影像留存管理辦法一、總則（一）目的為加強公司影像留存管理，確保影像資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司各項工作的追溯、查詢和決策支持，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類影像資料的管理，包括但不限于照片、視頻、音頻等。（三）基本原則1.真實性原則：影像資料應(yīng)如實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)活動全過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要信息，確保影像資料的全面性。3.安全性原則：采取有效措施保障影像資料的存儲安全，防止丟失、損壞和泄露。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的分類、編號、存儲等標(biāo)準(zhǔn)，確保管理的規(guī)范化。二、影像資料的分類與編號（一）分類1.業(yè)務(wù)運營類：包括銷售合同簽訂、采購訂單執(zhí)行、生產(chǎn)流程記錄等影像。2.財務(wù)審計類：如發(fā)票、報銷憑證、財務(wù)報表等相關(guān)影像。3.人力資源類：招聘面試、員工培訓(xùn)、績效考核等影像資料。4.行政管理類：會議紀(jì)要、文件審批、辦公環(huán)境等影像。5.客戶關(guān)系類：客戶拜訪、合作洽談、客戶投訴處理等影像。（二）編號采用“年份+部門代碼+流水號”的方式進(jìn)行編號。例如，2023年市場部的第5份影像資料編號為2023SC005。其中，年份為四位數(shù)字，代表影像資料形成的年份；部門代碼由兩位大寫字母組成，具體對應(yīng)公司各部門代碼（如市場部為SC，財務(wù)部為CW等）；流水號為三位數(shù)字，按順序編排。三、影像資料的采集（一）采集要求1.影像應(yīng)清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)活動的關(guān)鍵內(nèi)容。2.對于重要業(yè)務(wù)場景，應(yīng)從多角度、多方位進(jìn)行采集，確保信息全面。3.采集設(shè)備應(yīng)保證性能良好，拍攝環(huán)境光線適宜，避免出現(xiàn)模糊、失真等情況。（二）采集流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起部門：在業(yè)務(wù)活動開展前，明確需要采集影像資料的環(huán)節(jié)和內(nèi)容，并通知相關(guān)人員準(zhǔn)備。2.采集人員：按照要求使用指定設(shè)備進(jìn)行影像采集，確保采集過程符合規(guī)范。3.初步審核：采集完成后，采集人員對影像的質(zhì)量進(jìn)行自查，確保符合要求后提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。四、影像資料的整理（一）整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對影像資料進(jìn)行歸類，同一類別的資料集中存放。2.對影像資料進(jìn)行命名，命名應(yīng)簡潔明了，包含關(guān)鍵信息，如業(yè)務(wù)內(nèi)容、時間、地點等。3.剔除重復(fù)、無效的影像資料，確保資料的精煉性。（二）整理流程1.部門內(nèi)部整理：各部門負(fù)責(zé)將本部門采集的影像資料按照整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，形成部門級的影像資料集。2.跨部門協(xié)調(diào)：對于涉及多個部門的業(yè)務(wù)活動影像，由牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理，確保資料的關(guān)聯(lián)性和完整性。3.最終審核：整理完成后，由部門負(fù)責(zé)人再次審核，確保整理結(jié)果準(zhǔn)確無誤。五、影像資料的存儲（一）存儲方式1.本地存儲：在各部門設(shè)置專用的存儲設(shè)備，用于臨時存儲本部門的影像資料。2.網(wǎng)絡(luò)存儲：建立公司級的影像存儲服務(wù)器，將經(jīng)過整理的影像資料上傳至服務(wù)器進(jìn)行集中存儲，便于公司內(nèi)部共享和查詢。3.備份存儲：定期對網(wǎng)絡(luò)存儲的影像資料進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)可采用磁帶、光盤等，異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境1.本地存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的場所，避免受到物理損壞和環(huán)境因素影響。2.網(wǎng)絡(luò)存儲服務(wù)器應(yīng)具備良好的性能和穩(wěn)定性，配備防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護措施，防止數(shù)據(jù)被非法訪問和篡改。3.備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。六、影像資料的檢索與查詢（一）檢索方式1.按分類檢索：根據(jù)影像資料的分類，通過分類目錄快速定位到所需資料類別。2.按編號檢索：輸入影像資料的編號，直接查詢到對應(yīng)的資料。3.按關(guān)鍵詞檢索：在影像資料的命名、描述等字段中輸入關(guān)鍵詞，進(jìn)行模糊查詢。（二）查詢權(quán)限1.普通查詢：公司內(nèi)部員工根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人授權(quán)后，可查詢與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的影像資料。2.高級查詢：涉及公司重要決策、審計、法律事務(wù)等特殊情況，需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由指定人員進(jìn)行查詢。七、影像資料的使用與借閱（一）使用規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要使用影像資料時，應(yīng)填寫《影像資料使用申請表》，注明使用目的、資料名稱及編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理部門辦理使用手續(xù)。2.使用過程中應(yīng)妥善保管影像資料，不得擅自復(fù)制、傳播、刪除或修改，使用完畢后及時歸還。3.嚴(yán)禁將影像資料用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的目的。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱公司影像資料時，應(yīng)提前提交正式的借閱申請函，說明借閱目的、資料清單及歸還時間等，經(jīng)公司管理層審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對借閱的影像資料負(fù)有保密責(zé)任，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱資料上進(jìn)行任何標(biāo)記或損壞，歸還時應(yīng)保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。八、影像資料的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的影像資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍。2.在存儲、傳輸和使用過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，防止影像資料泄露。3.與影像資料管理相關(guān)的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.定期對影像存儲設(shè)備、服務(wù)器等進(jìn)行維護和檢查，確保硬件設(shè)施正常運行，數(shù)據(jù)安全可靠。2.制定數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。3.加強對影像資料管理場所的安全防范，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。九、影像資料的銷毀（一）銷毀條件1.影像資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值。2.影像資料涉及的業(yè)務(wù)已結(jié)束，且相關(guān)事項已處理完畢，經(jīng)確認(rèn)無需再留存。3.影像資料因存儲介質(zhì)損壞等原因無法正常使用，且無法恢復(fù)。（二）銷毀流程1.由資料管理部門提出影像資料銷毀申請，填寫《影像資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司管理層批準(zhǔn)后，指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。3.銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎存儲介質(zhì)）或數(shù)據(jù)擦除等方式，確保影像資料無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、執(zhí)行人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立影像留存管理監(jiān)督小組，定期對各部門影像留存管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.監(jiān)督小組有權(quán)調(diào)閱各部門的影像資料管理記錄，檢查資料的采集、整理、存儲、使用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。（二）問題整改1.對