檔案標(biāo)識(shí)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案標(biāo)識(shí)管理，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，便于檔案的識(shí)別、檢索、利用和保管，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各類檔案的標(biāo)識(shí)管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：檔案標(biāo)識(shí)應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間等關(guān)鍵信息，確保標(biāo)識(shí)與檔案實(shí)際情況相符。2.唯一性原則：每份檔案應(yīng)具有唯一的標(biāo)識(shí)代碼，避免標(biāo)識(shí)重復(fù)或混淆。3.規(guī)范性原則：檔案標(biāo)識(shí)應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，保證標(biāo)識(shí)的規(guī)范性和一致性。4.穩(wěn)定性原則：檔案標(biāo)識(shí)一經(jīng)確定，不得隨意更改，確需更改的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行。二、檔案標(biāo)識(shí)的分類與構(gòu)成（一）分類檔案標(biāo)識(shí)分為全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)等。（二）構(gòu)成1.全宗號(hào)：全宗號(hào)是指一個(gè)立檔單位在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體的編號(hào)。全宗號(hào)由上級(jí)檔案行政管理部門或本公司/組織統(tǒng)一編制，用于區(qū)分不同立檔單位的檔案。2.目錄號(hào)：目錄號(hào)是指全宗內(nèi)檔案分類方案的編號(hào)。目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)檔案的分類體系進(jìn)行編制，用于標(biāo)識(shí)不同類別的檔案目錄。3.案卷號(hào)：案卷號(hào)是指目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)。案卷號(hào)應(yīng)按照檔案整理的順序依次編排，用于標(biāo)識(shí)同一目錄下的不同案卷。4.件號(hào)：件號(hào)是指案卷內(nèi)文件的順序編號(hào)。件號(hào)應(yīng)按照文件的排列順序依次編排，用于標(biāo)識(shí)同一案卷內(nèi)的不同文件。5.頁(yè)號(hào)：頁(yè)號(hào)是指文件頁(yè)面的順序編號(hào)。頁(yè)號(hào)應(yīng)按照文件的頁(yè)碼順序依次編排，用于標(biāo)識(shí)文件的不同頁(yè)面。三、檔案標(biāo)識(shí)的編制方法（一）全宗號(hào)的編制全宗號(hào)由上級(jí)檔案行政管理部門或本公司/組織統(tǒng)一編制，編制方法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。全宗號(hào)一般采用數(shù)字或字母與數(shù)字組合的形式，長(zhǎng)度根據(jù)實(shí)際需要確定。（二）目錄號(hào)的編制目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)檔案的分類體系進(jìn)行編制，分類體系應(yīng)科學(xué)合理、層次分明。目錄號(hào)一般采用數(shù)字或字母與數(shù)字組合的形式，長(zhǎng)度根據(jù)實(shí)際需要確定。（三）案卷號(hào)的編制案卷號(hào)應(yīng)按照檔案整理的順序依次編排，從“1”開始編號(hào)。案卷號(hào)一般采用數(shù)字形式，長(zhǎng)度根據(jù)實(shí)際需要確定。（四）件號(hào)的編制件號(hào)應(yīng)按照文件的排列順序依次編排，從“1”開始編號(hào)。件號(hào)一般采用數(shù)字形式，長(zhǎng)度根據(jù)實(shí)際需要確定。（五）頁(yè)號(hào)的編制頁(yè)號(hào)應(yīng)按照文件的頁(yè)碼順序依次編排，從“1”開始編號(hào)。頁(yè)號(hào)一般采用數(shù)字形式，長(zhǎng)度根據(jù)實(shí)際需要確定。四、檔案標(biāo)識(shí)的標(biāo)注方法（一）紙質(zhì)檔案標(biāo)識(shí)的標(biāo)注1.全宗號(hào)：全宗號(hào)應(yīng)標(biāo)注在檔案盒正面的左上角。2.目錄號(hào)：目錄號(hào)應(yīng)標(biāo)注在檔案盒正面的右上角。3.案卷號(hào)：案卷號(hào)應(yīng)標(biāo)注在檔案盒正面的中間位置。4.件號(hào)：件號(hào)應(yīng)標(biāo)注在文件首頁(yè)的右上角。5.頁(yè)號(hào)：頁(yè)號(hào)應(yīng)標(biāo)注在文件頁(yè)面的右下角。（二）電子檔案標(biāo)識(shí)的標(biāo)注1.全宗號(hào)：全宗號(hào)應(yīng)標(biāo)注在電子檔案的文件名前或文件屬性中。2.目錄號(hào)：目錄號(hào)應(yīng)標(biāo)注在電子檔案的文件名前或文件屬性中。3.案卷號(hào)：案卷號(hào)應(yīng)標(biāo)注在電子檔案的文件名前或文件屬性中。4.件號(hào)：件號(hào)應(yīng)標(biāo)注在電子檔案的文件名前或文件屬性中。5.頁(yè)號(hào)：頁(yè)號(hào)應(yīng)標(biāo)注在電子檔案的文件內(nèi)容中或文件屬性中。五、檔案標(biāo)識(shí)的變更與維護(hù)（一）變更原因1.檔案整理調(diào)整：因檔案整理的需要，對(duì)檔案的分類、編號(hào)等進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致檔案標(biāo)識(shí)發(fā)生變更。2.檔案內(nèi)容變動(dòng)：因檔案內(nèi)容的修改、補(bǔ)充、刪除等原因，導(dǎo)致檔案標(biāo)識(shí)需要相應(yīng)變更。3.其他原因：因其他特殊原因，如檔案管理系統(tǒng)升級(jí)、檔案移交等，導(dǎo)致檔案標(biāo)識(shí)需要變更。（二）變更程序1.申請(qǐng)：由檔案管理人員或相關(guān)部門提出檔案標(biāo)識(shí)變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等。2.審核：檔案管理部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、可行性等。3.批準(zhǔn)：經(jīng)審核通過(guò)的變更申請(qǐng)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.實(shí)施：檔案管理人員按照批準(zhǔn)的變更方案，對(duì)檔案標(biāo)識(shí)進(jìn)行變更，并做好相關(guān)記錄。（三）維護(hù)措施1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案標(biāo)識(shí)進(jìn)行檢查，確保標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.及時(shí)更新：檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新檔案標(biāo)識(shí)，確保標(biāo)識(shí)與檔案實(shí)際情況相符。3.備份存檔：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案標(biāo)識(shí)進(jìn)行備份存檔，以備查閱和核對(duì)。六、檔案標(biāo)識(shí)的安全與保密（一）安全管理1.防止標(biāo)識(shí)損壞：檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案標(biāo)識(shí)，防止標(biāo)識(shí)損壞、丟失等情況發(fā)生。2.防止標(biāo)識(shí)泄露：檔案標(biāo)識(shí)涉及檔案的重要信息，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密，防止標(biāo)識(shí)泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）保密措施1.限制訪問(wèn)：檔案標(biāo)識(shí)的訪問(wèn)應(yīng)嚴(yán)格限制在授權(quán)范圍內(nèi)，未經(jīng)授權(quán)的人員不得訪問(wèn)檔案標(biāo)識(shí)。2.加密存儲(chǔ)：電子檔案標(biāo)識(shí)應(yīng)采用加密存儲(chǔ)方式，確保標(biāo)識(shí)信息的安全。3.定期審計(jì)：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案標(biāo)識(shí)的安全與保密情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。七、檔案標(biāo)識(shí)的使用與查詢（一）使用范圍檔案標(biāo)識(shí)主要用于檔案的識(shí)別、檢索、利用和保管等工作，相關(guān)部門和人員應(yīng)按照規(guī)定使用檔案標(biāo)識(shí)。（二）查詢方法1.紙質(zhì)檔案查詢：查詢紙質(zhì)檔案時(shí)，可根據(jù)檔案盒上標(biāo)注的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等信息，在檔案庫(kù)房中查找相應(yīng)的檔案。2.電子檔案查詢