樣品管理辦法制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品管理，確保樣品的真實(shí)性、完整性和可追溯性，規(guī)范樣品的采集、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)、使用、處置等環(huán)節(jié)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及樣品管理的所有部門和人員，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、銷售、售后服務(wù)等部門。（三）基本原則1.合法性原則：樣品管理應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)性原則：確保樣品的來源真實(shí)可靠，能夠準(zhǔn)確反映所代表產(chǎn)品或項(xiàng)目的特性。3.完整性原則：樣品的信息、標(biāo)識(shí)、包裝等應(yīng)保持完整，不得隨意更改或缺失。4.可追溯性原則：建立完善的樣品記錄和檔案，能夠追溯樣品的整個(gè)生命周期。5.安全性原則：保證樣品在存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。二、職責(zé)分工（一）樣品管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善樣品管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌樣品的采集、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)、使用、處置等工作。3.建立樣品管理臺(tái)賬和檔案，確保樣品信息的準(zhǔn)確記錄和及時(shí)更新。（二）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.研發(fā)部門：負(fù)責(zé)提出樣品需求，參與樣品的采集和測(cè)試工作，提供樣品相關(guān)的技術(shù)資料。2.生產(chǎn)部門：按照研發(fā)部門或客戶要求生產(chǎn)樣品，確保樣品質(zhì)量符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配合樣品管理部門做好樣品的流轉(zhuǎn)工作。3.質(zhì)量控制部門：對(duì)樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和檢測(cè)，出具檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)不合格樣品提出處理意見。4.銷售部門：根據(jù)客戶需求提供樣品，協(xié)助客戶了解樣品信息，跟蹤樣品在客戶處的使用情況。5.售后服務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集客戶反饋的樣品問題，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并參與樣品問題的分析和處理。（三）其他部門根據(jù)工作需要，配合樣品管理部門做好相關(guān)樣品管理工作。三、樣品的采集（一）采集計(jì)劃1.研發(fā)部門在開展新產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進(jìn)等工作前，應(yīng)制定樣品采集計(jì)劃，明確采集樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、采集時(shí)間、采集地點(diǎn)等信息。2.銷售部門接到客戶樣品需求后，應(yīng)及時(shí)將需求信息傳遞給樣品管理部門，由樣品管理部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門制定樣品采集計(jì)劃。3.其他部門因工作需要采集樣品時(shí)，應(yīng)提前向樣品管理部門提交申請(qǐng)，說明采集目的、樣品信息等，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定程序進(jìn)行采集。（二）采集流程1.采集人員應(yīng)按照采集計(jì)劃要求，選擇合適的采樣工具和方法，確保采集的樣品具有代表性。2.采集過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄樣品的采集時(shí)間、地點(diǎn)、采集人、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、編號(hào)等信息，并填寫樣品采集記錄單。3.采集的樣品應(yīng)及時(shí)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和包裝，防止樣品在運(yùn)輸和存儲(chǔ)過程中受到污染或損壞。（三）特殊樣品采集要求1.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)樣品，采集人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)安全操作規(guī)程，采取必要的防護(hù)措施，確保采集過程安全。2.對(duì)于易變質(zhì)的樣品，應(yīng)在采集后及時(shí)進(jìn)行處理或存儲(chǔ)，采取適當(dāng)?shù)谋ｕr、冷藏、冷凍等措施，保證樣品質(zhì)量。四、樣品的標(biāo)識(shí)（一）標(biāo)識(shí)內(nèi)容1.樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)包含樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、編號(hào)、來源、采集時(shí)間、有效期等基本信息。2.對(duì)于有特殊要求的樣品，如危險(xiǎn)樣品、貴重樣品等，應(yīng)在標(biāo)識(shí)上注明相應(yīng)的警示標(biāo)識(shí)或特殊說明。（二）標(biāo)識(shí)方法1.樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)采用耐久性好、不易褪色的材料制作，如標(biāo)簽、標(biāo)牌、印章等。2.標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固地附著在樣品或其包裝上，確保在樣品的整個(gè)生命周期內(nèi)能夠清晰識(shí)別。（三）標(biāo)識(shí)變更1.當(dāng)樣品的信息發(fā)生變更時(shí)，如名稱、規(guī)格、型號(hào)、有效期等，應(yīng)及時(shí)對(duì)標(biāo)識(shí)進(jìn)行更新，確保標(biāo)識(shí)信息與樣品實(shí)際情況一致。2.標(biāo)識(shí)變更應(yīng)做好記錄，注明變更原因、變更時(shí)間、變更內(nèi)容等信息。五、樣品的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.根據(jù)樣品的特性和要求，選擇合適的存儲(chǔ)環(huán)境，如溫度、濕度、光照、通風(fēng)等條件應(yīng)符合樣品存儲(chǔ)要求。2.對(duì)于不同類型的樣品，應(yīng)分類存儲(chǔ)，避免相互影響或混淆。（二）存儲(chǔ)設(shè)施1.配備必要的樣品存儲(chǔ)設(shè)施，如倉庫、貨架、冰箱、冰柜、保險(xiǎn)柜等，確保樣品存儲(chǔ)安全。2.存儲(chǔ)設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行和功能完好。（三）庫存管理1.建立樣品庫存管理制度，定期對(duì)庫存樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。2.對(duì)于超過有效期或已無使用價(jià)值的樣品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處置。（四）特殊樣品存儲(chǔ)要求1.危險(xiǎn)樣品應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ)，設(shè)置明顯的警示標(biāo)識(shí)，采取必要的安全防護(hù)措施。2.貴重樣品應(yīng)存放在安全可靠的地方，加強(qiáng)保管，嚴(yán)格限制接觸人員。六、樣品的流轉(zhuǎn)（一）流轉(zhuǎn)申請(qǐng)1.因工作需要流轉(zhuǎn)樣品時(shí)，應(yīng)填寫樣品流轉(zhuǎn)申請(qǐng)單，注明流轉(zhuǎn)樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)去向、預(yù)計(jì)流轉(zhuǎn)時(shí)間等信息。2.流轉(zhuǎn)申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行流轉(zhuǎn)。（二）流轉(zhuǎn)流程1.樣品管理部門根據(jù)流轉(zhuǎn)申請(qǐng)單，安排專人負(fù)責(zé)樣品的流轉(zhuǎn)工作，確保樣品在流轉(zhuǎn)過程中的安全和完整。2.流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)做好樣品的交接記錄，包括交接時(shí)間、交接地點(diǎn)、交接人、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)于需要郵寄或運(yùn)輸?shù)臉悠?，?yīng)選擇可靠的物流方式，確保樣品安全送達(dá)。同時(shí)，應(yīng)做好運(yùn)輸過程中的防護(hù)措施，防止樣品損壞或丟失。（三）流轉(zhuǎn)跟蹤1.樣品管理部門應(yīng)建立樣品流轉(zhuǎn)跟蹤機(jī)制，實(shí)時(shí)跟蹤樣品的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，確保樣品按時(shí)、準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)到指定地點(diǎn)。2.對(duì)于流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如延誤、損壞、丟失等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、樣品的使用（一）使用申請(qǐng)1.使用部門因工作需要使用樣品時(shí)，應(yīng)填寫樣品使用申請(qǐng)單，注明使用樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用目的、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息。2.使用申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到樣品管理部門領(lǐng)取樣品。（二）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)按照樣品使用說明和操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保樣品使用安全、準(zhǔn)確、有效。2.使用過程中，應(yīng)做好樣品使用記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、使用情況等信息。3.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將樣品歸還樣品管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）特殊樣品使用要求1.對(duì)于危險(xiǎn)樣品、貴重樣品等特殊樣品，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，采取必要的安全防護(hù)措施，確保使用過程安全。2.使用特殊樣品后，應(yīng)及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，妥善處理剩余樣品和廢棄物，防止對(duì)環(huán)境造成污染。八、樣品的處置（一）處置申請(qǐng)1.對(duì)于需要處置的樣品，如超過有效期、已無使用價(jià)值、損壞無法修復(fù)等，相關(guān)部門應(yīng)填寫樣品處置申請(qǐng)單，注明處置樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息。2.處置申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行處置。（二）處置方式1.報(bào)廢：對(duì)于已無使用價(jià)值的樣品，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢樣品應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保不造成環(huán)境污染和安全隱患。2.回收：對(duì)于可回收利用的樣品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理，交予有資質(zhì)的回收單位進(jìn)行處理。3.捐贈(zèng)：對(duì)于符合捐贈(zèng)條件的樣品，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行捐贈(zèng)，捐贈(zèng)過程應(yīng)做好記錄，確保捐贈(zèng)樣品的去向可追溯。（三）處置記錄1.樣品處置過程中，應(yīng)做好處置記錄，包括處置時(shí)間、處置地點(diǎn)、處置方式、處置人等信息。2.處置記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、樣品記錄與檔案管理（一）記錄要求1.樣品管理過程中產(chǎn)生的各類記錄，如采集記錄、標(biāo)識(shí)記錄、存儲(chǔ)記錄、流轉(zhuǎn)記錄、使用記錄、處置記錄等，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫。2.記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子形式保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。（二）檔案建立1.樣品管理部門應(yīng)建立樣品檔案，將樣品的相關(guān)信息和記錄進(jìn)行整理歸檔。2.樣品檔案應(yīng)包括樣品基本信息、采集記錄、標(biāo)識(shí)記錄、存儲(chǔ)記錄、流轉(zhuǎn)記錄、使用記錄、處置記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)資料等內(nèi)容。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱樣品檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)單，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱樣品檔案。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.樣品管理部門應(yīng)定期對(duì)樣品管理工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，確保樣品管理工作符合本辦法的要求。2.內(nèi)部檢查內(nèi)容包括樣品的采集、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)、使用、處置等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，記錄和檔案的完整性、準(zhǔn)確性等。（二）外部檢查1.接受政府監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)檢查工作。2.對(duì)于外部檢查提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)制定整改措施，認(rèn)真落實(shí)整改責(zé)任，確保整改工作按時(shí)完成。（三）違規(guī)處理1.