按需印刷管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司按需印刷業(yè)務(wù)的管理，提高工作效率，保證印刷質(zhì)量，降低成本，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展及客戶需求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及與按需印刷相關(guān)的外部合作單位，涵蓋公司所有按需印刷業(yè)務(wù)的策劃、申請(qǐng)、審批、執(zhí)行、交付及后續(xù)管理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：按需印刷業(yè)務(wù)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)開展合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：始終將印刷質(zhì)量放在首位，從源文件審核、印刷設(shè)備選用、印刷工藝控制到成品檢驗(yàn)，都要確保印刷品符合高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，滿足客戶要求。3.成本效益原則：在保證印刷質(zhì)量的前提下，合理控制按需印刷成本，優(yōu)化工作流程，提高資源利用效率，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密或客戶隱私的印刷內(nèi)容，嚴(yán)格做好保密工作，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.負(fù)責(zé)提出按需印刷的業(yè)務(wù)需求，明確印刷品的內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等詳細(xì)要求，并填寫《按需印刷申請(qǐng)表》。2.對(duì)提交的印刷內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤、符合公司政策及相關(guān)法律法規(guī)要求。3.負(fù)責(zé)與印刷供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)印刷細(xì)節(jié)，跟進(jìn)印刷進(jìn)度，及時(shí)反饋需求變更信息。4.對(duì)印刷成品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印刷質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否符合要求，并在《按需印刷驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。（二）采購(gòu)部門1.根據(jù)需求部門提交的《按需印刷申請(qǐng)表》，按照公司采購(gòu)流程，選擇合適的印刷供應(yīng)商。2.與選定的印刷供應(yīng)商簽訂印刷合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、印刷價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。3.負(fù)責(zé)監(jiān)督印刷合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問題。4.定期對(duì)印刷供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期等信息，作為后續(xù)合作的參考依據(jù)。（三）質(zhì)量控制部門1.制定按需印刷的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，確保印刷質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。2.在印刷過(guò)程中，定期對(duì)印刷品進(jìn)行抽檢，檢查印刷質(zhì)量、色彩還原度、套準(zhǔn)精度等指標(biāo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知供應(yīng)商整改。3.對(duì)印刷成品進(jìn)行全面檢驗(yàn)，包括外觀、尺寸、內(nèi)容準(zhǔn)確性等方面的檢查，確保成品質(zhì)量合格。4.負(fù)責(zé)處理客戶對(duì)印刷質(zhì)量的投訴，組織相關(guān)部門進(jìn)行分析和整改，跟蹤整改效果。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)按需印刷費(fèi)用的預(yù)算編制和審核，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.根據(jù)印刷合同和驗(yàn)收單，辦理印刷費(fèi)用的結(jié)算手續(xù)，審核發(fā)票及付款申請(qǐng)，確保資金支付準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)按需印刷業(yè)務(wù)的成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）行政部門1.負(fù)責(zé)按需印刷業(yè)務(wù)所涉及的辦公場(chǎng)地、設(shè)備設(shè)施等資源的調(diào)配和管理，確保業(yè)務(wù)開展有必要的硬件條件。2.協(xié)助需求部門和采購(gòu)部門做好與外部印刷供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)工作，提供必要的行政支持。3.負(fù)責(zé)按需印刷業(yè)務(wù)相關(guān)文件、資料的整理和歸檔工作，建立健全業(yè)務(wù)檔案管理制度。三、按需印刷流程（一）需求申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《按需印刷申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印刷品的名稱、用途、內(nèi)容簡(jiǎn)介、規(guī)格要求（如尺寸、紙張類型、裝訂方式等）、數(shù)量、交付時(shí)間、預(yù)算金額等信息，并附上印刷內(nèi)容的電子文檔或樣稿。2.《按需印刷申請(qǐng)表》由需求部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至采購(gòu)部門。（二）供應(yīng)商選擇與合同簽訂1.采購(gòu)部門收到《按需印刷申請(qǐng)表》后，根據(jù)需求內(nèi)容和公司供應(yīng)商管理政策，對(duì)潛在的印刷供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)估。2.選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)單及印刷方案。3.采購(gòu)部門對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、印刷質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合比較，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.與選定的供應(yīng)商簽訂印刷合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、印刷價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，采購(gòu)部門將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（三）印刷前準(zhǔn)備1.需求部門負(fù)責(zé)將最終確定的印刷內(nèi)容電子文檔提供給供應(yīng)商，并與供應(yīng)商溝通印刷細(xì)節(jié)，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解需求。2.質(zhì)量控制部門根據(jù)印刷品的要求，制定詳細(xì)的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)計(jì)劃，準(zhǔn)備好檢驗(yàn)工具和設(shè)備。3.供應(yīng)商根據(jù)合同要求，做好印刷前的準(zhǔn)備工作，包括文件排版、制版、紙張準(zhǔn)備、油墨調(diào)配等，確保印刷工作順利進(jìn)行。（四）印刷過(guò)程監(jiān)控1.質(zhì)量控制部門按照檢驗(yàn)計(jì)劃，定期對(duì)印刷過(guò)程進(jìn)行抽檢，檢查印刷質(zhì)量、色彩還原度、套準(zhǔn)精度等指標(biāo)。2.如發(fā)現(xiàn)印刷質(zhì)量問題，質(zhì)量控制部門及時(shí)通知供應(yīng)商停止印刷，要求其分析原因并采取整改措施。整改完成后，重新進(jìn)行抽檢，直至印刷質(zhì)量符合要求。3.需求部門可根據(jù)實(shí)際情況，在印刷過(guò)程中對(duì)印刷內(nèi)容進(jìn)行必要的調(diào)整，但需提前通知供應(yīng)商，并確保調(diào)整后的內(nèi)容符合合同要求。（五）成品驗(yàn)收1.印刷完成后，供應(yīng)商將印刷成品交付至公司指定地點(diǎn)。需求部門按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)印刷成品進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括印刷質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、內(nèi)容準(zhǔn)確性、外觀等方面。需求部門驗(yàn)收合格后，在《按需印刷驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。3.如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題，需求部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。整改費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)，如因整改導(dǎo)致交付延遲，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（六）費(fèi)用結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)《按需印刷申請(qǐng)表》、印刷合同、驗(yàn)收單及發(fā)票等相關(guān)資料，辦理印刷費(fèi)用的結(jié)算手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票及付款申請(qǐng)，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。如發(fā)票信息與合同約定不符，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并要求供應(yīng)商重新開具發(fā)票。3.印刷費(fèi)用結(jié)算完成后，財(cái)務(wù)部門將相關(guān)憑證進(jìn)行整理歸檔，作為公司財(cái)務(wù)核算的依據(jù)。四、印刷質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量控制部門根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部要求，結(jié)合不同印刷品的特點(diǎn)，制定詳細(xì)的按需印刷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋印刷品的外觀質(zhì)量（如色澤均勻度、墨色飽滿度、套印精度、有無(wú)瑕疵等）、內(nèi)容準(zhǔn)確性（如文字清晰、圖像完整、無(wú)錯(cuò)別字、無(wú)排版錯(cuò)誤等）、尺寸規(guī)格（符合設(shè)計(jì)要求）等方面的具體要求。（二）檢驗(yàn)流程1.首件檢驗(yàn)：在印刷開始前，供應(yīng)商應(yīng)提供首件印刷品，質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面檢驗(yàn)。首件檢驗(yàn)合格后方可批量印刷。2.過(guò)程抽檢：在印刷過(guò)程中，質(zhì)量控制部門定期對(duì)印刷品進(jìn)行抽檢，抽檢頻率根據(jù)印刷數(shù)量和風(fēng)險(xiǎn)程度確定。抽檢發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知供應(yīng)商整改。3.成品檢驗(yàn)：印刷完成后，質(zhì)量控制部門對(duì)所有印刷成品進(jìn)行逐件或抽樣檢驗(yàn)，確保成品質(zhì)量符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（三）不合格品處理1.對(duì)于檢驗(yàn)不合格的印刷品，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)填寫《不合格品記錄單》，詳細(xì)記錄不合格品的數(shù)量、問題描述、發(fā)現(xiàn)時(shí)間等信息。2.將不合格品反饋給供應(yīng)商，要求其分析原因并采取整改措施。整改完成后，重新提交檢驗(yàn)，直至合格。3.對(duì)于無(wú)法整改或整改后仍不合格的印刷品，根據(jù)合同約定進(jìn)行處理，如返工、降價(jià)、拒收等，由此產(chǎn)生的損失由供應(yīng)商承擔(dān)。五、成本管理（一）預(yù)算編制1.需求部門在提出按需印刷申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制預(yù)算，明確印刷費(fèi)用的大致范圍。預(yù)算編制應(yīng)綜合考慮印刷品的內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、印刷工藝、紙張成本等因素。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)需求部門提交的預(yù)算進(jìn)行審核，結(jié)合公司歷史數(shù)據(jù)和市場(chǎng)行情，對(duì)預(yù)算的合理性進(jìn)行評(píng)估，并提出調(diào)整建議。3.經(jīng)審核后的預(yù)算作為按需印刷業(yè)務(wù)費(fèi)用控制的依據(jù)，納入公司年度預(yù)算管理體系。（二）成本控制措施1.采購(gòu)部門通過(guò)與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，爭(zhēng)取合理的印刷價(jià)格。在選擇供應(yīng)商時(shí)，充分考慮其價(jià)格優(yōu)勢(shì)、質(zhì)量保證能力和服務(wù)水平，確保在保證質(zhì)量的前提下降低采購(gòu)成本。2.優(yōu)化印刷工藝，根據(jù)印刷品的特點(diǎn)和要求，選擇合適的印刷工藝和設(shè)備，避免不必要的工藝?yán)速M(fèi)，提高生產(chǎn)效率，降低單位印刷成本。3.加強(qiáng)對(duì)印刷過(guò)程的成本監(jiān)控，控制紙張、油墨等原材料的消耗，避免浪費(fèi)。對(duì)于印刷過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題導(dǎo)致的額外成本，如返工費(fèi)用等，由責(zé)任方承擔(dān)。4.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)按需印刷業(yè)務(wù)的成本進(jìn)行核算和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本控制中的問題，并提出改進(jìn)措施。通過(guò)成本分析，為公司制定合理的印刷價(jià)格和成本預(yù)算提供參考依據(jù)。六、保密管理（一）保密責(zé)任1.公司所有參與按需印刷業(yè)務(wù)的人員，包括需求部門員工、采購(gòu)部門員工、質(zhì)量控制部門員工、財(cái)務(wù)部門員工以及印刷供應(yīng)商工作人員等，均有義務(wù)對(duì)涉及公司機(jī)密或客戶隱私的印刷內(nèi)容嚴(yán)格保密。2.各部門負(fù)責(zé)人為本部門保密工作的第一責(zé)任人，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工的保密教育和管理，確保保密制度的有效執(zhí)行。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密內(nèi)容的印刷文件，在傳遞、存儲(chǔ)、使用過(guò)程中，應(yīng)采取加密、專人保管等措施，防止信息泄露。2.與印刷供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議，明確供應(yīng)商在印刷過(guò)程中的保密責(zé)任和義務(wù)，要求供應(yīng)商對(duì)接觸到的公司機(jī)密信息嚴(yán)格保密，并采取相應(yīng)的保密措施。3.在印刷完成后，對(duì)剩余的印刷內(nèi)容電子文檔和紙質(zhì)文件進(jìn)行妥善處理，如刪除、銷毀等，確保信息不被非法獲取。4.加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域的安全管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入涉及保密印刷業(yè)務(wù)的工作區(qū)域，防止信息在辦公場(chǎng)所被竊取。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)任何人員違反保密規(guī)定，泄露公司機(jī)密或客戶隱私，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.對(duì)于因違反保密規(guī)定給公司或客戶造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案管理（一）檔案范圍按需印刷業(yè)務(wù)檔案包括《按需印刷申請(qǐng)表》、印刷合同、印刷內(nèi)容電子文檔、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件和資料。（二）檔案整理1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)按需印刷業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和歸檔。按照業(yè)務(wù)流程和時(shí)間順序，將各類檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.對(duì)紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目，制作檔案目錄清單，便于查閱和管理。對(duì)電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引，方便快速檢索。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等，確保檔案資料的安全保管。2.制定檔案保管期限，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對(duì)不同類型的檔案資料確定合理的保管期限。保管期限屆滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或存檔。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案資料的數(shù)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱按需印刷業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.行政部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指