標準樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司標準樣品的管理，確保標準樣品的準確性、可靠性和有效性，保證公司生產(chǎn)、研發(fā)、質(zhì)量控制等工作的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部標準樣品的采購、驗收、儲存、使用、發(fā)放、校準、報廢等全過程管理。（三）職責分工1.質(zhì)量管理部門負責標準樣品管理辦法的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。負責標準樣品的采購申請審核、驗收、校準、儲存管理以及報廢審批。定期對標準樣品的使用情況進行檢查和評估。2.使用部門負責提出標準樣品的采購需求。按照規(guī)定正確使用標準樣品，并做好使用記錄。負責標準樣品的日常保管，確保其安全、完整。3.采購部門根據(jù)質(zhì)量管理部門審核后的采購申請，負責標準樣品的采購工作。確保所采購的標準樣品符合相關(guān)標準和要求，并及時交付公司。4.財務(wù)部門負責標準樣品采購費用的審核與支付。協(xié)助質(zhì)量管理部門做好標準樣品成本核算和管理工作。（四）相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準遵循本辦法嚴格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國標準化法》《中華人民共和國計量法》等，以及行業(yè)內(nèi)通行的標準規(guī)范，確保公司標準樣品管理工作合法合規(guī)，符合行業(yè)質(zhì)量要求。二、標準樣品的采購（一）采購申請1.使用部門根據(jù)工作需要，提前填寫《標準樣品采購申請表》，詳細注明所需標準樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預計到貨時間等信息。2.將申請表提交至質(zhì)量管理部門進行審核。質(zhì)量管理部門根據(jù)公司實際需求、庫存情況以及相關(guān)標準要求，對采購申請進行審核，簽署審核意見。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門依據(jù)質(zhì)量管理部門審核通過的采購申請，通過多種渠道選擇合格的供應(yīng)商。優(yōu)先選擇具有良好信譽、生產(chǎn)能力強、產(chǎn)品質(zhì)量可靠且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。2.對潛在供應(yīng)商進行評估，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證文件、檢測報告等相關(guān)資質(zhì)證明材料，建立供應(yīng)商檔案。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確標準樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂后，及時將合同副本提交至質(zhì)量管理部門備案。（四）采購進度跟蹤1.采購部門負責跟蹤標準樣品的采購進度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。2.如遇采購過程中出現(xiàn)問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向質(zhì)量管理部門匯報。三、標準樣品的驗收（一）驗收準備1.質(zhì)量管理部門在標準樣品到貨前，組織相關(guān)人員做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收所需的量具、儀器設(shè)備及文件資料等。2.驗收人員應(yīng)熟悉標準樣品的相關(guān)標準和技術(shù)要求，掌握驗收方法和流程。（二）驗收內(nèi)容1.外觀檢查檢查標準樣品的包裝是否完好，有無破損、變形、受潮等情況。核對標準樣品的標識信息，包括名稱、規(guī)格、型號、編號、有效期、生產(chǎn)廠家等，應(yīng)清晰、準確、完整。2.數(shù)量核對按照采購合同或送貨單，核對標準樣品的數(shù)量是否一致，確保無短缺或多余。3.質(zhì)量檢驗依據(jù)相關(guān)標準和技術(shù)文件，使用規(guī)定的量具、儀器設(shè)備對標準樣品的特性指標進行檢驗。檢驗結(jié)果應(yīng)記錄在《標準樣品驗收記錄》中，詳細注明檢驗項目、檢驗方法、檢驗數(shù)據(jù)、判定結(jié)論等信息。（三）驗收結(jié)果處理1.若驗收合格，驗收人員在《標準樣品驗收記錄》上簽字確認，并將標準樣品移交至儲存部門妥善保管。2.若驗收不合格，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨或退款等措施。同時，對不合格標準樣品進行標識、隔離，防止其流入公司內(nèi)部使用環(huán)節(jié)。四、標準樣品的儲存（一）儲存環(huán)境要求1.根據(jù)標準樣品的特性和要求，設(shè)置專門的儲存場所，確保儲存環(huán)境滿足其穩(wěn)定性和有效性的需要。2.儲存場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度等條件應(yīng)符合標準樣品的規(guī)定要求。對于有特殊儲存條件要求的標準樣品，如冷藏、避光等，應(yīng)配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。（二）分類存放1.按照標準樣品的類別、特性、用途等進行分類存放，便于查找和管理。2.對不同類別的標準樣品應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，注明樣品名稱、規(guī)格、型號、編號、有效期等信息。（三）庫存管理1.建立標準樣品庫存臺賬，詳細記錄標準樣品的出入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、來源、去向等信息，確保賬物相符。2.定期對標準樣品的庫存進行盤點，盤點周期為[具體周期]。如發(fā)現(xiàn)賬物不符情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。（四）有效期管理1.對有有效期規(guī)定的標準樣品，應(yīng)在其包裝上明確標注有效期，并在庫存臺賬中進行記錄。2.在有效期屆滿前[規(guī)定時間]，質(zhì)量管理部門應(yīng)組織對標準樣品進行評估，如仍符合使用要求，可繼續(xù)使用；如不符合要求，應(yīng)及時辦理報廢手續(xù)。五、標準樣品的使用（一）使用計劃1.使用部門根據(jù)工作安排，提前制定標準樣品使用計劃，明確使用標準樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時間、使用人員等信息。2.將使用計劃提交至質(zhì)量管理部門審核，質(zhì)量管理部門根據(jù)庫存情況和工作實際需求進行審核，簽署審核意見。（二）使用流程1.使用人員憑經(jīng)質(zhì)量管理部門審核通過的使用計劃，到儲存部門領(lǐng)取標準樣品。領(lǐng)取時，雙方應(yīng)在《標準樣品發(fā)放記錄》上簽字確認，注明領(lǐng)取日期、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.使用人員在使用標準樣品過程中，應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程進行操作，確保操作過程的準確性和規(guī)范性。同時，認真記錄使用過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，填寫《標準樣品使用記錄》，包括使用時間、使用地點、使用人員、使用目的、操作過程、測試數(shù)據(jù)等內(nèi)容。3.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時將標準樣品歸還至儲存部門，并在《標準樣品發(fā)放記錄》上注明歸還日期。儲存部門應(yīng)對歸還的標準樣品進行檢查，確保其完好無損、數(shù)量準確。（三）使用監(jiān)督1.質(zhì)量管理部門定期對標準樣品的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括使用記錄是否完整、準確，操作過程是否符合規(guī)范要求，標準樣品的狀態(tài)是否正常等。2.如發(fā)現(xiàn)使用過程中存在問題，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時責令使用部門進行整改，并對整改情況進行跟蹤復查。六、標準樣品的發(fā)放（一）發(fā)放原則1.標準樣品的發(fā)放應(yīng)遵循“按需發(fā)放、嚴格審批、記錄完整”的原則，確保標準樣品發(fā)放的合理性和可追溯性。2.發(fā)放的標準樣品應(yīng)確保其質(zhì)量符合要求，且在有效期內(nèi)。（二）發(fā)放流程1.使用部門填寫《標準樣品發(fā)放申請表》，注明所需標準樣品的詳細信息及發(fā)放原因。2.將申請表提交至質(zhì)量管理部門審批。質(zhì)量管理部門根據(jù)庫存情況、使用計劃以及相關(guān)規(guī)定進行審批，簽署審批意見。3.審批通過后，儲存部門按照審批意見發(fā)放標準樣品，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括發(fā)放日期、發(fā)放部門、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)取人等信息。七、標準樣品的校準（一）校準計劃1.質(zhì)量管理部門根據(jù)標準樣品的使用頻率、有效期以及相關(guān)標準要求，制定標準樣品校準計劃，明確校準周期、校準項目、校準方法、校準機構(gòu)等信息。2.校準計劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員，確保校準工作按時進行。（二）校準實施1.質(zhì)量管理部門負責聯(lián)系具備相應(yīng)資質(zhì)的校準機構(gòu)，按照校準計劃將標準樣品送校。送校時，應(yīng)填寫《標準樣品校準申請表》，注明樣品名稱、規(guī)格、型號、編號、送校原因等信息，并附上相關(guān)的技術(shù)資料。2.校準機構(gòu)按照規(guī)定的校準方法和標準對標準樣品進行校準，并出具校準報告。質(zhì)量管理部門收到校準報告后，應(yīng)及時進行審核，確認校準結(jié)果是否符合要求。（三）校準結(jié)果處理1.若校準結(jié)果符合要求，質(zhì)量管理部門將校準報告存檔，并在標準樣品上粘貼校準合格標識。2.若校準結(jié)果不符合要求，質(zhì)量管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對標準樣品進行評估，分析原因，采取相應(yīng)的處理措施，如報廢、降級使用等。同時，對涉及的相關(guān)工作進行追溯和整改。八、標準樣品的報廢（一）報廢條件1.標準樣品超過有效期且經(jīng)評估不符合使用要求。2.標準樣品在儲存或使用過程中出現(xiàn)損壞、變質(zhì)，無法滿足使用要求。3.因技術(shù)更新、工藝改進等原因，原標準樣品已不再適用。（二）報廢申請使用部門或儲存部門發(fā)現(xiàn)標準樣品符合報廢條件時，應(yīng)填寫《標準樣品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、樣品名稱、規(guī)格、型號、編號、數(shù)量等信息。（三）報廢審批將《標準樣品報廢申請表》提交至質(zhì)量管理部門進行審核。質(zhì)量管理部門組織相關(guān)人員對報廢申請進行評估，審核通過