服務用房管理辦法一、總則（一）目的為加強公司服務用房的規(guī)范化管理，合理配置資源，提高服務用房的使用效率，保障公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有服務用房的規(guī)劃、分配、使用、維護及相關管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)劃原則服務用房的規(guī)劃應結合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求，進行統(tǒng)一布局和安排，確保資源的合理配置。2.合理分配原則根據各部門的職能、人員數量及工作實際需要，公平、公正地分配服務用房，提高空間利用效率。3.規(guī)范使用原則明確服務用房的使用標準和要求，各部門應嚴格按照規(guī)定使用，不得擅自改變用途或違規(guī)使用。4.定期維護原則建立健全服務用房的維護管理制度，定期進行檢查、維修和保養(yǎng)，確保房屋及設施設備的正常使用。二、服務用房的規(guī)劃與建設（一）規(guī)劃依據1.公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務規(guī)劃，預測未來一定時期內的人員規(guī)模、業(yè)務拓展方向等，為服務用房的規(guī)劃提供前瞻性指導。2.國家及地方相關法律法規(guī)、行業(yè)標準，確保服務用房的規(guī)劃建設符合安全、環(huán)保、消防等要求。（二）規(guī)劃流程1.各部門根據自身業(yè)務發(fā)展需求，提前向行政部門提交服務用房需求申請，詳細說明所需房間數量、面積、功能要求等。2.行政部門匯總各部門需求后，結合公司實際情況，進行初步分析和評估。3.組織相關部門及專業(yè)人員進行現(xiàn)場勘查和調研，充分考慮公司整體布局、工藝流程、人員流動等因素，制定服務用房規(guī)劃草案。4.規(guī)劃草案提交公司管理層審核，經批準后作為服務用房建設的依據。（三）建設管理1.服務用房建設項目應按照國家及地方有關規(guī)定，履行項目審批、招投標、施工許可等手續(xù)。2.選擇具備相應資質的設計單位、施工單位和監(jiān)理單位，確保建設工程的質量和進度。3.行政部門負責建設項目的全過程跟蹤管理，協(xié)調解決建設過程中出現(xiàn)的問題，及時掌握工程進展情況。4.建設項目竣工后，組織相關部門進行驗收，驗收合格后方可投入使用。驗收內容包括房屋質量、設施設備運行情況、功能是否滿足設計要求等。三、服務用房的分配（一）分配原則1.以滿足工作需要為首要原則，優(yōu)先保障核心業(yè)務部門和重點項目的用房需求。2.按照部門職能和人員數量進行合理分配，確保各部門工作的正常開展。3.充分考慮空間利用效率，避免資源浪費。（二）分配標準1.辦公用房根據部門性質和人員規(guī)模，按照國家相關標準確定辦公用房面積。一般管理人員辦公用房面積標準為[X]平方米/人，業(yè)務人員辦公用房面積標準為[X]平方米/人。對于特殊業(yè)務部門，可根據實際工作需要適當調整。2.會議室根據公司會議需求，合理設置不同規(guī)格的會議室。大型會議室面積一般為[X]平方米，可容納[X]人；中型會議室面積為[X]平方米，可容納[X]人；小型會議室面積為[X]平方米，可容納[X]人。會議室數量根據公司規(guī)模和會議頻率確定。3.其他服務用房如接待室、檔案室、機房等，根據實際功能需求確定面積和數量。接待室應根據公司接待規(guī)格和頻率進行合理設置；檔案室應滿足檔案存儲和管理的要求；機房應具備良好的環(huán)境條件，確保設備正常運行。（三）分配流程1.行政部門根據各部門需求和分配標準，制定服務用房分配方案草案。2.將分配方案草案提交公司管理層審核，經批準后予以公示。3.各部門根據公示后的分配方案，辦理用房交接手續(xù)。交接內容包括房屋鑰匙、設施設備清單等。4.行政部門對服務用房分配情況進行登記備案，建立服務用房管理檔案。四、服務用房的使用（一）使用要求1.各部門應嚴格按照分配的用途使用服務用房，不得擅自改變用途。如需變更用途，應提前向行政部門提出申請，經批準后方可實施。2.保持服務用房的整潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。嚴禁在服務用房內吸煙、亂扔垃圾等。3.愛護服務用房內的設施設備，不得隨意損壞或拆除。如發(fā)現(xiàn)設施設備損壞，應及時向行政部門報告，由行政部門安排維修。4.合理使用水電等能源資源，做到節(jié)約用電、用水，杜絕浪費現(xiàn)象。（二）安全管理1.各部門應加強服務用房的安全管理，落實安全責任，確保人員和財產安全。2.配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護，確保其正常使用。3.嚴禁在服務用房內私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器等，防止發(fā)生火災等安全事故。4.加強對服務用房的門禁管理，嚴格限制無關人員進入。（三）臨時借用1.因工作需要臨時借用服務用房的，應提前向行政部門提交借用申請，說明借用原因、時間、使用人員等信息。2.行政部門根據實際情況進行審核，批準后方可借用。借用期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借用期限，應重新辦理申請手續(xù)。3.借用部門應按照規(guī)定使用服務用房，借用期滿后及時歸還，并清理房屋內的物品。五、服務用房的維護與維修（一）維護責任1.行政部門負責服務用房的整體維護管理工作，制定維護計劃和標準，組織實施日常維護和定期檢查。2.各部門負責本部門使用的服務用房內部設施設備的日常維護和保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告。（二）維修流程1.使用部門發(fā)現(xiàn)服務用房或設施設備存在問題時，應填寫維修申請單，詳細說明問題情況。2.將維修申請單提交給行政部門，行政部門根據問題的性質和緊急程度進行分類處理。3.對于一般性問題，行政部門安排維修人員進行維修；對于較為復雜或涉及較大費用的維修項目，行政部門組織相關人員進行評估，制定維修方案，報公司管理層批準后實施。4.維修完成后，使用部門對維修質量進行驗收，驗收合格后在維修申請單上簽字確認。行政部門對維修情況進行記錄和歸檔。（三）費用管理1.服務用房的日常維護費用由公司統(tǒng)一列支，行政部門根據維護計劃和實際發(fā)生情況進行費用報銷。2.維修費用根據維修項目的性質和金額，按照公司相關財務制度進行審批和報銷。屬于固定資產更新改造的項目，應按照固定資產管理規(guī)定辦理相關手續(xù)。六、服務用房的調整與收回（一）調整情形1.公司組織架構調整、業(yè)務范圍變化等原因，導致原服務用房分配不合理的。2.部門人員數量減少或工作任務變化，導致服務用房閑置或使用不足的。3.因公司發(fā)展需要，對服務用房進行重新規(guī)劃和調整的。（二）調整流程1.行政部門根據調整情形，提出服務用房調整方案草案，明確調整的部門、用房面積及調整時間等。2.將調整方案草案提交公司管理層審核，經批準后向相關部門和人員傳達。3.涉及調整的部門按照要求辦理用房交接手續(xù)，行政部門對調整情況進行登記備案。（三）收回情形1.部門撤銷或合并，不再需要使用服務用房的。2.擅自改變服務用房用途或違規(guī)使用，經責令整改仍不改正的。3.借用服務用房期滿后未按時歸還，且無正當理由的。（四）收回流程1.行政部門根據收回情形，向相關部門發(fā)出收回通知，明確收回的時間和要求。2.相關部門應在規(guī)定時間內騰空服務用房，并辦理交接手續(xù)。3.行政部門對收回的服務用房進行檢查和清理，如有損壞，應要求責任部門進行修復或賠償。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立公司服務用房管理監(jiān)督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括財務、審計等相關部門人員。監(jiān)督小組負責對服務用房管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.設立舉報電話和郵箱，接受公司員工對服務用房違規(guī)使用等問題的舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）檢查內容1.服務用房的使用情況，包括是否擅自改變用途、是否超標準使用等。2.安全管理情況，如消防設施設備是否完好、用電用水是否安全等。3.維護與維修情況，是否按時進行維護保養(yǎng)、維修項目是否及時處理等。4.服務用房的環(huán)境衛(wèi)生情況。（三）檢查結果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應