檔案三員管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案管理工作流程，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）定義1.檔案三員：指檔案管理員、檔案形成部門兼職檔案員和檔案利用部門兼職檔案員。2.檔案：指公司在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、存儲和保管。負責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。2.檔案形成部門兼職檔案員職責(zé)負責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類和初步裝訂工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案資料和信息。負責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。對本部門員工進行檔案管理知識培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。3.檔案利用部門兼職檔案員職責(zé)負責(zé)本部門檔案利用需求的統(tǒng)計和匯總工作，及時向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請。協(xié)助檔案管理部門做好檔案查閱、借閱登記工作，確保檔案使用過程的規(guī)范和安全。對本部門使用后的檔案進行及時歸還和妥善保管，防止檔案丟失或損壞。反饋檔案利用過程中存在的問題和建議，協(xié)助檔案管理部門不斷完善檔案管理工作。二、檔案收集（一）收集范圍1.公司各類文件、通知、報告、計劃、總結(jié)、合同、協(xié)議、報表等紙質(zhì)文件材料。2.公司各項工作活動中形成的電子文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件、多媒體文件等電子檔案資料。3.公司在業(yè)務(wù)往來中收到的外部文件、函件、證書、榮譽等資料。4.公司各類會議記錄、紀要、決議、提案等會議檔案。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、獎懲檔案等個人檔案。6.公司固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案、項目檔案、科研檔案等專業(yè)檔案。7.其他具有保存價值的文件材料和檔案資料。（二）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。2.檔案形成部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的檔案資料進行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案資料的質(zhì)量。3.對于重要文件和檔案資料，檔案形成部門應(yīng)實行雙套制保存，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。4.檔案形成部門在收集檔案資料時，應(yīng)注意文件材料的規(guī)范性和完整性，避免收集無效、重復(fù)或不完整的文件。（三）收集流程1.檔案形成部門兼職檔案員在日常工作中，應(yīng)及時將本部門形成的檔案資料進行分類整理，并填寫《檔案收集登記表》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、來源等信息。2.每月末，檔案形成部門兼職檔案員將整理好的檔案資料按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，移交至檔案管理部門，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。交接時，雙方應(yīng)在《檔案交接清單》上簽字確認，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息。3.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)及時進行核對和驗收。如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題，應(yīng)及時與檔案形成部門溝通，要求其限期整改。整改合格后，重新辦理交接手續(xù)。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等十大類。編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。編號方法可采用全宗號年度保管期限件號的形式，如：0012023長期001。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨保存。2.電子檔案整理分類：按照紙質(zhì)檔案的分類方法，對電子檔案進行分類。命名：電子檔案的命名應(yīng)遵循唯一性、規(guī)范性和可讀性的原則。命名方法可采用檔案編號+題名+日期的形式，如：0012023長期關(guān)于[項目名稱]的報告20230101。存儲：電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。存儲設(shè)備應(yīng)標明檔案的名稱、存儲時間、存儲位置等信息。編目：編制電子檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、存儲位置等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份存儲在電子檔案管理系統(tǒng)中，另一份打印成冊單獨保存。（三）整理流程1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照整理原則和方法，對檔案進行分類、編號、裝訂和編目。2.在整理過程中，檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案資料的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與檔案形成部門溝通，要求其提供相關(guān)補充材料或進行整改。3.整理完成后，檔案管理部門應(yīng)將整理好的檔案資料按照類別和編號順序進行存放，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、除濕機等，以保證檔案保管環(huán)境的適宜。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保保管設(shè)備的正常運行和檔案保管環(huán)境的安全穩(wěn)定。2.檔案應(yīng)按照類別、編號順序進行存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放索引，標明檔案的存放位置和編號。3.對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲、定期備份等，確保檔案的安全。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。進入檔案庫房時，應(yīng)保持庫房整潔，不得在庫房內(nèi)吸煙、飲食、喧嘩等。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、重大合同協(xié)議、公司榮譽證書等。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司年度工作計劃、總結(jié)、一般性會議記錄、合同協(xié)議、員工人事檔案等。短期保管的檔案：凡是反映公司臨時性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司臨時性通知、報表、簡報等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、價值等因素進行綜合判斷，并按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行調(diào)整。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同公司有關(guān)部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出存毀意見。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案銷毀制度，對擬銷毀的檔案進行銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)資料進行整理歸檔，妥善保存。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司員工因個人需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用部門兼職檔案員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案庫房內(nèi)查找相關(guān)檔案，并提供給查閱人員進行查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上記錄查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：檔案利用部門兼職檔案員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱檔案進行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記本上簽字確認，并按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱人員使用檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)認真核對歸還檔案的數(shù)量和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與查閱、借閱人員溝通，要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.外單位查閱、借閱公司檔案時，應(yīng)嚴格遵守公司檔案管理制度和國家有關(guān)保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。2.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、編目、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。3.推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)據(jù)錄入：檔案管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。錄入數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、來源、內(nèi)容摘要等信息。2.檔案信息系統(tǒng)維護：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。同時，應(yīng)建立系統(tǒng)操作日志，記錄系統(tǒng)操作情況，以便進行審計和追溯。3.檔案數(shù)字化處理：檔案管理部門應(yīng)按照檔案數(shù)字化工作要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。數(shù)字化處理后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。4.檔案信息安全管理：檔案管理部門應(yīng)加強檔案信息安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全。同時，應(yīng)定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進行。定期檢查每年至少進行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時進行。3.監(jiān)督檢查結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報檢查情況，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。各部門應(yīng)按照整改意見和建議，