桂林印章管理辦法一、總則（一）目的為加強桂林地區(qū)印章管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，維護公司/組織的合法權(quán)益，防范風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于桂林地區(qū)公司/組織內(nèi)部各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章、部門章、分支機構(gòu)章等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的管理和使用必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。2.專人負責原則：明確專人負責印章的保管和使用，確保責任落實到人。3.審批規(guī)范原則：嚴格執(zhí)行印章使用審批流程，未經(jīng)批準不得擅自使用印章。4.安全保密原則：采取有效措施確保印章的安全保管，防止印章被盜用、冒用或濫用，對涉及印章使用的信息嚴格保密。二、印章的刻制（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或分支機構(gòu)，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司/組織的綜合管理部門。2.申請表應附帶擬刻制印章的樣式設計稿，確保樣式符合公司/組織的整體形象和管理要求。（二）審批流程1.綜合管理部門收到《印章刻制申請表》后，對申請內(nèi)容進行初步審核，審核通過后提交至公司/組織的分管領導審批。2.分管領導根據(jù)公司/組織的實際情況和工作需要，對印章刻制申請進行審批。對于涉及重要業(yè)務或敏感事項的印章，需經(jīng)法定代表人審批。3.審批通過后，綜合管理部門將審批結(jié)果通知申請部門，并負責聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行印章刻制。（三）刻制要求1.印章刻制單位必須具備公安部門核發(fā)的《特種行業(yè)許可證》，確保刻制的印章符合國家規(guī)定的標準和質(zhì)量要求。2.刻制的印章應清晰、規(guī)范，材質(zhì)應符合公司/組織的要求，一般采用優(yōu)質(zhì)的金屬或橡膠材料。3.印章刻制完成后，刻制單位應向公司/組織提供印章印模、刻制證明等相關資料，作為印章管理的重要檔案留存。三、印章的領取與發(fā)放（一）領取準備1.申請部門在收到印章刻制完成的通知后，應安排專人攜帶有效身份證件前往綜合管理部門領取印章。2.領取人應在《印章領取登記表》上簽字確認，注明領取日期、印章名稱、數(shù)量等信息。（二）發(fā)放流程1.綜合管理部門核對領取人的身份信息和申請審批文件后，將印章發(fā)放給領取人，并對印章進行登記備案。2.發(fā)放印章時，應同時向領取人發(fā)放《印章使用說明書》，詳細說明印章的使用范圍、使用流程、保管要求等注意事項。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書、財務報表等重要文件的簽署。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定業(yè)務事項，如銀行開戶、支票簽發(fā)等。3.財務專用章：用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務相關業(yè)務。4.合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同協(xié)議。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等業(yè)務往來，但不得對外簽訂合同或出具具有法律效力的文件。6.分支機構(gòu)章：用于分支機構(gòu)在授權(quán)范圍內(nèi)開展的業(yè)務活動，如文件簽署、業(yè)務聯(lián)系等。（二）使用流程1.用印申請：使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.審批環(huán)節(jié)：一般性業(yè)務用印，由部門負責人審批后即可使用。涉及重要業(yè)務、重大合同、對外擔保、資金支付等事項的用印，需經(jīng)公司/組織的分管領導審批；對于涉及公司/組織重大利益或風險的事項，還需經(jīng)法定代表人審批。3.印章使用：經(jīng)審批同意后，用印人持《印章使用申請表》到印章保管人處領取印章，并在指定地點用印。用印時，印章保管人應嚴格按照審批內(nèi)容進行用印，確保用印文件與申請表一致。4.用印登記：用印完成后，印章保管人應在《印章使用登記表》上詳細記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、用印人等信息，并由用印人簽字確認。（三）特殊情況處理1.緊急情況下需使用印章，但無法按照正常審批流程進行審批的，用印人應電話請示相關領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用?。阂蚬ぷ餍枰诋惖厥褂糜≌碌?，應提前與印章保管人溝通協(xié)調(diào)，并按照公司/組織的相關規(guī)定辦理異地用印手續(xù)。一般情況下，需通過傳真或掃描等方式將用印申請文件及審批文件發(fā)送給印章保管人，經(jīng)確認無誤后，由印章保管人委托當?shù)叵嚓P人員代為用印。五、印章的保管（一）保管責任1.公司/組織應指定專人負責印章的保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保印章的安全。2.印章保管人員不得擅自將印章交與他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管的，應經(jīng)公司/組織的分管領導批準，并辦理相關交接手續(xù)。（二）保管方式1.印章應存放在安全可靠的保險柜或?qū)Ｓ糜≌卤９芟鋬?nèi)，并設置密碼或鑰匙進行雙重防護。2.保險柜或保管箱應放置在公司/組織內(nèi)部相對獨立、安全的區(qū)域，如辦公室、檔案室等，避免印章受到損壞、丟失或被盜用。（三）保管環(huán)境要求1.保管印章的場所應保持干燥、通風良好，防止印章受潮生銹或損壞。2.應定期對保管印章的場所進行檢查，確保安全設施完好，消防器材配備齊全。（四）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章的，應提前辦理印章交接手續(xù)。2.交接時，交接雙方應在《印章交接登記表》上詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接原因等信息，并簽字確認。同時，應將印章的使用情況、保管注意事項等向新保管人員進行詳細說明。3.交接完成后，應由綜合管理部門或相關負責人進行監(jiān)交，確保交接過程的規(guī)范、準確。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司/組織名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)正常使用。3.因業(yè)務調(diào)整或其他原因，經(jīng)公司/組織研究決定停用的印章。（二）停用流程1.印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，并提交至綜合管理部門。2.綜合管理部門收到申請表后，進行審核確認，并報公司/組織的分管領導審批。3.審批通過后，綜合管理部門負責通知相關部門和人員印章已停用，并收回停用印章。（三）銷毀程序1.對于停用的印章，公司/組織應按照規(guī)定進行銷毀，防止印章被非法使用。2.銷毀印章前，應由綜合管理部門會同審計、法務等相關部門對印章進行清點、核對，確保印章數(shù)量準確、狀態(tài)完好。3.銷毀印章時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。4.銷毀記錄應作為公司/組織的重要檔案留存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織的綜合管理部門應定期對印章的管理和使用情況進行檢查，確保印章管理符合本辦法的規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括印章的保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時責令相關責任人進行整改，并跟蹤整改情況。（二）審計監(jiān)督1.公司/組織的審計部門應定期對印章管理情況進行審計，重點審查印章的刻制、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否存在違規(guī)行為。2.審計部門應根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并督促相關部門落實整改措施。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用、保管印章的行為，公司/組織將視