抵押權(quán)證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司抵押權(quán)證的管理，規(guī)范抵押權(quán)證的取得、保管、使用、處置等行為，保障公司資產(chǎn)安全，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在各類經(jīng)濟活動中涉及的抵押權(quán)證管理，包括但不限于房地產(chǎn)抵押權(quán)證、土地使用權(quán)抵押權(quán)證、機器設(shè)備抵押權(quán)證等。（三）基本原則1.合法性原則抵押權(quán)證的管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保各項操作合法合規(guī)。2.安全性原則采取有效措施保障抵押權(quán)證的安全，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則規(guī)范抵押權(quán)證的管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求，確保管理工作有序進行。4.效益性原則在保障抵押權(quán)證安全的前提下，提高管理效率，降低管理成本，為公司創(chuàng)造最大效益。二、抵押權(quán)證的取得（一）抵押合同簽訂1.在簽訂抵押合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同法務(wù)部門對抵押人主體資格、抵押物產(chǎn)權(quán)狀況等進行盡職調(diào)查，確保抵押合同合法有效。2.抵押合同應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利義務(wù)、抵押物的詳細(xì)情況、抵押擔(dān)保的范圍、抵押期限等條款。3.抵押合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交給權(quán)證管理部門備案。（二）抵押登記申請1.根據(jù)抵押合同約定，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)向有權(quán)登記機關(guān)提出抵押登記申請，并提交相關(guān)資料。2.提交的資料應(yīng)包括抵押登記申請書、抵押合同、抵押物的產(chǎn)權(quán)證書、抵押人的身份證明等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保提交資料的真實性、完整性和有效性，對資料的真實性負(fù)責(zé)。（三）抵押登記辦理1.權(quán)證管理部門負(fù)責(zé)跟蹤抵押登記辦理進度，及時與登記機關(guān)溝通協(xié)調(diào)，確保抵押登記順利完成。2.如在辦理過程中出現(xiàn)問題或需要補充資料，權(quán)證管理部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門解決問題。3.抵押登記完成后，權(quán)證管理部門應(yīng)及時領(lǐng)取抵押權(quán)證，并進行核對，確保抵押權(quán)證內(nèi)容與抵押登記申請資料一致。三、抵押權(quán)證的保管（一）保管方式1.抵押權(quán)證應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.抵押權(quán)證應(yīng)存放在專門的保險柜或檔案柜中，并設(shè)置必要的安全防護設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等。3.對于異地存放的抵押權(quán)證，應(yīng)采取安全可靠的運輸方式，并確保運輸過程中的安全。（二）保管要求1.保管人員應(yīng)建立抵押權(quán)證保管臺賬，詳細(xì)記錄抵押權(quán)證的名稱、編號、取得日期、保管期限等信息。2.抵押權(quán)證應(yīng)分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)定期對抵押權(quán)證進行盤點，確保賬實相符。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、出借抵押權(quán)證。確因工作需要查閱的，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，并在指定地點查閱，不得帶離保管場所。4.如發(fā)現(xiàn)抵押權(quán)證丟失、損壞或被盜等情況，保管人員應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施防止損失擴大。同時，應(yīng)及時向公安機關(guān)報案，并協(xié)助公安機關(guān)進行調(diào)查處理。四、抵押權(quán)證的使用（一）使用范圍抵押權(quán)證僅用于與抵押擔(dān)保相關(guān)的業(yè)務(wù)活動，如貸款發(fā)放、債務(wù)清償、抵押物處置等。（二）使用流程1.業(yè)務(wù)部門因工作需要使用抵押權(quán)證時，應(yīng)填寫《抵押權(quán)證使用申請表》，詳細(xì)說明使用目的、使用期限、歸還時間等內(nèi)容，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)資料。2.《抵押權(quán)證使用申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，權(quán)證管理部門根據(jù)審批意見向業(yè)務(wù)部門發(fā)放抵押權(quán)證，并做好發(fā)放登記手續(xù)。4.業(yè)務(wù)部門使用抵押權(quán)證完畢后，應(yīng)及時將抵押權(quán)證歸還權(quán)證管理部門，并辦理歸還登記手續(xù)。（三）使用監(jiān)督1.權(quán)證管理部門應(yīng)定期對抵押權(quán)證的使用情況進行檢查，確保抵押權(quán)證按照規(guī)定用途使用，不得挪作他用。2.如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門違規(guī)使用抵押權(quán)證，權(quán)證管理部門應(yīng)及時制止，并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進行嚴(yán)肅處理。五、抵押權(quán)證的處置（一）處置條件1.當(dāng)主債權(quán)得到清償、抵押期限屆滿或出現(xiàn)其他法定或約定的情形時，應(yīng)及時對抵押權(quán)證進行處置。2.在處置抵押權(quán)證前，應(yīng)確保相關(guān)債務(wù)已經(jīng)全部清償或有其他合法的處置依據(jù)。（二）處置方式1.抵押物處置方式包括但不限于拍賣、變賣、折價等。具體處置方式應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)及抵押合同約定確定。2.在進行抵押物處置時，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的程序進行，確保處置過程合法合規(guī)、公開透明。3.處置抵押物所得價款應(yīng)首先用于清償主債權(quán)及相關(guān)費用，如有剩余，應(yīng)按照抵押合同約定返還抵押人。（三）處置流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況提出抵押物處置申請，并提交相關(guān)資料，如主債權(quán)清償證明、抵押合同、抵押物評估報告等。2.申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，成立抵押物處置工作小組，負(fù)責(zé)具體處置工作。工作小組應(yīng)包括業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員。4.抵押物處置工作小組應(yīng)制定詳細(xì)的處置方案，明確處置方式、處置程序、時間安排等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.根據(jù)處置方案，組織實施抵押物處置工作，如委托拍賣機構(gòu)進行拍賣、與買受人簽訂變賣協(xié)議等。6.抵押物處置完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將處置結(jié)果報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并辦理相關(guān)手續(xù)，如注銷抵押登記等。同時，權(quán)證管理部門應(yīng)將抵押權(quán)證收回并進行妥善處理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對抵押權(quán)證管理情況進行審計監(jiān)督，檢查抵押權(quán)證的取得、保管、使用、處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合外部監(jiān)管部門的檢查，如實提供抵押權(quán)證管理相關(guān)資料，接受監(jiān)管部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.對于外部監(jiān)管部門提出的整改要求，公司應(yīng)認(rèn)真落實，及時整改到位，并將整改情況報告監(jiān)管部門。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)部門、權(quán)證管理部門及相關(guān)人員的過錯，導(dǎo)致抵押權(quán)證管理出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，應(yīng)根據(jù)過錯程度追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對于違反法律法規(guī)及本辦法規(guī)定，擅自處置抵押權(quán)證或違規(guī)使用抵押權(quán)證的人員，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.責(zé)任追究方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、降職、撤職等。2.對于給公司造成重大損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任，并視情節(jié)輕重追究其刑事責(zé)任。八、附則（一）