機(jī)關(guān)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織機(jī)關(guān)文件管理，確保文件的規(guī)范、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的文件管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織內(nèi)部規(guī)定，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：文件處理應(yīng)及時(shí)、快捷，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時(shí)限辦理，減少流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，提高工作效率。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全保密管理，防止文件丟失、泄密等事件發(fā)生，確保文件信息安全。二、文件的分類與編號(hào)（一）文件分類1.按文件性質(zhì)分類行政公文：包括決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等，用于傳達(dá)公司/組織決策、部署工作、溝通情況等。業(yè)務(wù)文件：涉及公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的文件，如工作計(jì)劃、方案、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。內(nèi)部管理文件：關(guān)于公司/組織內(nèi)部行政管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等方面的文件，如規(guī)章制度、考核辦法、薪酬福利規(guī)定等。2.按文件來(lái)源分類上級(jí)文件：來(lái)自上級(jí)主管部門、政府部門等的文件，包括政策性文件、指導(dǎo)性文件等。本級(jí)文件：本公司/組織自行制發(fā)的文件。下級(jí)文件：所屬單位上報(bào)的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、工作總結(jié)等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政公文編號(hào)：采用“年份+發(fā)文順序號(hào)”的形式，如“[年份]×號(hào)”。年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，發(fā)文順序號(hào)按年度從1號(hào)起依次編排。業(yè)務(wù)文件編號(hào)：由業(yè)務(wù)部門代碼、年份、順序號(hào)組成。業(yè)務(wù)部門代碼根據(jù)公司/組織內(nèi)部規(guī)定設(shè)定，年份和順序號(hào)的編排與行政公文編號(hào)相同。內(nèi)部管理文件編號(hào)：按照文件類別、年份、順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。文件類別用漢字簡(jiǎn)稱表示，如“人資”（人力資源管理文件）、“財(cái)管”（財(cái)務(wù)管理文件）等。2.編號(hào)管理文件編號(hào)由公司/組織辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)編制和管理，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。新設(shè)立的部門或業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如需使用新的文件編號(hào)，應(yīng)提前向辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后啟用。三、文件的起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容要求文件起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容完整、邏輯清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。起草前應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和分析，確保文件符合實(shí)際情況，具有可操作性。涉及重要事項(xiàng)、重大決策的文件，應(yīng)廣泛征求意見(jiàn)，進(jìn)行必要性、可行性論證。2.格式要求文件格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織規(guī)定，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。正文一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。（二）審核程序1.初審文件起草完成后，起草部門應(yīng)進(jìn)行自審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范、語(yǔ)言是否通順等。自審?fù)ㄟ^(guò)后，起草部門將文件送部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從政策依據(jù)、業(yè)務(wù)合理性、與其他文件的協(xié)調(diào)性等方面進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。2.復(fù)審部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的文件，送辦公室進(jìn)行復(fù)審。辦公室主要審核文件的格式規(guī)范、行文規(guī)則、發(fā)文范圍等。辦公室復(fù)審時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與起草部門溝通，提出修改建議，起草部門應(yīng)根據(jù)建議進(jìn)行修改完善。3.終審復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的文件，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)終審。公司/組織領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的重要性、涉及范圍等進(jìn)行全面審核，作出批準(zhǔn)、修改或不予批準(zhǔn)的決定。四、文件的印發(fā)與發(fā)布（一）印發(fā)流程1.排版校對(duì)：辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)終審意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行排版和校對(duì)，確保文件格式準(zhǔn)確無(wú)誤。2.編號(hào)登記：對(duì)排版校對(duì)后的文件進(jìn)行編號(hào)，并在文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，記錄文件的名稱、編號(hào)、印發(fā)日期、印發(fā)范圍等信息。3.印制分發(fā)：根據(jù)文件印發(fā)范圍，安排印制和分發(fā)工作。文件印制應(yīng)選擇質(zhì)量可靠的印刷單位，確保印刷質(zhì)量。分發(fā)時(shí)，應(yīng)填寫文件分發(fā)清單，注明文件名稱、編號(hào)、份數(shù)、分發(fā)對(duì)象等信息，由收件人簽字確認(rèn)。（二）發(fā)布方式1.紙質(zhì)發(fā)布：對(duì)于需要紙質(zhì)存檔和傳達(dá)的文件，采用紙質(zhì)印發(fā)的方式。文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并要求收件人在文件傳閱單上簽字確認(rèn)。2.電子發(fā)布：對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)、不需要紙質(zhì)存檔的文件，可通過(guò)公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行電子發(fā)布。電子發(fā)布的文件應(yīng)確保格式正確、內(nèi)容完整，并設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限。五、文件的傳閱與辦理（一）傳閱管理1.傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確、具體，避免擴(kuò)大或縮小。2.傳閱順序：一般按照先上級(jí)后下級(jí)、先主要領(lǐng)導(dǎo)后其他領(lǐng)導(dǎo)、先主辦部門后協(xié)辦部門的順序進(jìn)行傳閱。3.傳閱方式：文件傳閱可采用紙質(zhì)傳閱或電子傳閱的方式。紙質(zhì)傳閱時(shí)，應(yīng)使用文件傳閱單，注明文件名稱、編號(hào)、傳閱人、傳閱時(shí)間等信息；電子傳閱時(shí)，應(yīng)通過(guò)辦公系統(tǒng)設(shè)置傳閱流程，提醒傳閱人及時(shí)查閱文件。4.傳閱跟蹤：辦公室應(yīng)定期跟蹤文件傳閱情況，及時(shí)提醒傳閱人盡快傳閱，避免文件積壓。對(duì)于傳閱時(shí)間較長(zhǎng)的文件，應(yīng)及時(shí)了解原因，采取相應(yīng)措施。（二）文件辦理1.承辦要求：文件傳閱到承辦部門或承辦人后，承辦人應(yīng)及時(shí)辦理。辦理文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時(shí)限進(jìn)行，確保辦理結(jié)果符合要求。2.辦理反饋：承辦人辦理完文件后，應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。反饋方式可采用書面報(bào)告、口頭匯報(bào)等形式，確保辦理情況清晰、準(zhǔn)確。3.催辦督辦：辦公室對(duì)重要文件或辦理期限較長(zhǎng)的文件，應(yīng)進(jìn)行催辦督辦。催辦督辦可通過(guò)電話、郵件、書面通知等方式進(jìn)行，確保文件辦理工作按時(shí)完成。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.本公司/組織制發(fā)的各類文件，包括行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部管理文件等。2.上級(jí)主管部門、政府部門下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件。3.所屬單位上報(bào)的重要文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、工作總結(jié)等。（二）歸檔要求1.整理分類：文件歸檔前，應(yīng)按照文件類別、年度、保管期限等進(jìn)行整理分類，確保歸檔文件整齊、有序。2.編號(hào)編目：對(duì)歸檔文件進(jìn)行編號(hào)，并編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.裝訂裝盒：歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物等，確保文件的完整性和安全性。裝訂后的文件應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)、歷史沿革等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的文件分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度等確定。（四）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放歸檔文件。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案盒等，并按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行合理排列，便于查找和管理。七、文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.查閱文件時(shí)，應(yīng)在辦公室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出辦公室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。3.查閱機(jī)密文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還辦公室，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱文件時(shí)，應(yīng)向辦公室出具借條，注明文件名稱、編號(hào)、借閱人、借閱時(shí)間等信息。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還辦公室，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦公室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、文件的保密與銷毀（一）保密措施1.加強(qiáng)文件保密教育，提高員工的保密意識(shí)。對(duì)涉及機(jī)密、絕密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.確定文件的密級(jí)，根據(jù)文件內(nèi)容的重要性和敏感程度，將文件分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)等級(jí)。密級(jí)文件應(yīng)在文件首頁(yè)左上角標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)。3.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行文件的傳閱、辦理、查閱和借閱。對(duì)知悉機(jī)密、絕密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）銷毀程序1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，由辦公室提出銷毀意見(jiàn)，填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明文件名稱、編號(hào)