收養(yǎng)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)收養(yǎng)檔案管理，規(guī)范收養(yǎng)檔案整理和保管，有效保護(hù)和利用收養(yǎng)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)民法典》以及國(guó)家有關(guān)收養(yǎng)政策法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在辦理收養(yǎng)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則收養(yǎng)檔案管理遵循真實(shí)、完整、安全、有效利用的原則，確保收養(yǎng)檔案能夠準(zhǔn)確反映收養(yǎng)業(yè)務(wù)的全過(guò)程，便于查詢、追溯和監(jiān)督。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善收養(yǎng)檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理收養(yǎng)檔案，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期對(duì)收養(yǎng)檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案質(zhì)量和安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)收養(yǎng)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門收養(yǎng)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的后續(xù)管理工作。3.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案利用工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保收養(yǎng)檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)收養(yǎng)檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，保證檔案整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和檢索工作，為檔案利用提供便利。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.收養(yǎng)申請(qǐng)書，包括收養(yǎng)人基本情況、收養(yǎng)目的、收養(yǎng)意愿等內(nèi)容。2.收養(yǎng)人身份證明材料，如身份證、戶口簿、結(jié)婚證等。3.收養(yǎng)人所在單位或村（居）委會(huì)出具的收養(yǎng)人婚姻狀況、有無(wú)子女和撫養(yǎng)教育被收養(yǎng)人的能力等情況的證明。4.縣級(jí)以上醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的未患有在醫(yī)學(xué)上認(rèn)為不應(yīng)當(dāng)收養(yǎng)子女的疾病的身體健康檢查證明。5.收養(yǎng)登記機(jī)關(guān)指定的收養(yǎng)評(píng)估機(jī)構(gòu)出具的收養(yǎng)評(píng)估報(bào)告。6.被收養(yǎng)人的情況證明，如出生證明、戶口簿等。7.送養(yǎng)人的身份證明材料及送養(yǎng)意愿證明。8.收養(yǎng)協(xié)議（如有）。9.收養(yǎng)登記過(guò)程中形成的各類審批表、登記表、詢問(wèn)筆錄等。10.其他與收養(yǎng)業(yè)務(wù)相關(guān)的材料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收養(yǎng)業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中同步收集相關(guān)檔案資料，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，內(nèi)容清晰、完整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保其可讀性和完整性。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)人員在辦理收養(yǎng)業(yè)務(wù)過(guò)程中，按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集各類檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料符合要求后，填寫檔案移交清單，將檔案資料移交檔案管理部門。3.檔案管理部門接收檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單，對(duì)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通解決。四、檔案整理（一）整理原則收養(yǎng)檔案整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照收養(yǎng)業(yè)務(wù)流程，分為收養(yǎng)申請(qǐng)、審核審批、收養(yǎng)登記等類別。2.每個(gè)類別下再根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如收養(yǎng)申請(qǐng)類可分為收養(yǎng)申請(qǐng)書、收養(yǎng)人身份證明材料等。（三）編號(hào)規(guī)則1.收養(yǎng)檔案編號(hào)采用“年度+業(yè)務(wù)類別+順序號(hào)”的方式編制。2.年度為檔案形成年份，用四位數(shù)字表示；業(yè)務(wù)類別用兩位數(shù)字表示，如01表示收養(yǎng)申請(qǐng)，02表示審核審批等；順序號(hào)用四位數(shù)字表示，從0001開(kāi)始依次編排。3.例如，2023年第5份收養(yǎng)申請(qǐng)檔案編號(hào)為2023010005。（四）裝訂要求1.檔案資料應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其符合A4紙張要求。（五）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案資料的主要內(nèi)容，日期填寫檔案形成日期，保管期限按照相關(guān)規(guī)定確定。3.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與檔案庫(kù)房分開(kāi)，以防意外情況發(fā)生。（三）檔案清查1.定期對(duì)收養(yǎng)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、保管狀況良好。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問(wèn)題及處理情況等。六、檔案鑒定（一）鑒定原則收養(yǎng)檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、實(shí)事求是、準(zhǔn)確判定的原則，確保檔案的保存價(jià)值和保管期限合理確定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)收養(yǎng)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案與收養(yǎng)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性和重要性。3.檔案的保存價(jià)值和保管期限。（四）鑒定方法1.查閱檔案資料，了解檔案形成背景和業(yè)務(wù)過(guò)程，分析檔案的歷史和現(xiàn)實(shí)意義。2.征求業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的意見(jiàn)，綜合評(píng)估檔案的利用價(jià)值。3.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（五）鑒定結(jié)果處理1.經(jīng)鑒定，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保管；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交公司/組織財(cái)務(wù)部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程合規(guī)、徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.收養(yǎng)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作開(kāi)展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況，如電子檔案數(shù)量、存儲(chǔ)容量、利用次數(shù)等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月編制檔案統(tǒng)計(jì)月報(bào)，反映當(dāng)月檔案工作情況。月報(bào)內(nèi)容包括檔案數(shù)量變化、工作進(jìn)展、存在問(wèn)題等。2.每年編制檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，全面總結(jié)年度檔案工作。年報(bào)內(nèi)容應(yīng)涵蓋全年檔案工作的各項(xiàng)指標(biāo)完成情況、工作成效、分析與建議等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用原則收養(yǎng)檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，確保檔案信息的合理使用，維護(hù)收養(yǎng)當(dāng)事人的合法權(quán)益。（二）利用范圍1.收養(yǎng)當(dāng)事人及其法定代理人可查閱、復(fù)制與其收養(yǎng)業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因工作需要，依法可查閱、借閱收養(yǎng)檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人，可根據(jù)規(guī)定查閱、利用收養(yǎng)檔案。（三）利用流程1.收養(yǎng)當(dāng)事人及其法定代理人查閱、復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，在指定地點(diǎn)查閱、復(fù)制。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和工作證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.其他單位或個(gè)人查閱、利用檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照上述規(guī)定辦理利用手續(xù)。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的收養(yǎng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為收養(yǎng)業(yè)務(wù)辦理提供便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)收養(yǎng)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰、完整。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為PDF格式，并進(jìn)行加密處理，確保文件安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.將檔案目錄信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。2.將數(shù)字化掃描后的電子文件與檔案目錄進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（四）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、歸還、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項(xiàng)需求。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)用戶職責(zé)和需求，分配相應(yīng)