檔案管理辦法心得一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的真實(shí)情況。3.完整性原則。確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。（二）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的規(guī)章制度、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案：包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案等。4.科技檔案：包括科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)改造檔案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.編號方法采用層次編碼法，由全宗號、目錄號、案卷號、件號組成。3.全宗號：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司/組織的檔案全宗。4.目錄號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每個(gè)目錄號對應(yīng)一類檔案。5.案卷號：按照檔案的形成時(shí)間或保管期限順序排列，每個(gè)案卷編一個(gè)案卷號。6.件號：在案卷內(nèi)按照文件的排列順序編號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件整理歸檔，確保檔案的齊全完整。3.對于重要會議、重大活動形成的文件材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.對收集到的檔案進(jìn)行分類、裝訂、編目等工作。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、防蟲藥品等。2.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于查找和管理。3.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行通風(fēng)、除濕、防蟲等工作。（二）檔案保護(hù)1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保護(hù)的法律法規(guī)，確保檔案的安全。2.對檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)對查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。2.對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)專家參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將電子文件整理歸檔，確保電子文件的齊全完整。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）電子檔案的利用與管理1.建立電子檔案查閱系統(tǒng)，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱電子