開票流程管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司開票流程，加強(qiáng)發(fā)票管理，確保發(fā)票開具的準(zhǔn)確性、合法性和及時(shí)性，保障公司財(cái)務(wù)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及發(fā)票開具的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定，確保開票行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證發(fā)票信息的準(zhǔn)確無誤，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)開具發(fā)票，滿足客戶需求。3.職責(zé)明確原則：明確各部門在開票流程中的職責(zé)，確保流程順暢，責(zé)任可追溯。二、發(fā)票種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于一般納稅人之間的貨物銷售、應(yīng)稅勞務(wù)及服務(wù)交易，購買方用于抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。（二）增值稅普通發(fā)票1.折疊票：適用于增值稅一般納稅人以及月不含稅銷售額超過10萬元或季不含稅銷售額超過30萬元的小規(guī)模納稅人。2.卷票：適用于月不含稅銷售額不超過10萬元或季不含稅銷售額不超過30萬元的小規(guī)模納稅人。（三）機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票專門用于銷售機(jī)動(dòng)車（不包括二手車）時(shí)開具。（四）電子發(fā)票分為增值稅電子專用發(fā)票和增值稅電子普通發(fā)票，與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力。電子發(fā)票開具方便快捷，便于保存和查詢，適用于電商、電信、快遞、公用事業(yè)等行業(yè)，以及部分對發(fā)票時(shí)效性要求較高的業(yè)務(wù)場景。三、開票流程職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與客戶溝通業(yè)務(wù)需求，確定開票信息，包括客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等。確保開票信息準(zhǔn)確無誤，并及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。2.根據(jù)銷售合同或訂單，審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性和完整性，確認(rèn)是否達(dá)到開票條件。對于不符合開票條件的業(yè)務(wù)，及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，解決問題后再提交開票申請。3.負(fù)責(zé)跟蹤發(fā)票開具進(jìn)度，及時(shí)向客戶反饋發(fā)票開具情況，如發(fā)票已開具、已郵寄等信息。（二）采購部門1.對于采購業(yè)務(wù)，在收到供應(yīng)商發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購合同、入庫單等相關(guān)資料是否一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系溝通，要求其更正發(fā)票。2.將核對無誤的發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)發(fā)票的開具工作，嚴(yán)格按照國家稅收法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行操作。根據(jù)銷售部門提供的開票信息，準(zhǔn)確錄入發(fā)票系統(tǒng)，確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。2.對發(fā)票開具情況進(jìn)行記錄和存檔，建立發(fā)票開具臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票號(hào)碼、開票日期、客戶名稱、金額、稅額等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。3.定期對發(fā)票開具情況進(jìn)行自查，檢查發(fā)票開具的準(zhǔn)確性、合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。4.負(fù)責(zé)發(fā)票的領(lǐng)購、保管和繳銷工作，確保發(fā)票的安全。按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)，妥善保管發(fā)票存根聯(lián)和相關(guān)資料，在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行發(fā)票繳銷。（四）其他部門協(xié)助銷售部門、財(cái)務(wù)部門完成開票流程中的相關(guān)工作，如提供必要的業(yè)務(wù)資料、配合核實(shí)業(yè)務(wù)情況等。四、開票申請與審批（一）開票申請1.銷售部門在達(dá)到開票條件后，應(yīng)填寫《開票申請表》，詳細(xì)注明客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、開票金額、開票內(nèi)容、發(fā)票類型等信息。2.將《開票申請表》連同銷售合同或訂單、發(fā)貨單等相關(guān)證明材料一并提交給財(cái)務(wù)部門。（二）審批流程1.財(cái)務(wù)部門收到《開票申請表》及相關(guān)資料后，首先對開票信息進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查開票信息的準(zhǔn)確性、完整性以及業(yè)務(wù)的真實(shí)性。2.對于金額較大或存在特殊情況的開票申請，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司財(cái)務(wù)政策和相關(guān)規(guī)定，對開票申請進(jìn)行審核把關(guān)，確保開票行為符合公司利益和財(cái)務(wù)規(guī)范。3.審批通過后，財(cái)務(wù)部門在《開票申請表》上簽署審批意見，并安排開票人員進(jìn)行發(fā)票開具工作。五、發(fā)票開具（一）開票準(zhǔn)備1.開票人員在開具發(fā)票前，應(yīng)確保發(fā)票領(lǐng)購充足，發(fā)票號(hào)碼連續(xù)。檢查發(fā)票是否有損壞、缺聯(lián)等情況，如有問題及時(shí)與稅務(wù)機(jī)關(guān)聯(lián)系解決。2.準(zhǔn)備好開票所需的設(shè)備和軟件，確保開票系統(tǒng)正常運(yùn)行，能夠準(zhǔn)確開具發(fā)票。定期對開票設(shè)備和軟件進(jìn)行維護(hù)和升級，保證其安全性和穩(wěn)定性。（二）開具要求1.嚴(yán)格按照發(fā)票管理規(guī)定和稅務(wù)機(jī)關(guān)要求開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，與實(shí)際交易相符。填寫發(fā)票時(shí)，應(yīng)使用中文，項(xiàng)目齊全，字跡清楚，不得壓線、錯(cuò)格。2.發(fā)票開具日期應(yīng)按照實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間填寫，不得提前或滯后。發(fā)票金額應(yīng)與銷售合同或訂單一致，不得虛開、多開或少開發(fā)票金額。3.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定的稅率和稅額開具，確保購買方能夠正確抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得模糊不清或加蓋其他印章。4.開具電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和要求生成發(fā)票文件，并通過規(guī)定的方式交付給購買方。電子發(fā)票應(yīng)具有唯一的發(fā)票號(hào)碼，與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.當(dāng)月開具的發(fā)票發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時(shí)作廢。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，并在發(fā)票上注明“作廢”字樣。同時(shí)，在開票系統(tǒng)中進(jìn)行作廢操作，確保系統(tǒng)記錄與紙質(zhì)發(fā)票一致。2.跨月發(fā)票不得作廢。如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照以下規(guī)定進(jìn)行操作：購買方取得專用發(fā)票已用于申報(bào)抵扣的，購買方可在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)（以下簡稱“新系統(tǒng)”）中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），在填開《信息表》時(shí)不填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息，應(yīng)暫依《信息表》所列增值稅稅額從當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額中轉(zhuǎn)出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。購買方取得專用發(fā)票未用于申報(bào)抵扣、但發(fā)票聯(lián)或抵扣聯(lián)無法退回的，購買方填開《信息表》時(shí)應(yīng)填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息。銷售方開具專用發(fā)票尚未交付購買方，以及購買方未用于申報(bào)抵扣并將發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)退回的，銷售方可在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》。銷售方填開《信息表》時(shí)應(yīng)填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息。主管稅務(wù)機(jī)關(guān)通過網(wǎng)絡(luò)接收納稅人上傳的《信息表》，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)通過后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號(hào)”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。銷售方憑稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應(yīng)與《信息表》一一對應(yīng)。六、發(fā)票交付與傳遞（一）紙質(zhì)發(fā)票交付1.發(fā)票開具完成后，對于需要交付紙質(zhì)發(fā)票的客戶，應(yīng)及時(shí)安排郵寄或通知客戶上門自取。2.選擇可靠的快遞公司進(jìn)行發(fā)票郵寄，并妥善保管快遞單號(hào)。在郵寄發(fā)票后，及時(shí)將快遞單號(hào)告知客戶，以便客戶查詢跟蹤。3.如客戶上門自取發(fā)票，應(yīng)做好登記工作，記錄客戶名稱、取件日期、取件人姓名等信息。要求取件人在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)，確保發(fā)票安全交付。（二）電子發(fā)票交付1.對于開具電子發(fā)票的業(yè)務(wù)，應(yīng)按照與客戶約定的方式，及時(shí)將電子發(fā)票交付給客戶。常見的交付方式包括通過電子郵件發(fā)送、在公司網(wǎng)站或手機(jī)APP上提供下載鏈接等。2.在交付電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保客戶能夠順利獲取發(fā)票文件，并提醒客戶妥善保存。告知客戶電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力，可作為報(bào)銷、入賬等憑證。（三）發(fā)票傳遞記錄建立發(fā)票傳遞記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的交付日期、交付方式、接收人等信息。對于通過郵寄方式交付的發(fā)票，應(yīng)記錄快遞單號(hào)；對于電子發(fā)票交付，應(yīng)記錄交付的具體方式和相關(guān)鏈接等。發(fā)票傳遞記錄臺(tái)賬應(yīng)保存完整，以備查詢和核對。七、發(fā)票保管與存檔（一）發(fā)票保管1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的保險(xiǎn)柜、文件柜等設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。2.對空白發(fā)票和已開具發(fā)票的存根聯(lián)應(yīng)分別存放，妥善保管，防止丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。3.定期對發(fā)票保管情況進(jìn)行檢查，盤點(diǎn)發(fā)票數(shù)量，核對發(fā)票號(hào)碼，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失或其他異常情況，應(yīng)立即報(bào)告稅務(wù)機(jī)關(guān)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）發(fā)票存檔1.已開具發(fā)票的記賬聯(lián)作為財(cái)務(wù)記賬憑證的附件，按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行裝訂、保管。記賬聯(lián)應(yīng)與其他記賬憑證一起妥善存放，便于日后查閱和審計(jì)。2.發(fā)票存根聯(lián)、紅字發(fā)票相關(guān)資料等應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的保存期限進(jìn)行存檔。保存期限屆滿后，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，方可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.電子發(fā)票的存檔應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。電子發(fā)票存檔應(yīng)與紙質(zhì)發(fā)票存檔相互對應(yīng)，形成完整的發(fā)票檔案體系。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對開票流程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票開具的合規(guī)性、準(zhǔn)確性以及相關(guān)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票開具情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司管理層。（二）稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票檢查工作，如實(shí)提供發(fā)票開具、保管、使用等相關(guān)資料。對于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)落實(shí)到位，確保公司發(fā)票管理工作符合法律法規(guī)要求。九、違規(guī)處理（一）對違反本管理辦法，導(dǎo)致發(fā)票開具錯(cuò)誤、違規(guī)開具發(fā)票等行為的部門和個(gè)人，公司將視情