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開(kāi)口合同管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司開(kāi)口合同管理,規(guī)范合同簽訂、履行、變更、結(jié)算等流程,有效防范合同風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)公司合法權(quán)益,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司所有開(kāi)口合同的管理。開(kāi)口合同是指在合同簽訂時(shí),合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格等主要條款未確定,需要在合同履行過(guò)程中逐步明確的合同。(三)管理原則1.依法合規(guī)原則:開(kāi)口合同的簽訂、履行、變更等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),確保合同合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則:加強(qiáng)對(duì)開(kāi)口合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和控制,采取有效措施防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.全程管理原則:對(duì)開(kāi)口合同的全過(guò)程進(jìn)行管理,包括合同簽訂前的評(píng)審、合同履行過(guò)程中的監(jiān)控、合同變更的審批、合同結(jié)算的審核等。4.協(xié)作配合原則:各部門(mén)應(yīng)密切協(xié)作,相互配合,共同做好開(kāi)口合同的管理工作。二、職責(zé)分工(一)合同管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善開(kāi)口合同管理制度和流程。2.參與開(kāi)口合同的談判、起草、評(píng)審等工作。3.負(fù)責(zé)開(kāi)口合同的簽訂、歸檔、保管等工作。4.對(duì)開(kāi)口合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)開(kāi)口合同變更的審核和備案工作。6.參與開(kāi)口合同的結(jié)算審核工作。(二)業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)開(kāi)口合同項(xiàng)目的發(fā)起和需求確認(rèn)。2.參與開(kāi)口合同的談判、起草、評(píng)審等工作。3.負(fù)責(zé)開(kāi)口合同的具體履行工作,按照合同約定及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。4.負(fù)責(zé)開(kāi)口合同變更的申請(qǐng)和說(shuō)明。5.配合合同管理部門(mén)做好開(kāi)口合同的結(jié)算工作。(三)財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與開(kāi)口合同的評(píng)審,從財(cái)務(wù)角度提出意見(jiàn)和建議。2.負(fù)責(zé)開(kāi)口合同的資金預(yù)算和支付管理。3.參與開(kāi)口合同的結(jié)算審核工作,對(duì)合同款項(xiàng)的支付進(jìn)行審核和把關(guān)。(四)法務(wù)部門(mén)1.參與開(kāi)口合同的談判、起草、評(píng)審等工作,從法律角度提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。2.對(duì)開(kāi)口合同的合法性進(jìn)行審查,防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.處理開(kāi)口合同履行過(guò)程中的法律糾紛。三、合同簽訂(一)項(xiàng)目發(fā)起業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起開(kāi)口合同項(xiàng)目,填寫(xiě)《開(kāi)口合同項(xiàng)目申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、預(yù)計(jì)金額、預(yù)計(jì)履行期限等信息,并提交相關(guān)資料。(二)需求確認(rèn)合同管理部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的《開(kāi)口合同項(xiàng)目申請(qǐng)表》進(jìn)行審核,組織相關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)后,由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行溝通,明確合同主要條款。(三)談判與起草業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶進(jìn)行談判,根據(jù)需求確認(rèn)情況起草合同文本。合同文本應(yīng)明確合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、履行地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等主要條款。對(duì)于開(kāi)口部分的條款,應(yīng)明確約定確定方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。(四)評(píng)審合同管理部門(mén)組織業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)合同文本進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)可控性等。各部門(mén)應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工提出評(píng)審意見(jiàn),業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)評(píng)審意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。(五)簽訂合同文本經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后,由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂合同。簽訂后的合同文本應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章,并及時(shí)歸檔保管。四、合同履行(一)計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃,明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等信息,并提交合同管理部門(mén)備案。(二)資料提供業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)向客戶提供相關(guān)資料和信息,確保合同履行的順利進(jìn)行。同時(shí),應(yīng)將相關(guān)資料和信息抄送合同管理部門(mén)。(三)進(jìn)度跟蹤合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)開(kāi)口合同的履行進(jìn)度進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控,及時(shí)掌握合同履行情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通協(xié)調(diào),采取有效措施解決問(wèn)題。(四)變更管理1.變更申請(qǐng):在合同履行過(guò)程中,如因客觀原因需要變更合同條款,業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《開(kāi)口合同變更申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容、變更后的合同金額等信息,并提交相關(guān)資料。2.變更評(píng)審:合同管理部門(mén)組織業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、可行性、對(duì)合同履行的影響等。各部門(mén)應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工提出評(píng)審意見(jiàn),業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)評(píng)審意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。3.變更審批:變更申請(qǐng)經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后,業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶協(xié)商簽訂變更協(xié)議,并將變更協(xié)議副本提交合同管理部門(mén)備案。五、合同結(jié)算(一)結(jié)算申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同履行完畢后,及時(shí)填寫(xiě)《開(kāi)口合同結(jié)算申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明合同履行情況、結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等信息,并提交相關(guān)資料。(二)結(jié)算審核合同管理部門(mén)組織業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同履行情況、結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、結(jié)算依據(jù)的充分性等。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)結(jié)算金額進(jìn)行審核和把關(guān),確保合同款項(xiàng)的支付符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。(三)結(jié)算審批結(jié)算申請(qǐng)經(jīng)審核通過(guò)后,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后,財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定辦理付款手續(xù)。六、合同檔案管理(一)歸檔范圍開(kāi)口合同的檔案資料包括合同文本、合同評(píng)審意見(jiàn)、合同變更協(xié)議、結(jié)算申請(qǐng)及審核資料、履行過(guò)程中的相關(guān)資料等。(二)歸檔要求1.合同管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理工作,確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.合同檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類整理,建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。3.合同檔案應(yīng)妥善保管,防止丟失、損壞和泄露。(三)查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的,應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》,經(jīng)合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查閱。2.因工作需要借閱合同檔案的,應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》,經(jīng)合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日,借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案,并確保檔案的安全和完整。七、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)開(kāi)口合同的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,檢查合同簽訂、履行、變更、結(jié)算等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn),并跟蹤整改落實(shí)情況。(二)外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門(mén)和行業(yè)協(xié)會(huì)的監(jiān)督檢查,及時(shí)提供有關(guān)開(kāi)口合同管理的資料和信息,接受外部監(jiān)督。八、責(zé)任追究(一)責(zé)任認(rèn)定在開(kāi)口合同管理過(guò)程中,如因相關(guān)人員的故意或過(guò)失導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生,給公司造成損失的,應(yīng)
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