投標(biāo)費用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司投標(biāo)費用管理，規(guī)范投標(biāo)活動中的費用支出，提高資金使用效益，確保投標(biāo)工作順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司參與的各類投標(biāo)項目所涉及的費用管理，包括但不限于招標(biāo)文件購買費、投標(biāo)保證金、差旅費、投標(biāo)文件編制費、專家評審費等相關(guān)費用。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：投標(biāo)費用應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算安排支出，確保費用支出的合理性和可控性。2.合規(guī)性原則：所有投標(biāo)費用的支出必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)定，確保合法合規(guī)。3.效益優(yōu)先原則：在保證投標(biāo)質(zhì)量的前提下，優(yōu)化費用支出結(jié)構(gòu)，降低投標(biāo)成本，提高資金使用效益。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在投標(biāo)費用管理中的職責(zé)，確保費用支出的審批、核算、監(jiān)督等環(huán)節(jié)責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）投標(biāo)部門1.負(fù)責(zé)投標(biāo)項目的前期調(diào)研、信息收集與分析，制定投標(biāo)策略，確保投標(biāo)項目的可行性和潛在收益。2.根據(jù)投標(biāo)項目要求，編制詳細(xì)的投標(biāo)費用預(yù)算，明確各項費用的預(yù)計金額和支出時間，并提交至公司財務(wù)部門審核。3.負(fù)責(zé)投標(biāo)文件的編制、裝訂、密封等工作，確保投標(biāo)文件的質(zhì)量和按時提交。在投標(biāo)過程中，嚴(yán)格按照公司規(guī)定和投標(biāo)文件要求，合理控制各項費用支出，避免不必要的浪費。4.負(fù)責(zé)與招標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)等相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)，及時了解投標(biāo)項目的進(jìn)展情況和費用支付要求，并將相關(guān)信息反饋至公司財務(wù)部門和其他相關(guān)部門。5.負(fù)責(zé)對投標(biāo)項目的費用支出進(jìn)行統(tǒng)計和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)投標(biāo)項目的費用管理提供參考依據(jù)。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核投標(biāo)部門提交的投標(biāo)費用預(yù)算，結(jié)合公司財務(wù)狀況和年度預(yù)算安排，提出審核意見，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的投標(biāo)費用預(yù)算，合理安排資金，確保投標(biāo)費用的及時支付。對投標(biāo)費用的支出進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保費用支出符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.負(fù)責(zé)建立健全投標(biāo)費用核算制度，對投標(biāo)費用進(jìn)行明細(xì)核算，準(zhǔn)確記錄各項費用的支出情況。定期編制投標(biāo)費用報表，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供費用支出信息，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。4.負(fù)責(zé)對投標(biāo)費用的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反公司規(guī)定和財經(jīng)紀(jì)律的行為，依法依規(guī)進(jìn)行處理。（三）采購部門1.負(fù)責(zé)協(xié)助投標(biāo)部門采購?fù)稑?biāo)所需的物資和服務(wù)，按照公司采購管理規(guī)定，選擇合適的供應(yīng)商，確保物資和服務(wù)的質(zhì)量和價格合理。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量提供物資和服務(wù)。3.負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)的費用進(jìn)行審核和結(jié)算，確保費用支出符合合同約定和公司規(guī)定。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)為投標(biāo)工作提供必要的行政支持，包括辦公場地、設(shè)備設(shè)施、辦公用品等方面的保障。2.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，為投標(biāo)工作創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。3.負(fù)責(zé)按照公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，辦理投標(biāo)過程中的各項手續(xù)，如開具發(fā)票、繳納稅費等。（五）公司領(lǐng)導(dǎo)1.負(fù)責(zé)審批投標(biāo)費用預(yù)算和重大投標(biāo)項目的費用支出，對投標(biāo)費用管理工作進(jìn)行全面指導(dǎo)和監(jiān)督。2.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和市場情況，對投標(biāo)項目的選擇和投標(biāo)策略的制定提出決策意見，確保公司投標(biāo)工作符合公司整體利益。三、投標(biāo)費用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.投標(biāo)部門應(yīng)在接到投標(biāo)項目通知后，及時組織相關(guān)人員對投標(biāo)項目進(jìn)行詳細(xì)分析，結(jié)合以往類似項目的費用支出情況，編制投標(biāo)費用預(yù)算。2.投標(biāo)費用預(yù)算應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：招標(biāo)文件購買費：根據(jù)招標(biāo)文件的售價和數(shù)量，計算所需支付的費用。投標(biāo)保證金：按照招標(biāo)人要求的金額和繳納方式，計算投標(biāo)保證金的金額。差旅費：包括投標(biāo)人員的交通、住宿、餐飲等費用，根據(jù)投標(biāo)項目的地點、時間和人員數(shù)量等因素進(jìn)行估算。投標(biāo)文件編制費：包括打印、復(fù)印、裝訂、排版等費用，根據(jù)投標(biāo)文件的頁數(shù)、份數(shù)和裝訂要求等因素進(jìn)行估算。專家評審費：根據(jù)評標(biāo)委員會的組成人數(shù)和評審時間，計算專家評審費的金額。其他費用：如場地租賃費、通訊費、郵寄費等，根據(jù)實際需要進(jìn)行估算。3.投標(biāo)費用預(yù)算應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制，并提交至公司財務(wù)部門審核。財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司財務(wù)狀況和年度預(yù)算安排，對投標(biāo)費用預(yù)算進(jìn)行審核，提出審核意見，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的投標(biāo)費用預(yù)算，作為投標(biāo)項目費用支出的控制依據(jù)。投標(biāo)部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算安排支出，不得擅自調(diào)整預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的投標(biāo)費用預(yù)算，合理安排資金，確保投標(biāo)費用的及時支付。在支付投標(biāo)費用時，應(yīng)嚴(yán)格審核費用支出的憑證和審批手續(xù)，確保費用支出符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.投標(biāo)部門應(yīng)定期對投標(biāo)費用預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門報告，并說明原因和提出改進(jìn)措施。（三）預(yù)算調(diào)整1.在投標(biāo)項目實施過程中，如因不可抗力因素、招標(biāo)人要求變更、市場價格波動等原因?qū)е峦稑?biāo)費用預(yù)算需要調(diào)整的，投標(biāo)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門報告，并提供相關(guān)證明材料。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)投標(biāo)部門提供的證明材料，對預(yù)算調(diào)整的必要性和合理性進(jìn)行審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可對投標(biāo)費用預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。3.投標(biāo)費用預(yù)算調(diào)整后，投標(biāo)部門應(yīng)及時將調(diào)整后的預(yù)算報公司財務(wù)部門備案，并按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行。四、投標(biāo)費用支出管理（一）費用審批1.投標(biāo)費用支出應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般情況下，投標(biāo)費用支出在[X]元以下的，由投標(biāo)部門負(fù)責(zé)人審批；在[X]元至[X]元之間的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。2.投標(biāo)部門在申請費用支出時，應(yīng)填寫費用報銷單，并附上相關(guān)的發(fā)票、合同、審批文件等證明材料。費用報銷單應(yīng)注明費用的用途、金額、支付方式等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.財務(wù)部門在收到投標(biāo)部門提交的費用報銷單后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括費用支出的真實性、合法性、合理性、完整性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與投標(biāo)部門溝通核實，并要求其補充或更正相關(guān)證明材料。經(jīng)審核無誤后，方可辦理費用報銷手續(xù)。（二）費用支付1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的費用報銷單，及時安排資金支付。費用支付方式應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實際情況選擇合適的支付方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。2.在支付投標(biāo)費用時，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，對費用支付的對象、金額、賬號等信息進(jìn)行核對，確保支付信息的準(zhǔn)確性和安全性。如發(fā)現(xiàn)支付信息有誤，應(yīng)及時與投標(biāo)部門溝通核實，并采取有效措施加以糾正。3.財務(wù)部門應(yīng)及時記錄投標(biāo)費用的支付情況，定期編制費用支付報表，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供費用支付信息，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）費用核算1.財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度和相關(guān)會計準(zhǔn)則的要求，對投標(biāo)費用進(jìn)行明細(xì)核算。投標(biāo)費用應(yīng)按照費用的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類核算，如招標(biāo)文件購買費、投標(biāo)保證金、差旅費、投標(biāo)文件編制費、專家評審費等。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對投標(biāo)費用的核算情況進(jìn)行檢查和核對，確保費用核算的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)費用核算有誤，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)投標(biāo)費用的核算結(jié)果，編制投標(biāo)費用報表，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供費用支出信息。投標(biāo)費用報表應(yīng)包括費用支出的明細(xì)情況、預(yù)算執(zhí)行情況、費用分析等內(nèi)容，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。五、投標(biāo)保證金管理（一）保證金繳納1.投標(biāo)部門應(yīng)按照招標(biāo)人要求的金額和繳納方式，及時繳納投標(biāo)保證金。投標(biāo)保證金可以采用現(xiàn)金、支票、匯票、電匯、銀行保函等方式繳納。2.在繳納投標(biāo)保證金前，投標(biāo)部門應(yīng)填寫保證金繳納申請表，并附上相關(guān)的證明材料，如招標(biāo)文件、投標(biāo)邀請函等。保證金繳納申請表應(yīng)注明保證金的金額、繳納方式、收款單位等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.財務(wù)部門在收到投標(biāo)部門提交的保證金繳納申請表后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括保證金繳納的金額、方式、收款單位等信息是否符合招標(biāo)人要求，以及相關(guān)證明材料是否齊全。經(jīng)審核無誤后，方可辦理保證金繳納手續(xù)。（二）保證金退還1.在投標(biāo)項目結(jié)束后，如投標(biāo)部門未中標(biāo)，招標(biāo)人應(yīng)按照規(guī)定及時退還投標(biāo)保證金。投標(biāo)部門應(yīng)及時關(guān)注招標(biāo)人的退款通知，并按照招標(biāo)人要求的時間和方式辦理保證金退還手續(xù)。2.在辦理保證金退還手續(xù)時，投標(biāo)部門應(yīng)填寫保證金退還申請表，并附上相關(guān)的證明材料，如中標(biāo)通知書、未中標(biāo)通知書、投標(biāo)保證金繳納憑證等。保證金退還申請表應(yīng)注明保證金的金額、繳納時間、退還方式、收款單位等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.財務(wù)部門在收到投標(biāo)部門提交的保證金退還申請表后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括保證金退還的金額、方式、收款單位等信息是否符合招標(biāo)人要求，以及相關(guān)證明材料是否齊全。經(jīng)審核無誤后，方可辦理保證金退還手續(xù)。（三）保證金管理1.財務(wù)部門應(yīng)建立健全投標(biāo)保證金管理制度，對投標(biāo)保證金的繳納、退還、使用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和核算。投標(biāo)保證金應(yīng)存入公司指定的銀行賬戶，并按照銀行存款管理規(guī)定進(jìn)行管理。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對投標(biāo)保證金的管理情況進(jìn)行檢查和核對，確保保證金的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)保證金管理存在問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.如因特殊情況需要使用投標(biāo)保證金的，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。使用投標(biāo)保證金后，應(yīng)及時補足保證金金額，并按照規(guī)定進(jìn)行核算和管理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對投標(biāo)費用管理情況進(jìn)行審計，檢查投標(biāo)費用的預(yù)算編制、執(zhí)行、核算、審批等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.內(nèi)部審計部門在審計過程中，應(yīng)查閱相關(guān)的文件、資料、憑證等，與相關(guān)人員進(jìn)行溝通核實，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。3.投標(biāo)部門和財務(wù)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，提供必要的文件、資料、憑證等，并對審計發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改落實。（二）財務(wù)檢查1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對投標(biāo)費用管理情況進(jìn)行檢查，檢查投標(biāo)費用的支出是否合理、合規(guī)，費用核算是否準(zhǔn)確、完整，預(yù)算執(zhí)行是否嚴(yán)格、有效等。2.財務(wù)部門在檢查過程中，應(yīng)查閱相關(guān)的費用報銷單、發(fā)票、合同、審批文件等，與相關(guān)人員進(jìn)行溝通核實，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。3.投標(biāo)部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門的工作，提供必要的文件、資料、憑證等，并對財務(wù)檢查發(fā)現(xiàn)的