財務部門：負責審核采購預算、支付貨款等財務工作，對采購活動進行財務監(jiān)督。3.法務部門：審查采購合同，提供法律意見，確保采購合同合法合規(guī)。三、采購計劃與預算（一）采購計劃制定1.采購部門應根據(jù)影院的經(jīng)營計劃、市場需求、設備設施狀況等因素，定期制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、采購預算等內容。2.各需求部門應在規(guī)定時間內將本部門的采購需求提交給采購部門，采購部門匯總后進行審核和調整，形成年度采購計劃草案。3.年度采購計劃草案經(jīng)采購決策小組審議通過后，正式下達執(zhí)行。（二）采購預算編制1.采購部門應根據(jù)采購計劃編制采購預算，采購預算應包括采購項目的預計金額、資金來源等內容。2.采購預算編制應遵循“量入為出、收支平衡”的原則，確保采購預算合理、可行。3.采購預算經(jīng)財務部門審核后，報采購決策小組審批。采購預算一經(jīng)批準，應嚴格執(zhí)行，不得隨意調整。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規(guī)定程序進行審批。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質證書、業(yè)績情況等內容。2.采購部門應根據(jù)采購項目的要求和特點，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應商，并邀請其參與采購活動。3.對于重要采購項目，采購部門應組織相關人員對供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質量控制、售后服務等方面的情況。4.采購部門應根據(jù)考察結果和綜合評估情況，選擇合適的供應商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應商評估與考核1.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括供應商的產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.采購部門應建立供應商評估檔案，記錄供應商的評估結果和考核情況。對于評估不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應暫停與其合作，并重新選擇供應商。3.采購部門應根據(jù)供應商的評估結果和考核情況，對供應商進行分類管理，對于優(yōu)質供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不良供應商進行限制或淘汰。五、采購方式與程序（一）采購方式1.招標采購：適用于金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目。采購部門應按照國家有關法律法規(guī)和招標程序，組織公開招標或邀請招標。2.詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項目。采購部門應向多家供應商發(fā)出詢價函，要求其報價，并根據(jù)報價情況選擇合適的供應商。3.競爭性談判采購：適用于采購項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的采購項目。采購部門應組織相關人員與供應商進行談判，確定成交供應商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的采購項目。采購部門應按照規(guī)定程序進行審批后，與單一供應商進行采購談判。（二）采購程序1.采購申請：需求部門根據(jù)實際需要填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等內容，并提交給采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請表后，進行初步審核，審核通過后提交給采購決策小組進行審批。采購決策小組根據(jù)采購預算和實際情況進行審批，審批通過后下達采購任務。3.采購實施：采購部門根據(jù)采購任務，選擇合適的采購方式，組織實施采購活動。在采購過程中，采購部門應嚴格按照采購程序和相關規(guī)定進行操作，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明。4.合同簽訂：采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。5.驗收付款：采購項目到貨后，需求部門應組織相關人員進行驗收。驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。財務部門應嚴格審核采購發(fā)票和驗收報告，確保付款金額準確無誤。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應在采購活動結束后，及時與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括以下主要條款：采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式、違約責任等。3.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交給法務部門進行審核。法務部門應重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性等內容，并提出修改意見。采購部門應根據(jù)法務部門的意見對合同草案進行修改完善，確保合同合法有效。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應商應按照采購合同約定的時間、地點、質量標準等要求履行交貨義務。如因特殊情況需要變更交貨時間、地點、質量標準等內容，供應商應提前通知采購部門，并經(jīng)采購部門書面同意。3.需求部門應按照采購合同約定的驗收標準和程序對采購項目進行驗收。驗收合格后，需求部門應出具驗收報告。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商解決。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更或解除合同的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應明確變更或解除的原因、內容、時間、雙方的權利和義務等內容。3.合同變更或解除后，采購部門應及時辦理相關手續(xù)，如調整采購計劃、預算、付款等。（四）合同糾紛處理1.在采購合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進行處理，如仲裁或訴訟。2.在處理合同糾紛過程中，采購部門應收集相關證據(jù)，維護影院的合法權益。同時，采購部門應及時向采購決策小組匯報合同糾紛的處理情況。七、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.建立健全采購內部監(jiān)督機制，加強對采購活動的全過程監(jiān)督。采購部門應定期向采購決策小組匯報采購工作進展情況，接受內部監(jiān)督。2.審計部門應定期對采購活動進行審計，重點審查采購計劃的執(zhí)行情況、采購預算的控制情況、采購方式的選擇情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況等內容。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部審計1.按照國家有關法律法規(guī)和政策要求，接受外部審計機構