檔案服務(wù)管理辦法總則制定目的本辦法旨在加強(qiáng)公司/組織檔案服務(wù)的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案服務(wù)的部門、崗位及相關(guān)人員?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.便利性原則：優(yōu)化檔案服務(wù)流程，提高檔案利用效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和使用檔案。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)與人員檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案的集中管理和服務(wù)工作。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備必要的辦公場所、設(shè)施設(shè)備和人員配置。人員配備與職責(zé)1.檔案管理人員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)知識和技能。嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.檔案服務(wù)監(jiān)督人員：對檔案服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案服務(wù)工作中存在的問題，提出改進(jìn)意見和建議。3.檔案利用審批人員：根據(jù)公司/組織的規(guī)定，對檔案利用申請進(jìn)行審批，確保檔案利用的合法性和合理性。對檔案利用過程進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案的不當(dāng)使用和泄露。檔案的收集與整理收集范圍1.文件類：公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.合同類：各類合同、協(xié)議、意向書等。3.業(yè)務(wù)資料類：業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。4.人事檔案類：員工的個(gè)人檔案、履歷表、考核記錄、培訓(xùn)資料等。5.財(cái)務(wù)檔案類：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.其他類：公司/組織認(rèn)為有必要收集保存的其他檔案資料。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，如年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.編目：對檔案進(jìn)行編目，包括檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息，形成檔案目錄。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。檔案的保管與保護(hù)保管環(huán)境1.檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)采用檔案盒、檔案架等方式進(jìn)行存放，按照分類編號順序排列。2.電子檔案：應(yīng)采用光盤、磁帶、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管。定期檢查1.檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的保管狀況良好。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。安全保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，確保檔案的安全使用。4.對檔案的銷毀應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記，防止檔案信息的泄露。檔案的利用與服務(wù)利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可按照規(guī)定查閱和利用檔案。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。利用流程1.申請：利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.審批：檔案利用申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，利用者可在檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)指定的場所查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改或銷毀檔案。4.歸還：利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，并辦理歸還手續(xù)。服務(wù)方式1.現(xiàn)場查閱服務(wù)：檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的查閱場所，為利用者提供現(xiàn)場查閱服務(wù)。2.遠(yuǎn)程查閱服務(wù)：利用信息技術(shù)手段，為利用者提供遠(yuǎn)程查閱檔案的服務(wù)。3.咨詢服務(wù)：檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者的咨詢，為其提供檔案相關(guān)的信息和幫助。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。鑒定組織公司/組織應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，綜合分析確定檔案的保存價(jià)值。保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人審批。3.銷毀：經(jīng)審批同意后，由檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立健全檔案服務(wù)監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案服務(wù)工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理情況、檔案的保管保護(hù)情況、檔案的利用服務(wù)情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。外部