歸檔合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同歸檔行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等）的歸檔管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.統(tǒng)一管理原則：公司合同歸檔工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，由公司指定的部門負(fù)責(zé)合同的集中歸檔和保管。3.真實(shí)完整原則：合同歸檔應(yīng)確保合同內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，不得擅自修改、刪除或偽造合同文件。4.保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、合同簽訂與審批（一）合同簽訂1.合同承辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、明確、具體。2.在簽訂合同前，合同承辦部門應(yīng)對合同相對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，確保合同的順利履行。3.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）確認(rèn)。合同如有附件，應(yīng)在合同中注明附件的名稱、份數(shù)，并與合同正文一并簽字（或蓋章）。（二）合同審批1.合同承辦部門應(yīng)將起草好的合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合本部門業(yè)務(wù)要求、條款是否清晰明確、權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否合理等，并簽署審核意見。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的合同，應(yīng)提交公司法律合規(guī)部門進(jìn)行合法性審查。法律合規(guī)部門應(yīng)從法律角度對合同的合法性、有效性、完整性進(jìn)行審查，提出審查意見。3.根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等情況，部分合同還需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批人應(yīng)根據(jù)公司整體利益和業(yè)務(wù)需要，對合同進(jìn)行全面審查，做出審批決定。4.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見和審批決定，對合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同最終文本符合要求。三、合同歸檔要求（一）歸檔范圍1.公司簽訂的各類合同原件及相關(guān)附件，包括但不限于合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、授權(quán)委托書、承諾書、擔(dān)保書等。2.合同簽訂過程中形成的各類文件，如合同審批表、會簽單、談判記錄、往來函件、招投標(biāo)文件等。3.合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件，如發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、付款憑證、驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)量反饋單、爭議處理文件等。（二）歸檔時間1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)附件整理齊全，并移交至公司指定的合同歸檔部門。2.合同履行過程中產(chǎn)生的文件，應(yīng)在文件形成后[X]個工作日內(nèi)移交歸檔。3.合同終止或解除后，合同承辦部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同終止或解除的相關(guān)文件整理歸檔。（三）歸檔內(nèi)容要求1.合同原件應(yīng)保持完整、清潔，不得有涂改、破損等情況。如有修改，應(yīng)在修改處加蓋雙方當(dāng)事人的印章或簽字確認(rèn)。2.合同附件應(yīng)與合同正文內(nèi)容相關(guān)，且格式規(guī)范、內(nèi)容完整。附件如有多頁，應(yīng)加蓋騎縫章。3.合同簽訂過程中形成的文件應(yīng)按照時間順序排列，注明文件名稱、日期、形成部門等信息。4.合同履行過程中產(chǎn)生的文件應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程分類整理，注明文件名稱、日期、涉及合同編號等信息。（四）歸檔方式1.合同歸檔應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編目、上架保管；電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行存儲、備份，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.合同電子檔案應(yīng)建立清晰的分類目錄結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。電子檔案的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和管理。四、合同檔案保管（一）保管部門公司指定[具體部門名稱]負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作。保管部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全存放。（二）保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計(jì)算。對于涉及公司重大利益、重要資產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)等的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。（三）檔案整理與編目1.保管部門應(yīng)對接收的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、年度、編號等順序進(jìn)行排列，剔除重復(fù)、無效的文件。2.對整理好的合同檔案進(jìn)行編目，編制合同檔案目錄索引，注明合同編號、名稱、簽訂日期、履行期限、保管期限等信息，便于查詢和利用。（四）檔案安全管理1.保管部門應(yīng)建立健全合同檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保合同檔案的安全。2.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入合同檔案室，確因工作需要查閱檔案的，應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)，在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.定期對合同檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、合同檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、合同編號、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交合同檔案保管部門審批。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，查閱申請人應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理的審批意見。3.法律合規(guī)部門、審計(jì)部門等因工作需要查閱合同檔案的，可直接向合同檔案保管部門提出查閱申請，經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人審核同意后，即可查閱。（二）查閱程序1.合同檔案保管部門收到查閱申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過后，為查閱人提供必要的查閱條件，并指定專人陪同查閱。2.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制相關(guān)內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)合同檔案保管部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，歸還所查閱的檔案。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、合同編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交合同檔案保管部門審批。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，借閱申請人應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理的審批意見。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限的，應(yīng)提前向合同檔案保管部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）借閱程序1.合同檔案保管部門收到借閱申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過后，為借閱人辦理借閱手續(xù)，填寫《合同檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、合同編號、借閱期限等信息，并收取相應(yīng)的押金（如有需要）。2.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還所借閱的合同檔案。合同檔案保管部門在核對無誤后，退還押金（如有），并在《合同檔案借閱登記表》上注明歸還日期。六、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件合同檔案保管期限屆滿，且確無保存價值的，經(jīng)公司檔案管理部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.合同檔案保管部門應(yīng)編制《合同檔案銷毀清單》，注明合同編號、名稱、保管期限、銷毀原因等信息。2.組織相關(guān)人員對擬銷毀的合同檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀清單與實(shí)際銷毀的檔案一致。3.在公司紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督下，采用焚燒、粉碎等方式對合同檔案進(jìn)行銷毀，并在《合同檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將《合同檔案銷毀清單》歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對合同歸檔管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保合同歸檔工作符合本辦法及公司相關(guān)規(guī)定的要求。（二）檢查內(nèi)容1.合同簽訂、審批程序的執(zhí)行情況。2.合同歸檔的及時性、完整性、準(zhǔn)確性。3.合同檔案保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。4.合同管理相關(guān)制度的執(zhí)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部門每年至少組織一次對合同歸檔管理工作的全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：審計(jì)部門可根據(jù)工作需要，對部分部門的合同歸檔管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題進(jìn)行分