檔案管理辦法視頻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理辦法。本辦法適用于公司/組織各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作。（二）適用范圍本辦法所指檔案包括公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，如紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。涵蓋了行政管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人力資源、項(xiàng)目建設(shè)等各個(gè)方面。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠、完整無(wú)缺。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和利用，滿足公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位對(duì)檔案信息的需求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全公司/組織的檔案工作。各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)兼職檔案員的工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。4.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)日常文件材料的收集、整理和分類(lèi)，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案保管環(huán)境的安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。5.參加檔案管理部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和會(huì)議，學(xué)習(xí)掌握檔案管理的新知識(shí)、新技能。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確文件材料的形成、積累和歸檔責(zé)任，確保本部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的文件材料進(jìn)行清理和核對(duì)，將具有保存價(jià)值的文件材料收集起來(lái)，按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，相關(guān)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)收集公司/組織外部與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，如上級(jí)主管部門(mén)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等，豐富檔案資源。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案的整理按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）的要求進(jìn)行，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類(lèi)方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、編號(hào)、編目等操作。3.電子檔案的整理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，并建立準(zhǔn)確的電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.聲像檔案的整理應(yīng)按照載體形式和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，編制詳細(xì)的目錄和說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)同時(shí)保存原始載體和數(shù)字化副本。5.實(shí)物檔案的整理應(yīng)按照實(shí)物的種類(lèi)、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)，建立實(shí)物檔案清單，記錄實(shí)物的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、日期等信息。實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，確保安全。四、檔案的鑒定與保管期限（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。鑒定工作應(yīng)組成由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的鑒定小組，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存意義。對(duì)于保管期限已滿、確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)鑒定小組審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。3.檔案鑒定過(guò)程中應(yīng)做好記錄，對(duì)鑒定意見(jiàn)、銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、時(shí)間等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，并存檔備查。（二）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、組織沿革、重要會(huì)議記錄、重大決策文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件、土地房產(chǎn)證書(shū)、商標(biāo)專(zhuān)利文件等。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括年度工作計(jì)劃、總結(jié)、各類(lèi)業(yè)務(wù)文件、一般性會(huì)議記錄、項(xiàng)目合同、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括一般性文件材料、臨時(shí)性工作記錄、事務(wù)性通知等。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的類(lèi)別、年度、保管期限、存放位置等信息。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案保護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜、防光、防塵等保護(hù)措施。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)加強(qiáng)信息安全管理，采取加密、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對(duì)聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)采取相應(yīng)的保護(hù)措施，如對(duì)錄音帶、錄像帶等應(yīng)定期進(jìn)行回放檢查，對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)注意防潮、防蟲(chóng)、防損壞等。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，及時(shí)提供所需檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)地為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，可編制檔案檢索工具、專(zhuān)題資料匯編等，提高檔案利用效率。（二）檔案借閱1.公司/組織外部單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱單位名稱(chēng)、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱單位名稱(chēng)、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)和清理。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等方面。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)，不斷提高檔案管理工作水平。（二）檔案移交1.公司/組織所屬單位應(yīng)按照規(guī)定定期向公司/組織檔案管理部門(mén)移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的類(lèi)別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并與檔案管理部門(mén)辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案不齊全、不完整或不符合整理要求的，應(yīng)及時(shí)通知移交單位進(jìn)