檔案分配管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案分配管理工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在檔案分配管理過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案分配管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整，不遺漏重要信息，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案分配流程，提高檔案檢索、查閱和使用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、公司章程等治理文件，行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等行政事務(wù)文件。2.人事檔案：?jiǎn)T工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等人事變動(dòng)文件，勞動(dòng)合同、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等員工個(gè)人資料。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)核算與管理文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型進(jìn)一步細(xì)分，如銷售業(yè)務(wù)檔案包括客戶信息、銷售合同、訂單記錄等；采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案包括供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、進(jìn)貨清單等；項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件、專利證書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等與公司技術(shù)相關(guān)的文件。6.其他檔案：除上述類別外的其他各類檔案，如企業(yè)文化建設(shè)資料、對(duì)外合作協(xié)議、法律事務(wù)文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層級(jí)編碼方式，由一級(jí)代碼、二級(jí)代碼、三級(jí)代碼及順序號(hào)組成。2.一級(jí)代碼用大寫字母表示，分別對(duì)應(yīng)不同的檔案分類類別，如“A”代表行政檔案，“B”代表人事檔案，“C”代表財(cái)務(wù)檔案，“D”代表業(yè)務(wù)檔案，“E”代表技術(shù)檔案，“F”代表其他檔案。3.二級(jí)代碼用兩位數(shù)字表示，對(duì)一級(jí)代碼下的各類別進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分。例如，“A01”表示行政檔案中的公司設(shè)立文件，“B02”表示人事檔案中的薪酬福利文件。4.三級(jí)代碼用兩位數(shù)字表示，對(duì)二級(jí)代碼下的具體文件類型進(jìn)行細(xì)化。如“A0101”表示公司設(shè)立時(shí)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本，“B0203”表示員工工資發(fā)放明細(xì)。5.順序號(hào)用四位數(shù)字表示，按照檔案形成時(shí)間或進(jìn)入公司檔案管理系統(tǒng)的先后順序依次編號(hào)。例如，某份行政檔案的編號(hào)為“A01010001”，表示該檔案是行政檔案中公司設(shè)立文件類的第一份檔案。三、檔案收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，指定專人作為檔案收集員，負(fù)責(zé)定期將本部門形成的各類檔案資料收集齊全，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交的檔案進(jìn)行審核、指導(dǎo)和匯總，確保檔案收集工作的全面性和準(zhǔn)確性。（二）收集范圍1.各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、記錄、證照等紙質(zhì)和電子文檔。2.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等會(huì)議相關(guān)資料。3.員工個(gè)人提交的工作報(bào)告、總結(jié)、培訓(xùn)心得等資料。4.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等資料。5.其他與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的資料。（三）整理要求1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、排序，確保同一類別的檔案集中存放。2.去除重復(fù)、無(wú)效的文件，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。4.對(duì)于電子檔案，按照電子文件管理規(guī)范進(jìn)行命名、分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序存放，確保檔案排列整齊、便于查找。2.電子檔案：采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行集中存儲(chǔ)，并建立備份機(jī)制，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）。2.行政檔案中的重要文件、公司章程等一般為永久保管；人事檔案中的員工入職、離職等基本資料長(zhǎng)期保管；財(cái)務(wù)檔案中的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等根據(jù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定確定保管期限。3.業(yè)務(wù)檔案和技術(shù)檔案根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)、業(yè)務(wù)特點(diǎn)等確定保管期限，確保在需要時(shí)能夠提供完整的資料支持。（四）定期清查1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、目錄等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄清查結(jié)果。五、檔案借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.一般檔案的借閱由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及個(gè)人隱私的檔案，需經(jīng)檔案所有者本人同意。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）借閱登記1.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人憑有效證件到檔案庫(kù)房領(lǐng)取檔案，不得委托他人代領(lǐng)。（四）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。3.借閱人使用完畢后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、檔案移交與銷毀（一）移交1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等原因，涉及檔案移交的，原部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)檔案整理成冊(cè)，填寫《檔案移交清單》，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案接收部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后簽字接收，并將《檔案移交清單》存檔。（二）銷毀1.檔案保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清單》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作效率和信息化水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息安全。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化錄入，錄入內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.在檔案形成過(guò)程中，應(yīng)同步進(jìn)行電子檔案的收集和整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰明確。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案分配管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法和頻率，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和公司制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保管、借閱、使用、移交、銷毀等環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行情況。2.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、安全性等。3.檔案管理人員的工作責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平。（三）問(wèn)題整改1.監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報(bào)告監(jiān)督小