法務(wù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司法務(wù)檔案的科學(xué)管理，規(guī)范法務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保法務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮法務(wù)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及各部門在法務(wù)工作中形成的各類檔案，包括但不限于合同文件、訴訟與仲裁文件、法律咨詢記錄、合規(guī)審查文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法務(wù)檔案由公司統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映法務(wù)工作的實(shí)際情況。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）法務(wù)檔案管理部門公司設(shè)立法務(wù)檔案管理部門，負(fù)責(zé)法務(wù)檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善法務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)法務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對(duì)各部門的法務(wù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.定期對(duì)法務(wù)檔案進(jìn)行清理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量。（二）檔案形成部門各部門負(fù)責(zé)本部門法務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交法務(wù)檔案管理部門。其主要職責(zé)包括：1.明確專人負(fù)責(zé)法務(wù)檔案的管理工作，確保檔案的及時(shí)形成和完整收集。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門形成的法務(wù)文件進(jìn)行分類整理，編制目錄清單。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的法務(wù)檔案移交法務(wù)檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)法務(wù)檔案的具體收集、整理、裝訂、上架、保管等工作。建立法務(wù)檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、借閱等情況。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全。協(xié)助檔案利用者查閱和復(fù)制檔案資料。2.檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)法務(wù)檔案管理部門的工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)。審核檔案管理制度和流程，確保其符合法律法規(guī)和公司要求。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障法務(wù)檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)重要檔案的保管和利用進(jìn)行審批。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同類：包括各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、買賣合同等，以及合同的起草、審核、修訂過(guò)程中形成的相關(guān)文件。2.訴訟與仲裁類：起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、判決書、裁定書、調(diào)解書等。3.法律咨詢類：法律咨詢意見書、法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、律師函等。4.合規(guī)審查類：合規(guī)審查報(bào)告、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、整改通知等。5.其他法務(wù)文件：如知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、勞動(dòng)法律文件、行政法律文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在法務(wù)工作完成后，及時(shí)將相關(guān)文件收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并由提供人簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將法務(wù)檔案分為合同檔案、訴訟與仲裁檔案、法律咨詢檔案、合規(guī)審查檔案等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如合同檔案可分為業(yè)務(wù)合同、租賃合同、買賣合同等子類。2.編號(hào)為每一份法務(wù)檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。編號(hào)格式可采用年份+類別代碼+順序號(hào)的方式，例如：2023HT001，表示2023年的合同檔案，順序號(hào)為001。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存，以便查閱。4.裝訂將整理好的文件按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在法務(wù)工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的法務(wù)檔案移交法務(wù)檔案管理部門歸檔。對(duì)于重大法務(wù)事項(xiàng)，應(yīng)在事項(xiàng)辦結(jié)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門填寫《法務(wù)檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.法務(wù)檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《法務(wù)檔案移交清單》上簽字接收。3.檔案管理人員將接收的檔案按照編號(hào)順序上架存放，并更新檔案管理臺(tái)賬。五、檔案的保管（一）保管期限法務(wù)檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和性質(zhì)確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值或?qū)窘?jīng)營(yíng)管理有重大影響的檔案，如公司設(shè)立、合并、分立等相關(guān)檔案，重要合同檔案等。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年的檔案，如一般業(yè)務(wù)合同檔案、訴訟與仲裁檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年的檔案，如一般性法律咨詢記錄、合規(guī)審查文件等。（二）保管要求1.檔案保管應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的質(zhì)量不受影響。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案的銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《法務(wù)檔案銷毀清單》。2.《法務(wù)檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱和利用法務(wù)檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱法務(wù)檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱查閱人填寫《法務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交法務(wù)檔案管理部門。法務(wù)檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并安排查閱。查閱人在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。2.外部查閱外部單位或個(gè)人查閱法務(wù)檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人身份證明等相關(guān)材料，并填寫《法務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，法務(wù)檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，查閱人如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)法務(wù)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用記錄法務(wù)檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。利用記錄應(yīng)保存[X]年，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立法務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)法務(wù)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)法務(wù)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)功能：法務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員和利用者使用。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理流程1.檔案管理人員將紙質(zhì)檔案掃描后，按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.利用者通過(guò)法務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案查詢和借閱申請(qǐng)，檔案管理人員在系統(tǒng)中進(jìn)行審批和處理。3.定期對(duì)法務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立法務(wù)檔案管理監(jiān)督檢查小組，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)法務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，包括崗位職責(zé)履行、業(yè)務(wù)能力等方面。3.檔案的質(zhì)量情況，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。（三）檢查方式1.定期檢查：每[X]年對(duì)法務(wù)檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的法務(wù)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)特定的法務(wù)檔案管理問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢