歸檔管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強本公司/組織的歸檔管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項工作提供有力的支持，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.完整準確原則各部門及員工應及時、準確地將工作中形成的各類文件材料進行歸檔，保證檔案內容的完整性和準確性，如實反映公司/組織的工作歷程和業(yè)務活動。3.便于利用原則檔案管理應遵循方便利用的原則，建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，滿足公司/組織內部各部門及員工對檔案信息的需求。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，防止檔案信息的泄露。二、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.行政管理類公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等證照文件。公司/組織制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、通知等文件。公司/組織召開的各類會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。公司/組織的工作計劃、總結、匯報材料等文件。公司/組織的人事檔案，包括員工入職、離職、調動、晉升、獎懲等相關材料。公司/組織的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。公司/組織的固定資產檔案，包括設備購置合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書等。公司/組織的對外聯(lián)絡文件，包括與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、傳真、電子郵件等。2.業(yè)務管理類公司/組織的各類業(yè)務合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術合同等。公司/組織的業(yè)務項目文件，包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結、項目驗收報告等。公司/組織的市場調研文件，包括市場調研報告、行業(yè)分析報告、競爭對手分析報告等。公司/組織的產品研發(fā)文件，包括產品設計圖紙、技術文檔、測試報告、產品說明書等。公司/組織的生產管理文件，包括生產計劃、生產調度記錄、質量檢驗報告、設備維護記錄等。公司/組織的客戶服務文件，包括客戶投訴記錄、客戶反饋意見、售后服務報告等。3.科技研發(fā)類公司/組織的科研項目文件，包括項目申報書、研究方案、實驗數據、研究報告、專利申請文件等。公司/組織的技術創(chuàng)新文件，包括新技術、新工藝、新材料的研發(fā)記錄、技術鑒定文件等。公司/組織的科技成果文件，包括科技成果鑒定證書、科技獎勵證書、科技成果轉讓合同等。4.基本建設類公司/組織的基本建設項目文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、初步設計文件、施工圖設計文件、工程預算、工程決算、工程招投標文件、工程合同、工程竣工驗收報告等。公司/組織的基礎設施建設文件，包括建筑物、構筑物、道路、橋梁、給排水、供電、供氣、通信等基礎設施的設計文件、施工文件、驗收文件等。5.聲像電子類公司/組織的照片、錄像、錄音等聲像資料，包括公司/組織重大活動、會議、項目建設、產品研發(fā)等方面的影像記錄。公司/組織的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報表、數據庫文件等。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門及員工應按照歸檔范圍的要求，將工作中形成的各類文件材料收集齊全，確保文件材料的完整性。2.文件材料真實準確歸檔的文件材料應真實反映公司/組織的工作活動和業(yè)務情況，不得偽造、篡改文件內容。3.文件材料整理規(guī)范歸檔的文件材料應按照一定的分類標準進行整理，確保文件材料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。具體整理要求如下：分類標準：根據文件材料的形成部門、時間、內容等因素，將文件材料分為行政管理類、業(yè)務管理類、科技研發(fā)類、基本建設類、聲像電子類等五大類。編號規(guī)則：為每一份文件材料編制唯一的編號，編號應包含年份、部門代碼、類別代碼、順序號等信息，以便于文件材料的管理和檢索。裝訂要求：歸檔的文件材料應按照一定的順序進行裝訂，確保文件材料的整齊和牢固。裝訂時應注意保護文件材料的原貌，不得隨意裁剪或折疊文件材料。4.文件材料及時歸檔各部門及員工應在工作活動結束后，及時將形成的文件材料整理歸檔，不得拖延或積壓文件材料。一般情況下，文件材料應在次年上半年歸檔完畢。三、歸檔流程（一）文件材料收集1.各部門指定專人負責本部門文件材料的收集工作，定期對本部門的文件材料進行清理和收集。2.員工應在工作活動結束后，及時將形成的文件材料交本部門的文件材料收集人員。（二）文件材料整理1.文件材料收集人員對收集到的文件材料進行初步整理，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂等工作。2.對整理好的文件材料進行審核，確保文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性。（三）文件材料移交1.文件材料整理審核無誤后，由文件材料收集人員填寫《檔案移交清單》，將文件材料移交至公司/組織的檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的文件材料進行核對，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字蓋章，并將文件材料納入檔案管理系統(tǒng)進行管理。四、檔案保管（一）檔案庫房建設1.公司/組織應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度控制設備、消防設備、防蟲藥品、防盜報警設備等。（二）檔案保管要求1.檔案管理部門應按照檔案的類別、保管期限等因素，對檔案進行分類存放，確保檔案存放的有序性。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失、霉變等。3.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應根據國家有關規(guī)定和公司/組織的實際情況進行，確保檔案保管期限的合理性和科學性。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案利用過程中不泄露公司/組織的機密信息。2.檔案利用應優(yōu)先滿足公司/組織內部各部門及員工的工作需要，同時按照國家有關規(guī)定，為社會提供必要的檔案利用服務。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱檔案。2.借閱：公司/組織內部各部門及員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，如需延期歸還，應辦理延期手續(xù)。3.復制：公司/組織內部各部門及員工因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。復制檔案應按照國家有關規(guī)定進行收費。（三）利用審批1.檔案利用申請人應按照檔案利用方式的要求，填寫相應的申請表，并提交相關證明材料。2.檔案管理部門對檔案利用申請進行審核，重點審核申請利用的檔案是否屬于可利用范圍、申請利用的目的是否合理、申請利用的方式是否符合規(guī)定等。3.對涉及公司/組織機密信息的檔案利用申請，應報公司/組織主管領導審批。（四）利用登記1.檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用申請人、利用時間、利用方式、利用檔案名稱及數量等信息。2.檔案利用登記應及時、準確、完整，以便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織公司/組織內部各相關部門及專業(yè)人員組成鑒定小組進行。3.檔案鑒定小組應根據檔案的保管期限、內容價值、利用情況等因素，對檔案進行全面、細致的審查和評估，提出檔案存毀意見。（二）檔案銷毀1.經鑒定確無保存價值的檔案，應按照國家有關規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀工作應嚴格履行審批手續(xù)，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申