檔案管控管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位的檔案管控工作。（三）檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)和保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)、鑒定等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、科研開發(fā)等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報(bào)表等文件材料。3.公司召開的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、調(diào)研報(bào)告等文件材料。5.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的相關(guān)材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.對(duì)電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、科研開發(fā)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)等信息，以便于快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬裝訂物。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.對(duì)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.將檔案移交清單和檔案一并提交給檔案管理部門。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門溝通解決。5.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案的歸檔工作。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管要求1.對(duì)不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。2.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等，防止檔案的損壞、丟失和泄密。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員可直接到檔案管理部門查閱檔案；外單位人員查閱檔案，須填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，須填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：通過(guò)對(duì)同類檔案的分析比較，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.專家咨詢法：對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)專家的意見(jiàn)，確定其保存價(jià)值和保管期限。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，以備查考。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、利用等功能。3.信息安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取必要的安全技術(shù)措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，確保檔案信息化工作的順利開展。2.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理知識(shí)，能夠熟練使用檔案管理信息系統(tǒng)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)的備份管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，分別保存。4.嚴(yán)格控制檔案信息系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作應(yīng)進(jìn)行記錄，以便于審計(jì)和追溯。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的檔案管控工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管控工作進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對(duì)各部門的檔案管控工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或重要事項(xiàng)，檔案管理部門開展專項(xiàng)檢查，確保檔案工作的規(guī)范有序。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔