房管檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房管檔案的科學(xué)管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司房產(chǎn)管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有房產(chǎn)檔案的管理，包括但不限于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案、租賃合同檔案、房屋維修檔案、房產(chǎn)統(tǒng)計(jì)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司房管檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司房產(chǎn)管理的實(shí)際情況，不得虛假、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司房產(chǎn)管理決策、業(yè)務(wù)辦理等提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善房管檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)公司房管檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的完整與規(guī)范。3.建立健全房管檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對房管檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的賬實(shí)相符，對破損、褪色等不符合保管要求的檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全與保密。6.組織開展檔案鑒定工作，對已失去保存價值的檔案提出鑒定意見，按規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。7.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案信息服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過程中出現(xiàn)的問題。8.參與公司房產(chǎn)管理相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和改進(jìn)，為業(yè)務(wù)決策提供檔案支持。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的房管檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.在辦理房產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)過程中，及時將形成的各類文件材料交檔案管理部門歸檔，確保檔案的齊全與完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對、鑒定等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定使用檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉公司房產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和編目，建立準(zhǔn)確、完整的檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，確保檔案的安全存放。5.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施，防止檔案損壞、丟失或霉變。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集（一）收集范圍1.房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案：包括房屋所有權(quán)證、土地使用證、購房合同、產(chǎn)權(quán)變更文件等。2.租賃合同檔案：租賃合同、租賃補(bǔ)充協(xié)議、租金支付記錄、租賃房屋交接清單等。3.房屋維修檔案：維修申請報(bào)告、維修方案、維修合同、維修費(fèi)用清單、維修驗(yàn)收報(bào)告等。4.房產(chǎn)統(tǒng)計(jì)檔案：房產(chǎn)基本情況統(tǒng)計(jì)表、房產(chǎn)變動情況統(tǒng)計(jì)表、房產(chǎn)租金收入統(tǒng)計(jì)表等。5.其他與房產(chǎn)管理相關(guān)的文件材料，如房產(chǎn)評估報(bào)告、拆遷安置協(xié)議、物業(yè)管理文件等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。4.檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)移交檔案管理部門。（三）收集時間1.房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案應(yīng)在產(chǎn)權(quán)辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。2.租賃合同檔案應(yīng)在合同簽訂或變更后的[X]個工作日內(nèi)移交。3.房屋維修檔案應(yīng)在維修項(xiàng)目完成并驗(yàn)收合格后的[X]個工作日內(nèi)移交。4.房產(chǎn)統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)在每月或每季度結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)移交。5.其他臨時性業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案材料應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)移交。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將房管檔案分為產(chǎn)權(quán)檔案、租賃檔案、維修檔案、統(tǒng)計(jì)檔案等大類，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級、三級分類。例如，產(chǎn)權(quán)檔案可分為住宅產(chǎn)權(quán)檔案、商業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案等；租賃檔案可分為住宅租賃檔案、商業(yè)租賃檔案等。2.編號為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“CQ001”表示產(chǎn)權(quán)檔案中的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。同時，建立電子目錄，方便檔案的檢索和查詢。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原有順序，不得隨意裁剪或折疊文件。（三）整理流程1.檔案管理部門接收業(yè)務(wù)部門移交的檔案材料后，對其進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，確定每份檔案的類別和編號。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，并錄入電子目錄系統(tǒng)。4.對需要裝訂的檔案進(jìn)行裝訂，整理成冊。5.將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。具體保管期限如下：1.房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案：涉及公司重大房產(chǎn)權(quán)益的檔案應(yīng)永久保存；一般產(chǎn)權(quán)檔案保存期限為長期。2.租賃合同檔案：重要租賃合同保存期限為長期；一般租賃合同保存期限為短期。3.房屋維修檔案：維修項(xiàng)目涉及房屋主體結(jié)構(gòu)安全的檔案應(yīng)永久保存；其他維修檔案保存期限為長期。4.房產(chǎn)統(tǒng)計(jì)檔案：保存期限為短期。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。3.建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，保持庫房整潔、通風(fēng)良好。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全與完整。5.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理，確保檔案庫存的合理性和有效性。（三）檔案鑒定1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對已失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀的真實(shí)性和徹底性。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱房管檔案，查閱、借閱范圍應(yīng)與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)。涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和借閱。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的部門或個人，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱因工作需要借閱檔案的部門或個人，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的房管檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司房產(chǎn)管理提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描數(shù)字化處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號、編目，并存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。2.系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。同時，系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，可對檔案進(jìn)行相應(yīng)的操作。3.數(shù)據(jù)安全與備份加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化處理流程檔案整理：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。掃描錄入：使用專業(yè)的掃描設(shè)備對檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像錄入檔案管理信息系統(tǒng)。圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等圖像處理，確保圖像清晰、完整。數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像與檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。審核驗(yàn)收：對數(shù)字化檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量符合要求。2.檔案管理信息系統(tǒng)操作流程用戶登錄：檔案管理人員和經(jīng)授權(quán)的利用人員使用用戶名和密碼登錄檔案管理信息系統(tǒng)。檔案錄入：檔案管理人員將新形成的檔案信息錄入系統(tǒng)，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。查詢利用：利用人員根據(jù)工作需要，在系統(tǒng)中輸入查詢條件，查詢所需檔案信息。如需借閱檔案，可在系統(tǒng)中提交借閱申請。統(tǒng)計(jì)分析：檔案管理人員可利用系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。鑒定銷毀：檔案管理人員根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，在系統(tǒng)中對已失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理，并記錄銷毀情況。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對房管檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由公司辦公室、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.檔案安全保密措施的落實(shí)情況，包括檔案庫房的安全防護(hù)、檔案信息的保密等。4.檔案信息化管理工作的開展情況，如檔案數(shù)字化進(jìn)度、系統(tǒng)運(yùn)行情況等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每[X]年對房管檔案管理工作進(jìn)行一次全面的定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案實(shí)體管理、檔案信息化管理等方面。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和存在問