投資資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司投資資料的管理，規(guī)范投資資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等行為，確保投資資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司投資決策提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有投資項目相關(guān)資料的管理，包括但不限于投資項目的可行性研究報告、盡職調(diào)查報告、投資協(xié)議、項目評估報告、投后管理資料等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：投資資料的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.完整性原則：全面收集與投資項目相關(guān)的各類資料，確保資料涵蓋投資項目的各個環(huán)節(jié)和方面。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、客觀，如實反映投資項目的實際情況。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的投資資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：資料的管理應(yīng)便于查詢、使用和維護，提高工作效率。二、投資資料的分類與編號（一）分類1.項目前期資料：包括投資項目的立項申請、可行性研究報告、市場調(diào)研報告、行業(yè)分析報告等。2.盡職調(diào)查資料：盡職調(diào)查報告、法律意見書、財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告等。3.投資決策資料：投資項目的投資建議報告、投資決策會議紀(jì)要、董事會決議等。4.投資協(xié)議資料：投資協(xié)議、補充協(xié)議、相關(guān)合同等。5.投后管理資料：項目運營報告、定期財務(wù)報表、重大事項報告、風(fēng)險評估報告等。6.其他資料：與投資項目相關(guān)的往來文件、通訊記錄、會議資料等。（二）編號為便于投資資料的管理和查詢，對各類投資資料進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)：采用“年份+項目序號+資料類別代碼+順序號”的形式。2.年份：取資料形成年份的后兩位數(shù)字。3.項目序號：按照公司投資項目的先后順序進行編號，每個項目一個獨立的序號。4.資料類別代碼：根據(jù)資料的分類，分別用不同的兩位字母代碼表示，如“QZ”表示項目前期資料，“JZ”表示盡職調(diào)查資料等。5.順序號：同一類別資料按照形成時間先后順序依次編號。例如，2023年第5個投資項目的盡職調(diào)查報告編號為“2305JZ01”。三、投資資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.項目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)投資項目各階段資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.各部門：按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)提供與投資項目相關(guān)的本部門資料。如財務(wù)部門提供財務(wù)數(shù)據(jù)，法務(wù)部門提供法律文件等。（二）收集要求1.在投資項目啟動初期，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)制定詳細(xì)的資料收集清單，明確各階段需要收集的資料內(nèi)容、格式和時間要求。2.資料收集應(yīng)遵循真實性、準(zhǔn)確性、完整性原則，確保所收集的資料能夠全面反映投資項目的實際情況。3.對于外部提供的資料，應(yīng)要求提供方加蓋公章或簽字確認(rèn)，以保證資料的有效性。（三）整理要求1.資料收集完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時組織對資料進行整理。整理工作包括對資料進行分類、排序、編號、裝訂等。2.對紙質(zhì)資料，應(yīng)按照資料類別和編號順序進行裝訂，并編制目錄。目錄應(yīng)詳細(xì)列出資料的名稱、編號、日期等信息，便于查詢。3.對電子資料，應(yīng)按照資料類別和編號建立文件夾結(jié)構(gòu)，將資料存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并命名規(guī)范，確保文件名能夠清晰反映資料內(nèi)容和編號。同時，應(yīng)建立電子資料索引表，記錄資料的存儲路徑、名稱、編號等信息。四、投資資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.資料整理完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫《投資資料歸檔申請表》，詳細(xì)說明資料的類別、編號、名稱、形成時間、歸檔原因等信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《投資資料歸檔申請表》后，對資料進行審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及是否符合歸檔要求等。審核通過后，將資料進行歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案盒或檔案柜進行保管，按照資料類別和編號順序排列存放。檔案盒或檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放的資料類別和編號范圍，便于查找。2.電子檔案：存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照資料類別和編號建立文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存儲。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）保管期限1.投資項目相關(guān)資料的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，項目前期資料、盡職調(diào)查資料、投資決策資料等應(yīng)永久保存；投資協(xié)議資料、投后管理資料等應(yīng)保存至投資項目結(jié)束后[X]年。2.對于超過保管期限的投資資料，檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進行鑒定和銷毀。銷毀前，應(yīng)編制《投資資料銷毀清單》，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保資料銷毀徹底。五、投資資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員：因工作需要查閱投資資料的公司內(nèi)部人員，應(yīng)填寫《投資資料查閱申請表》，注明查閱資料的類別、編號、查閱原因等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審批通過后，報檔案管理部門備案。檔案管理部門根據(jù)備案信息，為查閱人員提供相應(yīng)的資料。2.外部機構(gòu)或人員：外部機構(gòu)或人員因特殊原因需要查閱公司投資資料的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，并提供相關(guān)證明文件。經(jīng)公司投資部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、記錄或帶走資料，如有特殊需要，應(yīng)另行申請并經(jīng)批準(zhǔn)。（二）使用要求1.查閱和使用投資資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將資料泄露給無關(guān)人員。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.使用投資資料時，應(yīng)注意保護資料的完整性和安全性，不得對資料進行涂改、損壞或丟失。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、投資資料的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的投資資料，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理部門應(yīng)與接觸投資資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.投資資料的存儲場所應(yīng)具備安全保密條件，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。3.對電子投資資料，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，應(yīng)定期對電子資料進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全投資資料安全管理制度，加強對資料保管、查閱、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.定期對投資資料進行清查盤點，確保資料的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀態(tài)與檔案管理系統(tǒng)記錄一致。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞或被盜等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力，確保投資資料的安全管理工作落到實處。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司審計部門負(fù)責(zé)對投資資料管理情況進行定期審計和監(jiān)督檢查，確保資料管理工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.投資部門應(yīng)定期對投資資料的收集、整理、歸檔等工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。3.資料的保密和安全措施落實情況。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門或投資部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定詳細(xì)的整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。整改完成后，應(yīng)向?qū)徲嫴块T或投資部門提交整改報告，經(jīng)復(fù)查合格后，問題銷號