招生物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司招生物料管理，規(guī)范物料采購、使用、存儲等環(huán)節(jié)，確保招生工作順利進行，提高物料使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在招生活動中涉及的各類物料，包括但不限于宣傳資料、辦公用品、禮品、設備等的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保物料采購、使用等行為合法合規(guī)。2.計劃性原則：根據(jù)招生計劃和需求，合理安排物料采購，避免浪費和積壓。3.節(jié)約性原則：在保證招生效果的前提下，盡量降低物料采購成本，提高物料使用效率。4.責任明確原則：明確各部門在招生物料管理中的職責，做到責任到人。二、職責分工（一）招生部門1.根據(jù)招生計劃和活動安排，提出招生物料需求計劃。2.負責招生物料的使用和管理，確保物料的合理使用和安全。3.協(xié)助采購部門進行物料采購的選型和驗收工作。（二）采購部門1.根據(jù)招生部門的需求計劃，負責招生物料的采購工作。2.選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保物料質量和交貨期。3.負責物料采購的付款申請和報銷工作。（三）倉儲部門1.負責招生物料的入庫、存儲和發(fā)放工作。2.建立物料庫存臺賬，定期盤點，確保物料賬實相符。3.做好物料存儲的安全管理工作，防止物料損壞、丟失等情況發(fā)生。（四）財務部門1.負責招生物料采購費用的審核和報銷工作。2.對招生物料的成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。（五）質量管理部門1.對招生物料的質量進行抽檢和監(jiān)督，確保物料符合相關標準和要求。2.參與物料采購合同的評審，提出質量方面的意見和建議。三、物料采購管理（一）采購計劃制定1.招生部門應在招生活動開展前[X]周，根據(jù)招生計劃、活動方案和歷史數(shù)據(jù)，結合市場變化情況，編制招生物料需求計劃，明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。2.需求計劃應經(jīng)部門負責人審核后報采購部門。采購部門匯總各部門需求計劃，結合庫存情況，編制招生物料采購計劃。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質量可靠、價格合理、交貨及時的供應商。2.對新供應商進行評估時，應審核其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質量認證等相關資質文件，并實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營狀況。3.與供應商簽訂采購合同時，應明確物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款，確保雙方權益。4.定期對供應商進行評價，根據(jù)評價結果調整供應商名錄，淘汰不合格供應商。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)采購計劃，向供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確物料的詳細信息，經(jīng)采購部門負責人審核后加蓋公司公章或合同專用章。2.供應商應按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定時間內(nèi)將貨物送達公司指定地點。3.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。4.物料到貨后，采購部門應及時通知倉儲部門進行驗收。四、物料驗收管理（一）驗收標準1.招生物料的驗收應按照采購合同約定的質量標準進行。如無約定，應參照國家相關標準和行業(yè)規(guī)范執(zhí)行。2.驗收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量、外觀等。（二）驗收流程1.倉儲部門收到采購部門的到貨通知后，應及時組織驗收人員對物料進行驗收。驗收人員應由倉儲部門、采購部門、招生部門等相關人員組成。2.驗收人員按照驗收標準對物料進行逐一核對，填寫驗收記錄。驗收記錄應包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商、到貨日期、驗收情況等信息。3.如物料驗收合格，驗收人員應在驗收記錄上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。如物料驗收不合格，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。采購部門應要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)更換或處理不合格物料。4.對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時記錄并反饋給相關部門，以便采取措施改進。五、物料存儲管理（一）存儲環(huán)境要求1.倉儲部門應根據(jù)物料的特性，提供適宜的存儲環(huán)境，確保物料質量不受影響。2.對易燃易爆、有毒有害等危險物料，應按照相關規(guī)定進行單獨存儲，并采取相應的安全防護措施。（二）庫存管理1.倉儲部門應建立物料庫存臺賬，詳細記錄物料的出入庫情況，包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、出庫日期、領用部門等信息。2.定期對物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季/年，盤點結束后應編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析和說明。3.對庫存積壓物料，倉儲部門應及時通知采購部門和招生部門，共同協(xié)商處理辦法。如確實無法使用，應按照公司相關規(guī)定進行報廢處理。（三）安全管理1.倉儲部門應加強物料存儲的安全管理，制定安全管理制度和操作規(guī)程，確保物料存儲安全。2.配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.對存儲的物料進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。六、物料使用管理（一）領用制度1.招生部門及其他相關部門因工作需要領用招生物料時，應填寫物料領用申請表，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領用用途等信息，經(jīng)部門負責人審核后報倉儲部門。2.倉儲部門根據(jù)物料庫存情況進行發(fā)放，并在物料領用申請表上簽字確認。領用人員應在物料領用登記表上簽字領取物料。3.對貴重物料或限量發(fā)放的物料，應實行審批制度，經(jīng)公司領導批準后方可領用。（二）使用監(jiān)督1.各部門應合理使用招生物料，避免浪費和濫用。招生部門應定期對物料使用情況進行檢查和統(tǒng)計，確保物料使用符合招生活動的實際需求。2.對物料使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如質量問題、數(shù)量不符等，應及時反饋給倉儲部門和采購部門，以便及時處理。（三）剩余物料管理1.招生活動結束后，各部門應及時清理剩余物料，并將剩余物料交回倉儲部門。倉儲部門應進行清點和核實，辦理入庫手續(xù)。2.對可繼續(xù)使用的剩余物料，應妥善保管，以備后續(xù)招生活動使用。對無法繼續(xù)使用或已損壞的剩余物料，應按照公司相關規(guī)定進行報廢處理。七、物料報廢管理（一）報廢條件1.招生物料因質量問題、損壞、過期等原因無法繼續(xù)使用的，可申請報廢。2.庫存積壓物料經(jīng)評估確實無法使用或已無使用價值的，可申請報廢。（二）報廢流程1.使用部門或倉儲部門填寫物料報廢申請表，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，經(jīng)部門負責人審核后報質量管理部門。2.質量管理部門對申請報廢的物料進行鑒定，確認是否符合報廢條件。如符合報廢條件，質量管理部門應在物料報廢申請表上簽字確認，并報財務部門審核。3.財務部門對物料報廢申請進行財務審核，確認報廢物料的成本已核銷。審核通過后，報公司領導審批。4.公司領導批準后，物料報廢申請表交倉儲部門進行報廢處理。倉儲部門應按照相關規(guī)定對報廢物料進行妥善處置，如變賣、銷毀等，并做好記錄。八、信息化管理（一）建立招生物料管理系統(tǒng)1.公司應建立招生物料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物料采購、驗收、存儲、使用、報廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.招生物料管理系統(tǒng)應具備物料信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，方便各部門及時掌握物料管理情況。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.采購部門、倉儲部門、招生部門等相關人員應及時將物料采購、入庫、領用、報廢等信息錄入招生物料管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期對招生物料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對招生物料管理情況進行審計，檢查物料采購、驗收、存儲、使用、報廢等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）績效考核1.將招生物料管理工作納入各部門績效考核體系，對在