檔案內(nèi)業(yè)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案內(nèi)業(yè)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位檔案內(nèi)業(yè)的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.規(guī)范性原則。檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全與保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司檔案內(nèi)業(yè)工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。（二）各部門(mén)及所屬單位職責(zé)1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案的收集、整理和移交工作。2.負(fù)責(zé)將本部門(mén)及所屬單位在工作中形成的各類文件材料及時(shí)收集、整理，確保文件材料的齊全、完整。3.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的原始記錄，均屬收集范圍。具體包括：行政管理類：公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示批復(fù)、合同協(xié)議、人事檔案等。經(jīng)營(yíng)管理類：市場(chǎng)調(diào)研資料、營(yíng)銷方案、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、投資項(xiàng)目資料、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。技術(shù)管理類：技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案等。項(xiàng)目建設(shè)類：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工資料、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料等。其他類：公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、宣傳資料、外事活動(dòng)資料等。2.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)根據(jù)上述收集范圍，結(jié)合本部門(mén)及所屬單位的工作實(shí)際，制定具體的文件材料收集清單，并嚴(yán)格按照清單進(jìn)行收集。（二）收集要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確文件材料的收集責(zé)任人，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照公司檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和移交。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照公司檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。公司檔案分類一般采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度分開(kāi)，再按機(jī)構(gòu)（部門(mén)）進(jìn)行排列，最后按保管期限分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)由全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)代碼、保管期限代碼、件號(hào)或卷號(hào)等組成。全宗號(hào)為公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制的代碼；年度為文件形成的年度；機(jī)構(gòu)代碼為公司各部門(mén)及所屬單位的代碼；保管期限代碼分為永久、長(zhǎng)期、短期；件號(hào)或卷號(hào)為每一類檔案內(nèi)的順序編號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式多份，分別用于檔案管理部門(mén)存檔、計(jì)算機(jī)檢索和提供利用等。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至公司檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔，并移交至公司檔案管理部門(mén)。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔說(shuō)明，歸檔說(shuō)明應(yīng)包括檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、數(shù)量等基本情況。3.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。（三）移交手續(xù)1.檔案管理部門(mén)在接收檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案移交清單對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。2.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)應(yīng)在檔案移交清單上簽字蓋章，并將其中一份返還給移交部門(mén)及所屬單位。3.檔案移交后，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，應(yīng)由移交部門(mén)及所屬單位負(fù)責(zé)及時(shí)處理。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用檔案密集架進(jìn)行存放，檔案密集架應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的承重能力和穩(wěn)定性。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的無(wú)酸檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)注檔號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等信息。3.對(duì)于特殊載體檔案，如聲像檔案、電子檔案等，應(yīng)采用專門(mén)的裝具進(jìn)行保管。（三）檔案保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過(guò)程中進(jìn)行標(biāo)注。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.清點(diǎn)和檢查的內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存儲(chǔ)位置等。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案清點(diǎn)和檢查記錄，記錄檔案清點(diǎn)和檢查的時(shí)間、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。2.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，重點(diǎn)評(píng)估檔案對(duì)公司工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值和憑證價(jià)值。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，如仍具有保存價(jià)值的，應(yīng)重新確定保管期限；如已不具有保存價(jià)值的，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案清單，對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出存毀意見(jiàn)。3.檔案鑒定工作小組將鑒定意見(jiàn)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)。（四）銷毀手續(xù)1.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、保管期限、銷毀原因等項(xiàng)目。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)備案。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)將檔案銷毀情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括檔案的總數(shù)量、分類數(shù)量、年度數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，包括已整理檔案的數(shù)量、未整理檔案的數(shù)量等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計(jì)，包括檔案庫(kù)房的面積、檔案裝具的數(shù)量、檔案的存儲(chǔ)位置等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括檔案的查閱人次、查閱卷次、復(fù)印頁(yè)數(shù)等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題。2.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的措施和建議，不斷提高檔案管理水平。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案信息的安全與保密。2.服務(wù)至上原則。檔案管理部門(mén)應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。3.合理利用原則。檔案利用應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理提供檔案信息，避免過(guò)度利用和不當(dāng)利用。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、檔號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱、借閱人員提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱登記應(yīng)包括查閱、借閱時(shí)間、查閱、借閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱目的、檔案名稱、檔號(hào)等項(xiàng)目。3.外單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱、借閱申請(qǐng)表等材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.查閱、借閱人員查閱、借閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱、借閱人員的責(zé)任。（四）利用反饋1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期收集利用者對(duì)檔案利用工作的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。2.對(duì)于重要檔案的利用情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行跟蹤反饋，了解利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息的安全與保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)