征管檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司征管檔案管理，規(guī)范征管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，提高征管工作效率和質(zhì)量，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在征管活動(dòng)中形成的各類檔案的管理，包括但不限于稅務(wù)征管檔案、財(cái)務(wù)征管檔案、業(yè)務(wù)征管檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司征管檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則征管檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則加強(qiáng)征管檔案的安全保密管理，采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。4.方便利用原則優(yōu)化征管檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)征管檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善征管檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.組織開展征管檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)征管檔案的保管工作，建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。4.建立征管檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)征管檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.開展檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.配合公司內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)、稅務(wù)檢查等工作，提供相關(guān)檔案資料。8.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.稅務(wù)征管檔案包括稅務(wù)登記資料、納稅申報(bào)資料、發(fā)票管理資料、稅務(wù)檢查資料、稅收優(yōu)惠資料等。2.財(cái)務(wù)征管檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算資料等。3.業(yè)務(wù)征管檔案包括合同協(xié)議、業(yè)務(wù)審批文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料、業(yè)務(wù)調(diào)研資料等。4.其他征管檔案包括公司內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、人事檔案等與征管活動(dòng)相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門征管檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的格式和要求，填寫檔案收集清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、形成時(shí)間等信息。3.對(duì)于重要的征管檔案資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；對(duì)于無法收集原件的，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件存放地點(diǎn)和出處。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集的檔案資料移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類按照征管檔案的類別、年度、保管期限等因素進(jìn)行分類，建立分類體系。例如，稅務(wù)征管檔案可分為稅務(wù)登記類、納稅申報(bào)類、發(fā)票管理類等；財(cái)務(wù)征管檔案可分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)表類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的檢索和管理。3.編目編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式保存，便于查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬裝訂物，以免影響檔案的長(zhǎng)期保存。五、檔案保管（一）保管期限1.稅務(wù)征管檔案稅務(wù)登記資料、納稅申報(bào)資料、發(fā)票管理資料等保管期限為10年；稅務(wù)檢查資料、稅收優(yōu)惠資料等保管期限為15年。2.財(cái)務(wù)征管檔案會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年；會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年；財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算資料等保管期限為15年。3.業(yè)務(wù)征管檔案合同協(xié)議、業(yè)務(wù)審批文件等保管期限為10年；業(yè)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料、業(yè)務(wù)調(diào)研資料等保管期限為5年。4.其他征管檔案公司內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、人事檔案等保管期限按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案的類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，異地存放，確保電子檔案的安全。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱征管檔案；外部單位因?qū)徲?jì)、檢查、調(diào)查等工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱征管檔案。（二）利用要求1.公司內(nèi)部各部門查閱、借閱征管檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批情況，為查閱、借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改檔案資料。3.外部單位查閱、借閱征管檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱、借閱申請(qǐng)表等材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可提供檔案資料，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。外部單位查閱、借閱人員應(yīng)遵守公司的檔案管理規(guī)定，不得擅自將檔案資料帶出公司。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。5.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄，詳細(xì)記錄檔案的查閱、借閱時(shí)間、查閱、借閱人員、查閱、借閱內(nèi)容等信息，便于統(tǒng)計(jì)和分析檔案利用情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的征管檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。（二）銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施，指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，確保銷毀過程的安全、保密。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)征管檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門的工作情況，包括檔案管理人員的配備、培訓(xùn)、考核等情況。3.檔案保管設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，包括檔案庫(kù)房的安全、溫濕度控制等情況。4.檔案利用情況，包括檔案查閱、借閱登記手續(xù)的辦理情況，檔案利用記錄的建立情況等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)征管檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年至少檢查一次。2.不定期抽查公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)征管檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)征管檔案管理工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，公司內(nèi)部審計(jì)部門開展專項(xiàng)檢查，深入分析問題原因，提出改進(jìn)措施。（四）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求檔案管理部門限期整