機(jī)關(guān)物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)物資管理，規(guī)范物資采購、使用、存儲(chǔ)等行為，提高物資使用效益，保障機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的物資管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)物資實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物資管理的規(guī)范性和協(xié)調(diào)性。2.節(jié)約高效原則：樹立節(jié)約意識(shí)，優(yōu)化物資配置，提高物資使用效率，降低物資采購和使用成本。3.規(guī)范透明原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范物資管理流程，確保物資管理過程公開、公平、公正、透明。4.責(zé)任追究原則：明確物資管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任，對(duì)因管理不善、違規(guī)操作等造成損失的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、物資采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際庫存情況，于每年[具體時(shí)間]前編制下一年度物資采購計(jì)劃，報(bào)機(jī)關(guān)物資管理部門審核匯總。2.采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并說明采購理由和資金來源。3.機(jī)關(guān)物資管理部門對(duì)各部門的采購計(jì)劃進(jìn)行審核，綜合平衡后編制機(jī)關(guān)年度物資采購總計(jì)劃，報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購方式1.集中采購：對(duì)通用性強(qiáng)、采購量大的物資，實(shí)行集中采購。由機(jī)關(guān)物資管理部門統(tǒng)一組織招標(biāo)采購，確定供應(yīng)商和采購價(jià)格。2.分散采購：對(duì)有特殊要求、采購量較小的物資，經(jīng)機(jī)關(guān)物資管理部門批準(zhǔn)后，由各部門自行組織采購。各部門應(yīng)按照規(guī)定的采購程序進(jìn)行采購，確保采購過程合規(guī)、透明。3.緊急采購：因工作急需，無法按正常采購程序進(jìn)行采購的物資，由使用部門填寫緊急采購申請表，說明緊急采購的原因、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等，經(jīng)機(jī)關(guān)物資管理部門審核后報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。緊急采購應(yīng)在確保質(zhì)量的前提下，選擇合理的采購方式和供應(yīng)商，盡快完成采購任務(wù)。（三）采購程序1.集中采購程序機(jī)關(guān)物資管理部門根據(jù)年度采購總計(jì)劃，制定具體的采購實(shí)施方案，明確采購項(xiàng)目、采購方式、采購時(shí)間等內(nèi)容。發(fā)布采購公告，邀請符合條件的供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。物資到貨后，機(jī)關(guān)物資管理部門組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。2.分散采購程序各部門自行組織采購前，應(yīng)填寫采購申請表，報(bào)機(jī)關(guān)物資管理部門備案。采購申請表應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購方式等內(nèi)容。各部門按照采購申請表確定的采購方式進(jìn)行采購，采購過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和采購程序，確保采購過程合規(guī)、透明。物資到貨后，各部門應(yīng)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)，并將采購情況報(bào)機(jī)關(guān)物資管理部門備案。3.緊急采購程序使用部門填寫緊急采購申請表，經(jīng)機(jī)關(guān)物資管理部門審核后報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。緊急采購申請表應(yīng)包括緊急采購的原因、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。機(jī)關(guān)物資管理部門根據(jù)緊急采購申請表，選擇合適的采購方式和供應(yīng)商進(jìn)行采購。物資到貨后，使用部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)，并將緊急采購情況報(bào)機(jī)關(guān)物資管理部門備案。（四）采購合同管理1.采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等內(nèi)容。2.機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購合同的審核管理，確保合同條款符合法律法規(guī)和采購要求。3.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。如因特殊原因需要變更或解除合同的，應(yīng)按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)建立采購合同臺(tái)賬，對(duì)采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和管理。三、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.物資驗(yàn)收應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.對(duì)有特殊要求的物資，應(yīng)按照雙方約定的特殊標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨前，機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，機(jī)關(guān)物資管理部門組織使用部門、采購部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容，確保物資符合要求。3.對(duì)驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。對(duì)驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，由供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)記錄，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理。如供應(yīng)商未能及時(shí)處理，機(jī)關(guān)物資管理部門可采取相應(yīng)措施，如扣除貨款、追究違約責(zé)任等。（三）驗(yàn)收記錄1.機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)建立物資驗(yàn)收臺(tái)賬，對(duì)物資驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量情況等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.物資驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為物資管理檔案的重要組成部分，以備查詢和審計(jì)。四、物資存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)場所1.機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的物資倉庫，用于存放各類物資。物資倉庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保物資安全存儲(chǔ)。2.物資倉庫應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、用途、類別等進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于物資的查找和管理。（二）存儲(chǔ)方式1.物資應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放，如貨架存儲(chǔ)、堆碼存儲(chǔ)等。對(duì)有特殊要求的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的特殊存儲(chǔ)方式，如冷藏、冷凍、防潮、防蟲等。2.物資存儲(chǔ)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保物資的質(zhì)量和有效期。（三）庫存盤點(diǎn)1.機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)定期組織庫存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。庫存盤點(diǎn)每年至少進(jìn)行[具體次數(shù)]次，盤點(diǎn)時(shí)間一般安排在[具體時(shí)間]。2.庫存盤點(diǎn)前，機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)方法、盤點(diǎn)人員等內(nèi)容。3.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫盤點(diǎn)報(bào)告。4.機(jī)關(guān)物資管理部門根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤盈、盤虧等情況進(jìn)行處理。如因管理不善、違規(guī)操作等造成的盤虧，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。（四）庫存預(yù)警1.機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)建立庫存預(yù)警機(jī)制，設(shè)定物資的最低庫存和最高庫存限額。當(dāng)物資庫存低于最低庫存限額時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門及時(shí)采購；當(dāng)物資庫存高于最高庫存限額時(shí)，應(yīng)采取相應(yīng)措施，如調(diào)劑使用、減少采購等。2.庫存預(yù)警信號(hào)可通過郵件、短信、內(nèi)部通知等方式發(fā)送給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。五、物資使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.機(jī)關(guān)物資管理部門根據(jù)物資領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的申請予以批準(zhǔn)，并辦理物資領(lǐng)用手續(xù)。3.物資領(lǐng)用人員應(yīng)在物資領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取物資后應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或丟失。（二）使用監(jiān)督1.機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資使用情況的監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門的物資使用情況進(jìn)行抽查，確保物資使用合理、合規(guī)。2.各部門應(yīng)建立物資使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的領(lǐng)用時(shí)間、使用情況、剩余數(shù)量等內(nèi)容，便于物資管理部門進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的物資浪費(fèi)、挪用等違規(guī)行為，機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）維修與報(bào)廢1.物資在使用過程中發(fā)生損壞或故障的，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫物資維修申請表，報(bào)機(jī)關(guān)物資管理部門審核。機(jī)關(guān)物資管理部門根據(jù)實(shí)際情況，安排維修或聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修。2.對(duì)無法維修或維修成本過高的物資，使用部門應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請表，說明報(bào)廢原因、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料，報(bào)機(jī)關(guān)物資管理部門審核。機(jī)關(guān)物資管理部門審核后報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物資，機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行清理，按照規(guī)定進(jìn)行處置。處置方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢等。處置收入應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)政，實(shí)行收支兩條線管理。六、物資處置管理（一）處置范圍1.已超過使用年限、無法正常使用或已無使用價(jià)值的物資。2.因技術(shù)更新、設(shè)備改造等原因淘汰的物資。3.盤虧、毀損、變質(zhì)等原因需要報(bào)廢的物資。4.其他需要處置的物資。（二）處置方式1.變賣：對(duì)尚有使用價(jià)值的物資，可通過公開拍賣、招標(biāo)等方式進(jìn)行變賣，變賣收入應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)政。2.捐贈(zèng)：對(duì)符合捐贈(zèng)條件的物資，可捐贈(zèng)給相關(guān)單位或個(gè)人，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.報(bào)廢：對(duì)已無使用價(jià)值的物資，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢物資應(yīng)進(jìn)行集中清理，統(tǒng)一運(yùn)至指定的報(bào)廢處理場所進(jìn)行處置。（三）處置程序1.使用部門填寫物資處置申請表，說明處置原因、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料，報(bào)機(jī)關(guān)物資管理部門審核。2.機(jī)關(guān)物資管理部門審核后報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)處置的物資，機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)按照規(guī)定的處置方式進(jìn)行處置，并及時(shí)將處置情況報(bào)財(cái)政部門備案。七、物資信息化管理（一）管理系統(tǒng)建設(shè)1.機(jī)關(guān)應(yīng)建立物資信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、處置等全過程的信息化管理。2.物資信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，能夠?qū)崟r(shí)反映物資的庫存情況、使用情況、采購情況等信息，為物資管理決策提供依據(jù)。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。2.物資信息發(fā)生變更時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)在物資信息化管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。（三）信息安全1.機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)加強(qiáng)物資信息化管理系統(tǒng)的信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生。2.對(duì)涉及物資管理的敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制訪問權(quán)限，確保信息安全。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.機(jī)關(guān)物資管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的物資管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃執(zhí)行情況、采購程序合規(guī)情況、物資驗(yàn)收情況、庫存管理情況、物資使用情況、物資處置情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）責(zé)任追究1.對(duì)違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任：未按規(guī)定編制采購計(jì)劃，擅自采購物資的。采購過程中違