查閱檔案管理辦法[公司/組織名稱]檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司/組織具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門綜合管理部門設(shè)立檔案管理崗位，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作，其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、歸還等服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行查閱借閱手續(xù)。5.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。6.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類及向檔案管理部門移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.對(duì)本部門檔案進(jìn)行初步分類和編號(hào)，確保檔案的有序存放。3.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案查閱、借閱等相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止等過(guò)程中形成的各類文件材料，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司/組織各類會(huì)議文件、決議、紀(jì)要等。3.公司/組織工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司/組織各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。5.公司/組織財(cái)務(wù)文件、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。7.公司/組織技術(shù)文件、圖紙、專利等。8.公司/組織宣傳資料、活動(dòng)照片、視頻等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造。3.收集的檔案材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意剪裁、拼接。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行整理和修復(fù)后，按照一定順序進(jìn)行裝訂。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底前將本部門當(dāng)年形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、題名等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門將接收的檔案按照分類編號(hào)要求進(jìn)行存放，并更新檔案目錄。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的安全和保密。2.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后收回。（三）借閱原則1.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格控制，確因工作需要借閱檔案的，必須辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)注明借閱期限，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門按照借閱申請(qǐng)表的要求，將檔案提供給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，確定是否已失去保存價(jià)值。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字同意后，編制檔案銷毀清冊(cè)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，一般可采用焚燒、粉碎等方式。銷毀過(guò)程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀記錄存檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲(chǔ)、查閱、借閱等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全保障：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的