材料考察管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料考察管理工作，確保所采購(gòu)材料的質(zhì)量、性能、價(jià)格等符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及材料采購(gòu)、使用、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的材料考察管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：材料考察工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.科學(xué)性原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和手段，對(duì)材料進(jìn)行全面、客觀、準(zhǔn)確的考察。3.公正性原則：考察過(guò)程應(yīng)保持公正、公平，不受任何不正當(dāng)因素的干擾。4.效益性原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，降低采購(gòu)成本。二、考察職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定材料考察計(jì)劃，明確考察的材料種類、規(guī)格、數(shù)量、時(shí)間等要求。2.組織實(shí)施材料考察工作，包括聯(lián)系供應(yīng)商、安排考察行程、收集考察資料等。3.對(duì)考察結(jié)果進(jìn)行整理和分析，提出采購(gòu)建議。（二）質(zhì)量部門1.參與材料考察工作，對(duì)材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法等進(jìn)行審核和指導(dǎo)。2.負(fù)責(zé)對(duì)考察材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和評(píng)估，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。3.對(duì)材料質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行跟蹤和處理，確保所采購(gòu)材料符合質(zhì)量要求。（三）技術(shù)部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，提供材料的技術(shù)要求和規(guī)格參數(shù)。2.參與材料考察工作，對(duì)材料的技術(shù)性能、適用性等進(jìn)行評(píng)估和論證。3.協(xié)助解決材料考察過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。（四）財(cái)務(wù)部門1.參與材料考察工作，對(duì)材料價(jià)格進(jìn)行審核和評(píng)估。2.負(fù)責(zé)對(duì)材料采購(gòu)成本進(jìn)行核算和控制，確保采購(gòu)資金的合理使用。3.對(duì)材料考察費(fèi)用進(jìn)行審核和報(bào)銷。（五）使用部門1.提出材料的使用需求和性能要求，為材料考察提供參考依據(jù)。2.參與材料考察工作，對(duì)材料的實(shí)際使用效果進(jìn)行評(píng)價(jià)和反饋。3.協(xié)助采購(gòu)部門與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保所采購(gòu)材料滿足使用要求。三、考察流程（一）考察準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和材料庫(kù)存情況，制定材料考察計(jì)劃?？疾煊?jì)劃應(yīng)明確考察的材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、考察時(shí)間、考察地點(diǎn)、考察人員等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門根據(jù)考察計(jì)劃，收集相關(guān)材料的技術(shù)資料、市場(chǎng)信息、供應(yīng)商資料等，為考察工作做好準(zhǔn)備。3.采購(gòu)部門組織考察人員學(xué)習(xí)考察計(jì)劃和相關(guān)材料知識(shí)，明確考察目的、內(nèi)容、方法和要求。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.采購(gòu)部門根據(jù)材料考察計(jì)劃，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)出考察邀請(qǐng)函?？疾煅?qǐng)函應(yīng)明確考察時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、要求等事項(xiàng)。3.供應(yīng)商收到考察邀請(qǐng)函后，應(yīng)按照要求準(zhǔn)備相關(guān)資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、業(yè)績(jī)證明、產(chǎn)品樣本等，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)采購(gòu)部門。（三）實(shí)地考察1.采購(gòu)部門組織考察人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察應(yīng)包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力、售后服務(wù)等方面。2.考察人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取供應(yīng)商的介紹，查看相關(guān)資料和現(xiàn)場(chǎng)情況，并做好記錄?？疾煊涗洃?yīng)包括考察時(shí)間、地點(diǎn)、考察人員、考察內(nèi)容、考察結(jié)果等信息。3.考察人員可根據(jù)需要對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或試用，以驗(yàn)證其質(zhì)量和性能。抽樣檢驗(yàn)或試用應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，并做好記錄。（四）考察評(píng)估1.采購(gòu)部門組織考察人員對(duì)考察情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，形成考察報(bào)告?？疾靾?bào)告應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、考察內(nèi)容、考察結(jié)果、存在問(wèn)題、改進(jìn)建議等內(nèi)容。2.考察人員應(yīng)根據(jù)考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)指標(biāo)可包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面。評(píng)價(jià)結(jié)果可分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.采購(gòu)部門根據(jù)考察評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立合格供應(yīng)商檔案。合格供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、考察報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合作記錄等內(nèi)容。（五）采購(gòu)決策1.采購(gòu)部門根據(jù)考察評(píng)估結(jié)果和公司采購(gòu)需求，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。采購(gòu)談判應(yīng)明確采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，并簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改不力，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。四、考察內(nèi)容（一）供應(yīng)商資質(zhì)1.供應(yīng)商應(yīng)具有合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)等相關(guān)資質(zhì)證書(shū)。2.供應(yīng)商應(yīng)具備良好的企業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況，無(wú)不良記錄。（二）產(chǎn)品質(zhì)量1.供應(yīng)商應(yīng)建立完善的質(zhì)量管理體系，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品合格證等相關(guān)質(zhì)量證明文件，并對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或試用，以驗(yàn)證其質(zhì)量和性能。（三）產(chǎn)品價(jià)格1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)、招標(biāo)等方式，了解同類產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格水平，并與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取合理的采購(gòu)價(jià)格。2.采購(gòu)部門應(yīng)綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。（四）交貨期1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的交貨期按時(shí)交付貨物。如因特殊原因需要延期交貨，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購(gòu)部門，并說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立交貨期跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握供應(yīng)商的交貨情況，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施盡快交付貨物。（五）售后服務(wù)1.供應(yīng)商應(yīng)提供良好的售后服務(wù)，如產(chǎn)品安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)、技術(shù)支持等。2.采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商在采購(gòu)合同中明確售后服務(wù)條款，如售后服務(wù)期限、售后服務(wù)方式、售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間等，并在合同執(zhí)行過(guò)程中對(duì)供應(yīng)商的售后服務(wù)情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)價(jià)。五、考察記錄與檔案管理（一）考察記錄1.考察人員應(yīng)認(rèn)真做好考察記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括考察時(shí)間、地點(diǎn)、考察人員、考察內(nèi)容、考察結(jié)果等信息?？疾煊涗洃?yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并由考察人員簽字確認(rèn)。2.考察記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔的形式進(jìn)行保存，保存期限為[X]年。（二）檔案管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、考察報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合作記錄等內(nèi)容。合格供應(yīng)商檔案應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔的形式進(jìn)行保存，保存期限為[X]年。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)合格供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理和更新，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.公司其他部門如需查閱合格供應(yīng)商檔案，應(yīng)向采購(gòu)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案內(nèi)容。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)材料考察管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查考察計(jì)劃的執(zhí)行情況、考察結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性、采購(gòu)決策的合理性等方面。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)材料考察管理工作中存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，配合做好相關(guān)工作。2.公司如發(fā)現(xiàn)外部監(jiān)督檢查中存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。七、違規(guī)處理（一）對(duì)考察人員的違規(guī)處理1.考察人員如在考察工作中存在弄虛作假、收受賄賂、泄露商業(yè)機(jī)密等違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.考察人員如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）對(duì)供應(yīng)商的違規(guī)處理1.供應(yīng)商如在材料考察過(guò)程中存在提供