檔案管理辦法板面[公司/組織名稱(chēng)]檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）檔案定義本辦法所稱(chēng)檔案是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司/組織具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，保證檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，以滿(mǎn)足公司/組織各項(xiàng)工作的需要。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和操作規(guī)范。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索、查詢(xún)和利用服務(wù)，為公司/組織各部門(mén)提供檔案信息支持。5.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。6.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)建議，不斷完善檔案管理工作。7.負(fù)責(zé)向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，接受上級(jí)部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案資料的齊全和完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的檢索、查詢(xún)和利用工作，提供必要的檔案信息。4.對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)。5.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司/組織內(nèi)部管理活動(dòng)中形成的文件材料，如管理制度、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、行政文件等。4.公司/組織對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件材料，如宣傳資料、活動(dòng)照片、新聞報(bào)道等。5.公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，如工作成果、研究報(bào)告、技術(shù)資料等。6.其他對(duì)公司/組織具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)的原則，涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，不得遺漏重要文件材料。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性和完整性。5.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的檔案移交至檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的工作效率。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類(lèi)別，如文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：對(duì)每份檔案編制目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、起止日期等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司/組織的重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。4.短期保管的檔案是指對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案檢查，并做好檢查記錄。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲(chóng)藥等。（五）檔案的銷(xiāo)毀1.對(duì)保管期限已滿(mǎn)且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。4.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立完善的檔案檢索工具，如檔案目錄、索引、電子檢索系統(tǒng)等，以便于快速查找和利用檔案。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，確保目錄的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用流程1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取或丟失檔案。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，查閱人員應(yīng)簽署保密承諾書(shū)。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。3.如遇檔案損壞、丟失等情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行查找和補(bǔ)救，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管1.配備專(zhuān)用的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤(pán)陣列等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.建立電子檔案安全管理制度，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。3.定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）電子檔案的