檔案動態(tài)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案動態(tài)管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作和活動。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織相關(guān)的各類檔案資料，確保檔案的齊全。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.動態(tài)性原則：檔案管理應隨著公司/組織的發(fā)展和工作的變化，及時更新和完善，保持檔案與實際工作的緊密聯(lián)系。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施檔案動態(tài)管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善檔案管理制度、流程和標準。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)。5.開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門檔案管理人員各部門指定專人負責本部門檔案的日常管理工作，其職責如下：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案資料，并定期移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的整理、歸檔和鑒定銷毀等工作。3.按照檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門的檔案資料，確保檔案的安全。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案管理部門申請查閱和利用檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的章程、制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、重要文件、領(lǐng)導批示等。2.人力資源類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等方面的資料。3.財務審計類：包含財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務經(jīng)營類：涉及市場營銷、客戶關(guān)系管理、項目合同、業(yè)務數(shù)據(jù)等檔案。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、專利證書、科研成果等。6.基本建設類：有關(guān)公司/組織基本建設項目的規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等方面的資料。7.聲像電子類：照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.一級編號：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表人力資源類等。2.二級編號：根據(jù)檔案形成的時間順序或重要程度等因素，采用數(shù)字進行編號。3.三級編號：對于某些需要進一步細分的檔案，可增加三級編號，以提高編號的唯一性和準確性。例如，行政管理類檔案中，2023年第10號文件的編號為“A202310”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在工作中形成的具有保存價值的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、通知、指示等。2.本公司/組織制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀要等。3.各類業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。4.員工的人事檔案材料、培訓記錄、考核結(jié)果等。5.財務會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.技術(shù)研發(fā)項目的立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果等。7.基本建設項目的可行性研究報告、設計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。8.公司/組織的重大活動、重要事件的照片、錄像、錄音等聲像資料。9.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門檔案管理人員應定期對本部門的文件資料進行清理和收集，確保檔案的及時、完整。2.對于重要文件和資料，應實行“隨辦隨歸”制度，在文件辦理完畢后及時歸檔。3.收集的檔案應保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應進行修復或補充。4.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法檔案整理應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類標準，將收集到的檔案進行分類。2.編號：對每一份檔案進行編號，確保編號的唯一性。3.裝訂：對于紙質(zhì)文件，應進行整齊裝訂，去除金屬物，保持文件的平整。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和檢索。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、題名等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案資料整理完畢，并移交至檔案管理部門歸檔。對于重大項目或緊急事項形成的檔案，應在項目結(jié)束或事項辦理完畢后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門的檔案進行初步整理，編制檔案移交清單。2.將檔案移交清單及檔案資料一并提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和編號等信息，審核無誤后辦理簽收手續(xù)。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司/組織的章程、制度、重要會議記錄、重大決策文件、財務決算報告等。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如一般性會議記錄、業(yè)務合同、人事檔案等。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如臨時性文件、一般性報表等。（四）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對不同保管期限的檔案應分別存放，便于管理和查找。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織的各項工作提供服務。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應按照規(guī)定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱：如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。3.復制：對于因工作需要不能查閱或借閱原件的，可以申請復制檔案。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記和收費。（三）利用限制1.涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱和復制。2.檔案利用過程中，不得擅自拆散、抽取、涂改、污損檔案。3.如需對檔案進行拍照、掃描等操作，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標準。具體鑒定標準如下：1.已超過保管期限，且在今后工作中無查考利用價值的檔案。2.重復、無效或內(nèi)容虛假的檔案。3.已被新的文件資料替代，且原檔案無保存必要的。4.涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息，已過保密期限且不再具有保密價值的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制檔案鑒定清單，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定清單進行審核，逐份鑒定檔案的存毀價值，并提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應進行公示，公示期為[規(guī)定天數(shù)]天。公示無異議后，報公司/組織主管領(lǐng)導批準。（四）銷毀方式經(jīng)批準銷毀的檔案，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息，銷毀記錄應保存[規(guī)定年限]年。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并按照檔案分類和編號規(guī)則進行存儲和管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等業(yè)務流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，保障檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進行檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的準確性。3.嚴格遵守檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理制度，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織設立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司/組織領(lǐng)導、檔案管理部門負責人及相關(guān)部門人員組成，負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進行[規(guī)定次數(shù)]次全面的檔案管理工作