水印使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對水印使用的規(guī)范管理，確保公司/組織信息安全，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中涉及水印使用的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：水印的使用必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得用于任何違法違規(guī)的目的。2.安全性原則：確保水印的使用不會(huì)對公司/組織的信息系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全等造成威脅，防止信息泄露和被篡改。3.必要性原則：僅在必要的情況下使用水印，避免過度使用給工作帶來不便，同時(shí)要根據(jù)不同的業(yè)務(wù)場景和需求，合理選擇水印的類型、位置、透明度等參數(shù)。4.可追溯性原則：水印的使用應(yīng)具備可追溯性，能夠明確記錄水印的生成時(shí)間、使用人員、使用目的等相關(guān)信息，以便在需要時(shí)進(jìn)行查詢和審計(jì)。二、水印的分類及用途（一）版權(quán)水印1.定義：用于標(biāo)識(shí)公司/組織對文檔、圖片、視頻等內(nèi)容擁有版權(quán)的水印。2.用途：明確公司/組織對相關(guān)內(nèi)容的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬，防止未經(jīng)授權(quán)的復(fù)制、傳播和使用，在發(fā)生侵權(quán)糾紛時(shí)作為權(quán)利主張的證據(jù)。（二）保密水印1.定義：承載公司/組織敏感信息，用于提醒使用者注意信息保密的水印。2.用途：對涉及商業(yè)秘密、機(jī)密信息等重要內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識(shí)，強(qiáng)化員工的保密意識(shí)，防止敏感信息在流轉(zhuǎn)過程中被無意泄露。（三）流程水印1.定義：記錄文檔在公司/組織內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)信息的水印。2.用途：便于跟蹤和管理業(yè)務(wù)流程，明確責(zé)任主體，提高工作效率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決流程中的問題。三、水印的生成與管理（一）生成方式1.技術(shù)工具：利用專業(yè)的水印生成軟件或辦公軟件自帶的水印功能進(jìn)行生成。2.參數(shù)設(shè)置版權(quán)水印：應(yīng)包含公司/組織名稱、版權(quán)聲明、版權(quán)年份等關(guān)鍵信息，字體大小適中，顏色與文檔背景形成一定對比度，確保清晰可見。保密水?。撼镜谋Ｃ軜?biāo)識(shí)外，可根據(jù)保密級別添加不同的警示字樣，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等，水印透明度可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，以不影響文檔正常閱讀為宜。流程水印：記錄流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的名稱、時(shí)間、操作人員等信息，水印位置應(yīng)選擇不影響文檔主要內(nèi)容展示且易于識(shí)別的區(qū)域。（二）管理職責(zé)1.信息部門負(fù)責(zé)水印生成技術(shù)的研究和維護(hù)，確保水印生成工具的正常運(yùn)行和安全性。根據(jù)公司/組織需求，開發(fā)和定制符合不同業(yè)務(wù)場景的水印模板。對水印生成和使用過程中的技術(shù)問題提供支持和解決方案。2.保密部門（如有）參與保密水印相關(guān)規(guī)定的制定和審核，確保保密水印的設(shè)計(jì)和使用符合公司/組織保密要求。對涉及保密信息的水印使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，防止保密信息因水印使用不當(dāng)而泄露。3.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門所產(chǎn)生和使用的文檔、資料等按照規(guī)定添加相應(yīng)的水印。對本部門員工進(jìn)行水印使用培訓(xùn)，確保員工了解水印的作用和使用規(guī)范。配合信息部門和保密部門做好水印使用過程中的相關(guān)工作，如反饋水印使用中出現(xiàn)的問題等。（三）模板管理1.模板創(chuàng)建：信息部門根據(jù)不同類型水印的用途和要求，創(chuàng)建相應(yīng)的水印模板，并進(jìn)行編號(hào)和登記。模板應(yīng)包括水印的文字內(nèi)容、字體、顏色、大小、位置、透明度等詳細(xì)參數(shù)。2.模板更新：隨著公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化或安全需求調(diào)整，信息部門應(yīng)及時(shí)對水印模板進(jìn)行更新。更新后的模板需重新進(jìn)行編號(hào)和登記，并通知各相關(guān)部門。3.模板存檔：建立水印模板檔案庫，將所有水印模板的相關(guān)信息進(jìn)行存檔，以便查詢和追溯。檔案庫應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。四、水印的使用規(guī)范（一）使用范圍1.內(nèi)部使用：公司/組織內(nèi)部流轉(zhuǎn)的各類文檔、報(bào)表、演示文稿、圖片、視頻等資料，在不涉及向外部提供且需要明確標(biāo)識(shí)公司/組織信息或保護(hù)敏感內(nèi)容時(shí)，均應(yīng)按照規(guī)定添加水印。2.外部提供：當(dāng)需要向外部單位或個(gè)人提供公司/組織的相關(guān)資料時(shí)，如確有必要，應(yīng)根據(jù)對方的要求和實(shí)際情況，謹(jǐn)慎決定是否添加水印以及添加何種水印。對于涉及公司/組織核心機(jī)密或重要商業(yè)信息的資料，必須添加保密水??；對于一般性的宣傳資料等，可添加版權(quán)水印。（二）使用流程1.文檔生成環(huán)節(jié)員工在使用辦公軟件創(chuàng)建文檔、圖片、表格等文件時(shí)，應(yīng)首先檢查是否需要添加水印。如需添加，按照以下步驟操作：選擇合適的水印模板，根據(jù)文檔內(nèi)容和使用目的進(jìn)行必要的參數(shù)調(diào)整。將水印添加到文檔中，確保水印位置合理、清晰可見，不影響文檔的正常編輯和閱讀。保存文檔時(shí)，確認(rèn)水印已正確添加并保存成功。2.文檔流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)對于已添加水印的文檔，在內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中，各環(huán)節(jié)接收人員應(yīng)檢查水印是否完整、清晰。如發(fā)現(xiàn)水印缺失或不清晰，應(yīng)及時(shí)與上一環(huán)節(jié)人員溝通，要求重新提供帶有正確水印的文檔。在將文檔發(fā)送給外部單位或個(gè)人時(shí)，發(fā)送人員應(yīng)再次確認(rèn)水印的添加情況，確保符合對外提供的要求，并在郵件或其他傳輸方式中注明水印的相關(guān)說明（如“本資料已添加版權(quán)水印，未經(jīng)授權(quán)不得使用”等）。（三）特殊情況處理1.緊急業(yè)務(wù)需求：在緊急情況下，如因業(yè)務(wù)需要必須立即提供未添加水印的資料，但又涉及公司/組織重要信息時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)向本部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可先提供資料，但需在事后及時(shí)補(bǔ)加水印。同時(shí)，應(yīng)記錄申請過程和補(bǔ)加水印的時(shí)間、人員等信息。2.技術(shù)限制：若因技術(shù)原因無法正常添加水印，如某些老舊設(shè)備或特定軟件不支持水印功能，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)向信息部門報(bào)告。信息部門應(yīng)評估情況，采取臨時(shí)替代措施，如在文檔封面或其他顯著位置加蓋帶有公司/組織標(biāo)識(shí)和相關(guān)說明的印章，并記錄相關(guān)情況。五、水印的檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.信息部門：定期對公司/組織內(nèi)部使用的各類帶有水印的資料進(jìn)行抽樣檢查，檢查水印的添加是否符合規(guī)范要求，包括水印的完整性、清晰度、位置合理性等。2.各業(yè)務(wù)部門：本部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對本部門員工使用水印的情況進(jìn)行自查，確保員工嚴(yán)格按照規(guī)定操作。自查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)送公司/組織管理層。（二）不定期抽查1.管理層：公司/組織管理層可根據(jù)工作需要，不定期對各部門水印使用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查涉及重要項(xiàng)目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)的資料水印使用情況。2.審計(jì)部門（如有）：審計(jì)部門在開展內(nèi)部審計(jì)工作時(shí)，應(yīng)對水印使用管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)使用水印或因水印管理不善導(dǎo)致信息安全問題的情況。（三）問題處理1.發(fā)現(xiàn)問題：在檢查和監(jiān)督過程中，如發(fā)現(xiàn)水印使用不符合規(guī)范的情況，檢查人員應(yīng)及時(shí)記錄問題，并通知相關(guān)部門或人員。2.整改要求：相關(guān)部門或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對問題進(jìn)行整改，重新按照規(guī)范要求添加水印或采取其他補(bǔ)救措施。整改完成后，應(yīng)向檢查人員提交整改報(bào)告，確認(rèn)問題已解決。3.責(zé)任追究：對于多次違反水印使用規(guī)范且拒不整改的部門或個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等；如因水印使用不當(dāng)導(dǎo)致公司/組織信息泄露或遭受其他損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、水印的存儲(chǔ)與銷毀（一）存儲(chǔ)要求1.電子存儲(chǔ)：帶有水印的電子文檔、圖片、視頻等資料應(yīng)按照公司/組織的文件存儲(chǔ)管理制度進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對于打印出來帶有水印的紙質(zhì)文件，應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照文件類別和日期進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)確保存放環(huán)境安全，防止文件受潮、損壞或丟失。（二）存儲(chǔ)期限1.一般文件：根據(jù)公司/組織的檔案管理規(guī)定，帶有水印的一般性文件存儲(chǔ)期限為[X]年，期滿后可按照規(guī)定的流程進(jìn)行銷毀。2.重要文件：涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的文件，存儲(chǔ)期限應(yīng)適當(dāng)延長，具體期限由公司/組織管理層根據(jù)實(shí)際情況確定。（三）銷毀流程1.申請：當(dāng)文件存儲(chǔ)期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)填寫《水印文件銷毀申請表》，詳細(xì)說明文件的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置、銷毀原因等信息，并提交給檔案管理部門或負(fù)責(zé)文件銷毀的部門。2.審批：檔案管理部門或相關(guān)審批部門對《水印文件銷毀申請表》進(jìn)行審核，確認(rèn)文件確實(shí)需要銷毀且符合銷毀條件后，由審批負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.銷毀方式電子文件：采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上的電子文件進(jìn)行徹底擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。擦除過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括擦除時(shí)間、操作人員、擦除設(shè)備等信息。紙質(zhì)文件：可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，確保文件被徹底銷毀。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)