擬訂合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同訂立、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的訂立、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，審慎選擇合同相對(duì)方，認(rèn)真審查合同條款，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。3.全程管理原則對(duì)合同的全過(guò)程進(jìn)行管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、終止等環(huán)節(jié)，確保合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密銜接，有序進(jìn)行。4.歸口管理原則合同管理實(shí)行歸口管理與分級(jí)負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則。公司法律事務(wù)部門(mén)為合同歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一審核、備案等工作；各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、談判、履行等具體工作，并接受法律事務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。二、合同的訂立（一）合同相對(duì)方的選擇1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)的和業(yè)務(wù)需求，選擇具有良好信譽(yù)、履約能力和經(jīng)營(yíng)資質(zhì)的合同相對(duì)方。2.對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等進(jìn)行調(diào)查了解，必要時(shí)可要求其提供相關(guān)證明材料或進(jìn)行實(shí)地考察。3.禁止與無(wú)合法經(jīng)營(yíng)資格、信譽(yù)不佳、存在重大法律糾紛或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的單位簽訂合同。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草。起草合同應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或顯失公平的條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，準(zhǔn)確表達(dá)雙方的真實(shí)意思。合同條款應(yīng)完整、詳細(xì)，包括但不限于合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.對(duì)于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查其條款，確保符合法律法規(guī)要求和公司利益，對(duì)其中不利于公司的條款應(yīng)及時(shí)提出修改意見(jiàn)。（三）合同的審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同文本提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、條款是否完整準(zhǔn)確、權(quán)利義務(wù)是否明確對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否得當(dāng)?shù)取?.初審?fù)ㄟ^(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同文本連同相關(guān)資料一并提交給公司法律事務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)從法律角度對(duì)合同進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、有效性，以及合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。3.法律事務(wù)部門(mén)審核后，應(yīng)出具書(shū)面審核意見(jiàn)。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)及時(shí)進(jìn)行修改完善。如雙方對(duì)審核意見(jiàn)存在分歧，應(yīng)充分溝通協(xié)商，必要時(shí)可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題討論，確保合同合法合規(guī)。（四）合同的簽訂1.經(jīng)審核通過(guò)的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章。2.簽訂合同應(yīng)使用原件，不得使用復(fù)印件或傳真件。如因特殊情況需要使用復(fù)印件或傳真件簽訂合同的，應(yīng)在合同中明確約定以原件為準(zhǔn)，并要求對(duì)方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供原件。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送一份給法律事務(wù)部門(mén)備案，并將合同原件妥善保管，以便后續(xù)履行和查閱。三、合同的履行（一）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求，全面履行合同義務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括合同的簽訂時(shí)間、履行期限、履行進(jìn)度、款項(xiàng)收付、質(zhì)量驗(yàn)收等信息。3.公司應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于重大合同或履行過(guò)程中出現(xiàn)異常情況的合同，應(yīng)重點(diǎn)跟蹤和監(jiān)督。（二）合同款項(xiàng)的收付管理1.合同款項(xiàng)的收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提供合同履行情況及款項(xiàng)收付申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)審批程序辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。2.收款時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保款項(xiàng)及時(shí)足額到賬，并及時(shí)與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)款項(xiàng)未按時(shí)到賬或金額不符等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。3.付款時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核付款申請(qǐng)，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對(duì)于不符合合同約定或?qū)徟绦虻母犊钌暾?qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕支付。（三）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化或雙方協(xié)商一致需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等，并按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核和簽訂。2.如出現(xiàn)法定或約定的解除合同情形，需要解除合同的，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并簽訂書(shū)面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等，并按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核和簽訂。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)變更或解除協(xié)議辦理款項(xiàng)結(jié)算等手續(xù)。四、合同糾紛的處理（一）糾紛的預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂和履行的程序進(jìn)行操作，確保合同的合法性、有效性和可操作性，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，使其熟悉合同簽訂、履行過(guò)程中的注意事項(xiàng)和法律風(fēng)險(xiǎn)。3.在合同履行過(guò)程中，加強(qiáng)與合同相對(duì)方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解對(duì)方的需求和意見(jiàn)，妥善解決出現(xiàn)的問(wèn)題，避免矛盾激化引發(fā)糾紛。（二）糾紛的處理程序1.當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出初步的處理意見(jiàn)，并向公司法律事務(wù)部門(mén)報(bào)告。2.法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的情況和證據(jù)，進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)包括處理思路、法律依據(jù)、可能的結(jié)果等。3.根據(jù)糾紛處理方案，公司可與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)保持冷靜、理智，充分聽(tīng)取對(duì)方的意見(jiàn)，尋求雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，通過(guò)仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。4.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)注意證據(jù)的收集、整理和保存，確保在仲裁或訴訟中能夠有力地支持自己的主張。五、合同的歸檔與保管（一）合同歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件、副本、相關(guān)審批文件、往來(lái)信函、補(bǔ)充協(xié)議等資料整理齊全，移交公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，建立完善的合同檔案目錄，便于查閱和管理。（二）合同保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，防止合同檔案損壞、丟失或泄露。2.嚴(yán)格限制合同檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、外借合同檔案。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱，并做好查閱記錄。六、合同管理的考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.合同簽訂的規(guī)范性，包括合同相對(duì)方的選擇、合同文本的起草與審核、合同簽訂的程序等。2.合同履行的情況，包括合同履行的進(jìn)度、質(zhì)量、款項(xiàng)收付等。3.合同糾紛的處理情況，包括糾紛的預(yù)防措施、糾紛處理的結(jié)果等。4.合同檔案的管理情況，包括合同檔案的歸檔、保管、查閱等。（二）考核方式1.公司定期對(duì)各部門(mén)的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核方式包括自查自評(píng)、部門(mén)互評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，作為各部門(mén)年度績(jī)效考核的重要依據(jù)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于合同管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括但不限于獎(jiǎng)