村居文檔管理辦法一、總則（一）目的為加強村居文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于村居內(nèi)各類文件、資料、記錄等文檔的管理，包括但不限于上級部門下發(fā)文件、村居內(nèi)部工作文件、會議記錄、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：村居文檔管理工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專人負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管和利用。2.真實完整原則：文檔內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映村居工作的實際情況。3.安全保密原則：加強文檔的安全保密措施，防止文檔泄露、丟失或損壞。4.便于利用原則：文檔管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）村居負(fù)責(zé)人1.對村居文檔管理工作負(fù)總責(zé)，指導(dǎo)和監(jiān)督文檔管理工作的開展。2.審批重要文檔的保管期限、銷毀等事項。（二）文檔管理人員1.負(fù)責(zé)村居文檔的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、保管等工作。2.建立文檔管理臺賬，記錄文檔的出入庫情況。3.定期對文檔進行清查盤點，確保文檔的安全完整。4.按照規(guī)定提供文檔查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。5.對過期或無用的文檔進行清理，提出銷毀意見，報村居負(fù)責(zé)人審批后實施。（三）各部門（崗位）人員1.負(fù)責(zé)本部門（崗位）文件資料的形成、積累和整理工作，并定期移交文檔管理人員。2.嚴(yán)格遵守文檔管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借文檔。3.根據(jù)工作需要，及時向文檔管理人員申請查閱、借閱文檔。三、文檔的分類與編號（一）分類村居文檔分為以下幾類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、群團工作等方面的文件資料。2.行政管理類：包括村居工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、考勤記錄等文件資料。3.經(jīng)濟發(fā)展類：包括產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、項目申報、招商引資、財務(wù)收支等文件資料。4.社會事務(wù)類：包括民政、社保、衛(wèi)生、教育、文化、體育等方面的文件資料。5.安全穩(wěn)定類：包括安全生產(chǎn)、社會治安、信訪維穩(wěn)等方面的文件資料。6.其他類：不屬于上述分類的其他文件資料。（二）編號1.文檔編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式，例如：2023DQ001，表示2023年黨群工作類第1份文件。2.類別代碼按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，黨群工作類為DQ，行政管理類為XZ，經(jīng)濟發(fā)展類為JJ，社會事務(wù)類為SH，安全穩(wěn)定類為AW，其他類為QT。3.順序號為每類文檔的自然順序編號，從001開始依次編排。四、文檔的收集與整理（一）收集1.各部門（崗位）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整。2.上級部門下發(fā)的文件，由專人負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門（崗位）。3.村居內(nèi)部形成的文件資料，承辦部門（崗位）應(yīng)在文件辦理完畢后5個工作日內(nèi)整理好，移交文檔管理人員。（二）整理1.文檔管理人員收到文件資料后，應(yīng)及時進行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類。2.對每份文件資料進行編號，并填寫文檔目錄清單，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對文件資料進行裝訂，確保文件整齊、牢固。4.對于電子文檔，應(yīng)按照分類要求進行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢。五、文檔的保管（一）保管方式1.文檔應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.村居文檔的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文檔包括：村居重要的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、財務(wù)審計報告、人事檔案等。3.長期保管的文檔期限為10年至30年，包括：村居工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)合同等。4.短期保管的文檔期限為1年至5年，包括：一般性的文件資料、臨時性的工作記錄等。5.具體保管期限參照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。（三）保管環(huán)境1.檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。六、文檔的查閱與借閱（一）查閱1.村居內(nèi)部人員因工作需要查閱文檔，應(yīng)填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文檔管理人員處查閱。2.文檔管理人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的文檔，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱文檔，不得擅自將文檔帶出檔案室。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)文檔管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。（二）借閱1.村居內(nèi)部人員因工作需要借閱文檔，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、目的、時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意，村居負(fù)責(zé)人審批后，到文檔管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.文檔管理人員應(yīng)按照審批意見，提供相應(yīng)的文檔，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、時間、借閱期限等信息。3.借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀文檔。如發(fā)現(xiàn)文檔丟失或損壞，應(yīng)及時報告文檔管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文檔的保密與安全（一）保密措施1.加強文檔管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.對涉及村居機密的文檔，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，實行專人專管。3.在文檔的存儲、傳輸過程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止文檔泄露。4.嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機上存儲、處理涉密文檔。（二）安全管理1.建立健全文檔安全管理制度，加強對檔案室的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對文檔進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.對因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成文檔損壞或丟失的，應(yīng)及時采取補救措施，并向上級主管部門報告。八、文檔的銷毀（一）銷毀條件1.文檔保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效文檔。3.涉及村居機密的文檔，經(jīng)批準(zhǔn)需要銷毀的。（二）銷毀程序1.文檔管理人員定期對過期或無用的文檔進行清理，提出銷毀意見，填寫《文檔銷毀申請表》，注明文檔名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《文檔銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，